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「不要な書類でスペースが圧迫されている」「年末にまとめて書類を処分するのは手間がかかる」といったオフィスの収納に関する悩みがある場合は、大掃除を機にペーパーレス化を進めてみましょう。

ペーパーレス化が進むと、書類管理の手間を省けるだけでなく、空いた収納スペースを有効活用することも可能になります。

そこで今回は、年末大掃除を機に着手したいペーパーレス化の手順と、空いた収納スペースを有効活用する方法をまとめました。

 

INDEX

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1．紙と収納家具を削減！ペーパーレス化の基本的な手順

2．ペーパーレス化で生まれた空きスペースの活用法

3．まとめ

 

1．紙と収納家具を削減！ペーパーレス化の基本的な手順

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紙の書類と、それを保管する収納家具を減らすために実践したいペーパーレス化の基本的な手順をご紹介します。

 

紙の書類を分類する

まず、既存の書類を用途や使用部署などに応じて分類します。

場合によっては紙のまま残しておいた方が良い書類もあるため、分類の基準やルールを取り決め、電子化する書類・しない書類を明確に区分しておきましょう。

 

ツール・システムの選定

書類を電子化するツールやシステムは複数あり、それぞれ機能や初期導入費、維持費などに違いがあります。
ニーズや予算を基に複数のツール・システムを検討し、自社に適したものを選びましょう。

ツールによっては、デモ版や体験版を提供していることがあります。
本格導入前に操作性を試しておけば、自社にとって使い勝手が良く、問題の解決につながりやすいツールを選びやすくなります。

 

社内通知・ペーパーレス化の実行

ツールやシステムが決まったら、社内向けにペーパーレス化の実行を通知します。
なぜペーパーレス化を進めるのか、どのような手順で実行するのかなどをあらかじめ周知しなければ、現場の混乱を招く恐れがあります。
必要であればツール・システムの使い方を説明する場を設けるなどして、現場にスムーズに導入できるよう工夫しましょう。

社内通知後、実際にツールを導入し、ペーパーレス化を実行します。
最初はスモールスタートし、徐々に範囲を拡張していくのがおすすめです。

 

2．ペーパーレス化で生まれた空きスペースの活用法

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ペーパーレス化を進めて紙の書類を減らすと、これまで使っていた書類の保管スペースを削減できます。

空きスペースの活用法は複数ありますが、ここでは参考までに、具体的な活用事例を5つご紹介します。

 

リフレッシュスペースの導入

「執務スペースと休憩するスペースを分けたい」というニーズに対応するため、空きスペースを休憩のためのリフレッシュスペースに改装するのも一つの方法です。

例えば、ゆったりしたソファとテーブルを設けたり、畳敷きの小上がりを設置したりすれば、仕事の疲れを癒したり、他の社員と交流したりする場を提供できます。

スペースや予算に余裕があれば、ドリンクバーやウォーターサーバーなどを設置して簡易的なカフェエリアを設けても良いでしょう。

このようなリフレッシュスペースの導入によって、社員が気分転換できるだけでなく、新しいアイデアが浮かびやすくなるといった効果もあるといわれています。

 

ファミレス席の採用

ファミレス席とは、テーブルをはさんでソファを向かい合わせに設置するボックス型のデスク配置です。
複数人で座れる、テーブルを広々と使えるなどの特徴があることから、ミーティングにはもちろん、簡易的な応接スペースとしても利用できます。

ファミレス席は多目的に使える一方、テーブルとソファさえあれば設置できるため、大規模なスペースは必要ありません。
ペーパーレス化で大型キャビネットや棚を撤去すれば、十分に設置が可能です。

ただし、ファミレス席をミーティングや打ち合わせなどに活用すると、周囲に声が漏れる可能性があります。
特に書類の保管場所が執務エリアの一画にあった場合、そこをファミレス席に置き換えると「ミーティングの声が気になって仕事に集中できない」といった不満が生じる恐れがあります。

ファミレス席を設ける場所によっては、パーテーションを使ってゾーニングする、執務エリアから適度に距離を置くなどの対策を講じることが大切です。

 

集中ブースの設置

「Web会議を日常的に行う」「作業に専念できるスペースが欲しい」という場合は、集中ブースの設置を検討してみましょう。

集中ブースとは、壁やパーテーションなどで区切った専用スペースのことです。
周囲からの視線や音を遮断しやすいため、Web会議を行う際や、作業に没頭したい方に適した作業場として重宝されます。

なお、集中ブースと一言にいってもさまざまな種類があるため、空きスペースのサイズに合わせて柔軟に設置することが可能です。

例えば、ペーパーレス化で大幅な省スペース化を実現できた場合は、四方を壁で覆った完全な個室ブースの設置を検討できます。
遮音性が高いため、Web会議でプライバシーへの配慮が必要な場合や、周囲の音を遮断したい場合などにおすすめです。

一方、個室ブースを設けるほどのスペースを確保できない場合や、予算を抑えたい場合はパーテーションやスクリーンパネルで簡易的に作ったセミオープン型のブースを設けるという方法もあります。
完全個室に比べると遮音性はやや劣るものの、設置費用やスペースの削減につながります。

どのような集中ブースを設置するかは、ニーズや予算、空きスペースの大きさに応じて検討しましょう。

 

個人用ロッカーの設置

デスクに社員の私物が多くある場合は、個人用ロッカーの設置がおすすめです。
私物をロッカーに保管することで、社員がデスク回りを整理整頓しやすくなり、業務の効率化も期待できます。

なお、固定席を設けないフリーアドレス制の導入を検討している場合は、デスクに私物を置いたままにできないため、個人用ロッカーが必須です。
今後フリーアドレスを導入する可能性がある場合なども、将来の変化を見越して、個人用ロッカーの設置を検討すると良いでしょう。

 

デスク配置の見直し

ペーパーレス化によって空いたスペースの分、執務エリアを広げると、デスク配置の自由度が高くなります。
そのため、従来の配置に不都合がある場合などは、デスクのレイアウトを根本から見直す良い機会です。

例えば、島型レイアウトで「他の社員の視線や音が気になって集中できない」という場合は、デスクを背中合わせに設置する背面型や、同一方向に設置する並列型を採用するという方法もあります。
また、デスクを前後にずらして配置する左右対向型にすれば、斜め前の人と適度な距離を保ちながら、プライバシーも保護できます。

空いたスペースで執務エリアを拡張すれば、これまでできなかったレイアウトが実現しやすくなるでしょう。

 

3．まとめ：ペーパーレス化で浮いたスペースは無駄なく活用しよう

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コミュニケーション不足やスペースの圧迫といった課題を抱える現代のビジネスにおいて、ペーパーレス化による空きスペースの活用は、問題解決を助ける有効な手段の一つです。

ただし、書類を電子化してスペースを改装しただけでは、期待したような費用対効果を得られない可能性があります。
空きスペースの活用手段は複数あるため、まずは自社の課題を洗い出し、どのようなオフィス環境を目指すべきかを明確化すると良いでしょう。

「大まかなイメージはあるけれど、どのようなレイアウトにすれば良いか分からない」「予算内で改装できるのか不安」という方は、オフィスレイアウトの専門家からアドバイスを受けてみてはいかがでしょうか。

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