ミーティングをしても参加者の発言数が少なかったり、集中していない参加者がいたりすることにお悩みの企業は多いのではないでしょうか。
立ったまま行うスタンディングミーティングを導入すれば、効率的な情報共有やコミュニケーションの活性化が図れます。
本記事では、スタンディングミーティングの特徴やメリット・デメリット、成功のためのコツについてまとめました。
INDEX
1．スタンディングミーティングとは？
2．スタンディングミーティングのメリット
3．スタンディングミーティングのデメリット
4．スタンディングミーティングを成功させるコツ
5．まとめ
1．スタンディングミーティングとは？
立ち会議や立ちミーティングとも呼ばれています。
IT企業において、チームメンバーが日々の進捗を報告し合うために導入されたのがスタンディングミーティングの始まりです。
そこから進捗報告に限らず、アイデア出しにおいても効果的といわれ、注目されています。
スタンディングミーティングは、通常15～30分程度で終わることが想定されています。
明確な定義は設けられていませんが、ちょっとした情報共有や進捗確認の場に好適です。
参加者全員が立っていることで、従来の会議にありがちなだらだらとした進行を防げます。
2．スタンディングミーティングのメリット
スタンディングミーティングには、スペースの削減や時間の短縮、健康維持といった多くのメリットがあります。
その効果を一つずつ紐解いていきましょう。
・ミーティングスペースを削減できる
スタンディングミーティングのメリットといえば、必要なスペースが少なくて済むことです。
一般的に少人数で行われることに加え、椅子を置かないぶん省スペースで実施できます。
また、スタンディングミーティングの場合、デスクを除き、固定のスペースが必要ありません。
狭いオフィスでも実施しやすいほか、オフィスの狭いスペースをうまく活用できます。
・ミーティング時間を短縮できる
長くなりがちなミーティング時間を短縮できることも、スタンディングミーティングのメリットの一つです。
目的や目標さえ明確にしていれば、参加者は迅速に情報共有や進捗報告を行えるため、ミーティング時間がごく短時間で済みます。
また、スタンディングミーティングに大掛かりなセッティングは必要ありません。
ミーティングスペースを業務スペースの近くに設ければ、業務の合間にサッと行えるのも利点です。
・コミュニケーションが活発になる
スタンディングミーティングには、参加者同士のコミュニケーションが活性化するメリットもあります。
椅子がないぶん物理的な距離が近くなり、気軽に意見を交わせるようになるのです。
意見が飛び交うミーティングはよりカジュアルな雰囲気になり、普段は発言の少ない参加者の意見も引き出せます。
チームメンバー全体の信頼関係を深めることにも一役買ってくれるでしょう。
・脳が活性化して生産性が上がる
新たなアイデアが出やすくなったり、問題が解決しやすくなったり、生産性が向上することもスタンディングミーティングのメリットです。
まず、立っていることで、座っている状態よりも血行が良くなり、脳に酸素が届きやすくなります。
脳が活性化すると参加者の思考がクリアになるのです。
斬新なアイデアがほしいときや問題解決を急ぐときに効果を発揮するでしょう。
・参加者の集中を促す
スタンディングミーティングには、参加者の集中を促す効果もあります。
立っていることで参加者同士の距離が近くなり、会議と関係のないことをしにくくなるため、内職や居眠りなども防止できるでしょう。
スタンディングミーティングは短時間での終了が前提とされており、脳も活性化するため、参加者が集中力を保ちやすくなるのがメリットです。
・健康維持につながる
スタンディングミーティングには、長時間座り続けることによる、血行不良やむくみといった健康被害を軽減できるメリットもあります。
また、立ったままの状態なら良い姿勢を保つことにもつながるでしょう。
3．スタンディングミーティングのデメリット
スタンディングミーティングはさまざまな効果が見込める一方で、いくつかのデメリットも存在します。
1つずつチェックしてみましょう。
・大人数のミーティングには不向き
スタンディングミーティングは、2人から数名といった少人数での実施が基本です。
大人数でのミーティングには向いていないことを覚えておかなければなりません。
発言数が増え、コミュニケーションが活性化するのがスタンディングミーティングのメリットですが、逆に、参加者が多すぎると、意見も多くなり収拾がつかなくなりかねません。
混乱を招いてしまう可能性があるため、大規模なプロジェクトやチームでは、別のミーティング形式を検討する必要があります。
・年齢や体調によっては参加が困難
スタンディングミーティングは、高年齢層や立っているのが困難な方にとっては、参加が難しいケースがあります。
立ちっぱなしは運動になる一方、身体に負担がかかることも確かです。
また、普段の業務より緊張しがちなミーティングの場において、途中で体調不良者が出ないとも限りません。
チームメンバーの年齢および健康状態を考慮して実施を決める他、万が一の事態に備え、予備の折り畳み椅子などを用意しておくと良いでしょう。
・議題の内容が限られる
短時間かつ少人数で行われるスタンディングミーティングは、話し合うべき議題や問題に限りが生じます。
解決に時間がかかる深いテーマを扱うときや、多く意見がほしい場合のミーティングには向いていません。
生産性を上げようと無理にスタンディングミーティングを行ったとしても、逆効果になる恐れがあります。
日々の進捗報告や情報共有といった、比較的ライトなテーマを扱うシーンにのみ活用しましょう。
4．スタンディングミーティングを成功させるコツ
スタンディングミーティングを成功させるためには、事前準備と時間配分、環境の整備が重要です。
実施前におさえておきたいポイントを解説していきます。
・事前にミーティングの目的と流れを共有しておく
ミーティングの実施前には、目的や進行方法を参加者に知らせておきましょう。
短時間で終了するスタンディングミーティングは、事前準備がカギです。
何を話し合うのか、どう進行していくのを明確にしておくことで、参加者は事前に資料や発言内容を整えておけます。
結果、ミーティングがスムーズに進行し、効率的な問題解決や目標達成につながるでしょう。
・だらだら長引かせない
スタンディングミーティングは、参加者全員がいかに短時間で集中して、アイデア出しや問題解決できるかがポイントです。
体にかかる負担を考慮すれば、長時間のミーティングには適していません。
要点を絞って短時間で切り上げ、解決しない場合は別の形式で実施し直すなどの工夫が必要です。
・開始・終了時間を決めておく
だらだらと長引かせないためには、ミーティングの開始と終了時間を設定することが大切です。
参加者全員が時間を意識すれば、発言の大幅な先送りが避けられます。
特に業務に追われている企業においては、時間管理こそ事業成功のカギとなるでしょう。
・スタンディング用のデスク・テーブルを準備する
スタンディングミーティングを快適に行うためには、適切なオフィス設備が必要です。
スタンディングデスクやテーブルを用意すると、参加者が楽に立っていられる環境を整えられます。
通常のデスク・テーブルで応用してしまうと、腰などに負担がかかりかねません。
近年、デスクワーク中の健康に配慮したスタンディングデスクやテーブルが多数出回っています。
議論に集中してもらうためにも、シーンに応じた設備を揃えましょう。
また、デスクやテーブルだけでなく、スタンディングミーティング専用のスペースを整えることも大切です。
業務スペースの近くで行う、参加者を数名にする、ホワイトボードや大型モニターを活用するなど、自社のニーズに合わせてセッティングしましょう。
5．まとめ：スタンディングミーティングで発言の活性化や生産性の向上を
スタンディングミーティングは、現代のビジネスシーンにおいて、コミュニケーションの活性化や生産性向上に有効な手段です。
参加者や議題は選ぶものの、短時間で効率良く進行できることや、健康維持につながることも見逃せません。
スタンディングミーティング用のデスクやテーブルをはじめとする設備・スペースを整え、その効果を実感してみましょう。
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