快適な職場環境を確保するために、改善が求められているのがオフィスのレイアウトです。
パーソナルスペースに配慮されたオフィスを整えれば、従業員はストレスを抱えずに働けて、結果的に生産性の向上にもつながります。
そこで本記事では、オフィスにおけるパーソナルスペースの基礎知識と、実際の導入の方法について解説していきます。
INDEX
1．オフィスに適したパーソナルスペースとは？
2．パーソナルスペースのないオフィスが招くリスク
3．オフィスにパーソナルスペースを作る方法
4.パーソナルスペースに配慮したオフィスづくりの効果
5.まとめ
1．オフィスに適したパーソナルスペースとは？
オフィスに適したパーソナルスペースとは、従業員が快適に感じ、業務に集中できる個人的な空間のことです。
距離感には個人差があるものの、見知らぬ人に対しては警戒心から広くなる一方、親しい関係では狭まる傾向にあります。
一般的なオフィスでは、社員同士の距離を約1.2m程度確保することが望ましいとされています。
それ以上他者との距離が近すぎると、従業員によっては落ち着かず、仕事に支障をきたす可能性があるため注意が必要です。
オフィスの生産性向上には、個々の従業員のパーソナルスペースを尊重した座席レイアウトが欠かせません。
快適で集中できる職場環境を実現できれば、業務効率の向上につながるでしょう。
・パーソナルスペースは男女で差がある
パーソナルスペースの感覚は、男女で差があることを覚えておかなければなりません。
一般的に、男性は女性よりも広いパーソナルスペースを求める傾向があります。
社会的背景や育った環境にもよりますが、男性は他者との距離を保ち、物理的な接触を避けることが多い一方、女性は比較的近い距離でのコミュニケーションを好む場合が多いためです。
オフィスでは上述の約1.2mを目安に、性別や個々人の感覚に配慮した距離を保つことが、スムーズなコミュニケーションのカギとなるでしょう。
2．パーソナルスペースのないオフィスが招くリスク
パーソナルスペースが狭いオフィスは、従業員の集中力を妨げたり、コミュニケーションの機会を逃したり、さまざまなリスクを招きかねません。
オフィスにおけるパーソナルスペースの重要性を確認してみましょう。
・集中力が途切れやすくなる
オフィスで十分なパーソナルスペースがないと、集中力が途切れやすくなってしまいます。
物理的距離があまりに近いことから、精神的に圧迫感を覚えたり、他人の動きや会話が気になってしまったり、業務への集中力が散漫になりかねません。
・不安や緊張が増す
オフィス内でのパーソナルスペースがあまりに狭いと、不安や緊張が増すことも懸念点の一つです。
人は他者との距離が近すぎると、無意識に「領域が侵されている」と感じ、ストレスを抱えやすくなります。
このような不安や緊張感は、仕事のパフォーマンスに悪影響を及ぼすだけでなく、長引くと精神的な疲れや健康問題を引き起こしかねません。
・コミュニケーションが減る
パーソナルスペースが狭いと、コミュニケーションが減少することがあります。
他者との物理的距離があまりに近いと、次第にその近さが当たり前になり、親しい仲であっても言葉を省略したり、コミュニケーションが雑になってしまうことがあります。
しかし、逆に距離が遠すぎると、話しかけるのに気後れしてしまい、自然な会話が生まれにくくなります。
3．オフィスにパーソナルスペースを作る方法
オフィスにパーソナルスペースを作る方法には、パーテーションや集中ブースの設置、机やイスの配置の見直しなどがあります。
オフィスの規模とシーンに応じて、適切な整え方を確認してみてください。
・パーテーションや集中ブースを設ける
オフィスでパーソナルスペースを確保するためには、まずパーテーションや集中ブースの設置を検討してみてください。
特にパーテーションは狭いオフィスにも置きやすく、個々の作業スペースを明確に区切ることができ、他の従業員との距離を保てます。
執務室と別に集中ブースを設ければ、相手が発する雑音や気配からも解放され、集中して仕事に取り組めるでしょう。
・シーンごとに机やイスの配置を見直す
パーソナルスペースを見直すためには、オフィスのレイアウトを改善することも有効です。
オフィスレイアウトは、仕事の効率や社員同士の関係に大きな影響を与えます。
シーンごとの机やイスの適切な配置を確認してみましょう。
執務室：座席の間を1.2m以上
最も作業時間が長い執務室では、座席と座席の間隔を、すでに説明した目安である、1.2m以上に保つことが理想です。
物理的な距離を確保することで、社員が快適に作業できる空間が整います。
パーソナルスペースを確保するという観点から言えば、従来の島型レイアウトはあまり適切ではない可能性があります。
なぜなら、机同士を向かい合わせる配置のため、従業員同士の物理的距離を縮めるとともに、他者の視線や声が届きやすくなってしまうためです。
執務室でパーソナルスペースを十分に保つためには、机を横並びにするなど、配置を工夫してみましょう。
視線がぶつかりにくい円形や三角形の机を選ぶのも一手です。
会議室：会話に支障が出ない距離感
会議室では、参加者同士が会話するのに不自由のない距離（1.5m〜2m）をとることが基本です。
緊張感を軽減させようと距離を空けすぎると、他の人の発言が聞こえにくく、不安感が増す可能性があります。
執務室ほど近すぎず、かつ遠すぎずの距離を保つことで、緊張しすぎず発言しやすい場を築き、スムーズな会議進行が見込めるでしょう。
・通路を広くとる
快適なオフィス環境を目指すなら、通路を広くとることも重要です。
通路が狭い場合、他者とすれ違うたびにストレスを感じてしまい、快適性を損ないかねません。
さらに、緊急時には迅速な避難を妨げる恐れもあり、安全性の観点においても問題です。
通路を広くとると、従業員のストレスが減り、安全性が確保されるだけでなく、おのずとパーソナルスペースも確保しやすくなります。
物理的距離も従業員の心にもゆとりをもたせたいなら、通路を広めに設計することを検討してみましょう。
・フリースペースを作る
執務室のレイアウトを思うように変えられない場合は、オフィスの一角にフリースペースを設けてみてください。
好きなときに誰でも使えるフリースペースがあれば、デスク周りに十分なパーソナルスペースがなくても、集中した時間を過ごせます。
フリースペースはパーソナルスペース確保につながるとともに、従業員同士の意見交換やちょっとした打ち合わせ、リラックスタイムにも活用できます。
オフィスを新設する場合、フリースペースを作ることに加え、固定席を設けないフリーアドレスオフィスを検討するのも一案です。
4.パーソナルスペースに配慮したオフィスづくりの効果
パーソナルスペースに配慮したオフィスづくりは、社員の働きやすさを向上させる重要な取り組みの一つです。
物理的・心理的なスペースを確保することによる、業務の効率化や社員の満足度向上といった効果をチェックしてみましょう。
・ストレスなく働ける
オフィス内での十分なパーソナルスペースの確保は、従業員のストレス軽減につながります。
他人の視線や動きに気を遣わずに済むため、必要以上の緊張感や圧迫感を受けることなく個々人のペースで作業に取り組めるためです。
パーソナルスペースに配慮されたオフィスは、「パソコン内の情報を見られている気がする」「逐一監視されている気分になる」など、プライバシーが侵されることにより従業員が感じるストレスを解消してくれるでしょう。
・仕事に集中できる
パーソナルスペースを意識したオフィスでは、従業員が仕事に集中できる効果にも大いに期待できます。
物理的な距離をとることで、周囲の騒音や視線を最小限に抑えられるのです。
集中力が保たれることで、作業効率も向上するでしょう。
自由に使えるスペースが確保されることで、気分転換しやすくなり、創造的なアイデアが生まれやすくなるのも利点です。
・リーダーシップを発揮しやすくなる
パーソナルスペースが尊重されるオフィスでは、リーダーが考えを伝えやすくなる効果も得られます。
パーソナルスペースが広い人ほど、他者からの注目が集まりやすく、リーダーと認識されやすくなる心理的な効果を有効に活用できるためです。
リーダーシップを発揮するのに適切な距離を確保することで、部下は上司に対して適度な緊張感を保てるとともに、また上司も指示を出しやすくなります。
5．まとめ：パーソナルスペースを意識したオフィスづくりを
パーソナルスペースが保たれたオフィスは、従業員の集中力を高めるとともに、ストレスなく働ける環境を提供してくれます。
狭いオフィスならパーテーションを活用し、ミーティングや打ち合わせが多い企業は会議室の机やイスの配置を見直してみてください。
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