秋から年末にかけて、総務担当者の悩みの種となるのが大掃除の準備です。
「毎年きちんと大掃除しているはずなのに、書類があふれている」「年末の大掃除準備が大きな負担になっている」といった悩みを抱えているのなら、日常的にオフィスの5Sを意識するとともに、オフィス空間全体の最適化を実現するレイアウト変更にも着手してみてはいかがでしょうか。
今回は年末の大掃除の負担を軽減する5Sの取り組みや、5Sの徹底・実現に役立つオフィスレイアウトの見直しのこつをまとめました。
INDEX
1．オフィスの5Sとは？基本をおさらい
2．オフィスの5Sを助けるレイアウト術3選
3．まとめ
1．オフィスの5Sとは？基本をおさらい
まずはオフィスの5Sについて、基本的な情報をおさらいしておきましょう。
オフィスにおける5Sとは、労働環境を整えるために意識したい5つの要素です。
具体的には整理・整頓・清掃・清潔・しつけの5つで、いずれも頭文字にSが付くことから5Sと呼ばれています。
それぞれの具体的な意味と例は以下の通りです。
整理・整頓
整理は必要なものと不要なものを分けて不用品を処分すること、整頓は必要なものを誰でもすぐに取り出せる場所に保管することです。
具体的な例としては、デスクまわりの備品や書類の整理、ケーブル類の整理・収納などが挙げられます。
また、物だけでなくパソコンに保管している各種データの整理・整頓も対象です。
清掃・清潔
清掃はごみや汚れがないようきれいに掃除すること、清潔は清掃の状態を維持することです。
清掃は、オフィスの床やデスク上、オフィス家具、トイレ・給湯室といった共用部の清掃はもちろん、清掃に使った道具の洗浄や在庫の補充なども含まれます。
一方の清潔は、ルールを設けて定期的に清掃を行い、汚れやごみがたまらない状態をキープすることを指します。
しつけ
5Sを習慣化するためのルールを作成・実践するとともに、ルールを順守するための監視や確認を行うことです。
他の4つのSを徹底するには、明確なルールや基準を社内に向けて周知し、適切に実践する環境を整える必要があります。
以上のような5Sを徹底すれば、大掃除の負担を軽減できるでしょう。
2．オフィスの5Sを助けるレイアウト術3選
オフィスの5Sは、片づけや清掃方法の見直しだけでなく、オフィスのレイアウトを変更することで改善できます。
ここでは、オフィスの5Sを助けるレイアウト術を3つご紹介します。
オフィス家具の見直し
オフィスが書類であふれかえっている場合は、ペーパーレス化を推進して書類そのものをなくすことが根本的な解決につながります。
紙の書類をデータ化したことによって、従来の大容量収納が不要になった場合は、スマートな家具に入れ替えて省スペース化を図りましょう。
例えば、これまでデッドスペース化していた場所に薄型または小型の収納を設置すれば、大幅な省スペース化を実現できます。
また、収納は「見せる」タイプと「隠す」タイプの2種類に分けるのがポイントです。
頻繁に使う備品や資料はオープン棚に収納すれば、出し入れがスムーズになり「使ったものは元の場所に戻す」という習慣も付きやすくなるでしょう。
一方、機密情報の書類やストック用の備品など、たまにしか使わないものは扉付きの収納棚に保管し、来客の目に触れないよう配慮するのがおすすめです。
長期的に使わない書類・備品はごみやほこりがたまりやすい傾向にありますが、扉付き収納ならこれらの付着をある程度防げるため、清掃・清潔にも役立ちます。
他のアイデアとして、会議やミーティングなど多目的な用途に使う部屋には、キャスター付きや折り畳み式のデスク・チェアの導入を検討してみるのも有効です。
シーンに応じて家具を移動・配置すれば、用途に適した環境をすぐに整えられますし、使用後の片づけも容易になるでしょう。
動線の見直し
5Sの整頓では、ただ物をきれいに収納するだけでなく、誰でも必要なときにすぐ取り出せる状態にすることが重要になります。
そこで見直したいのがオフィス全体の動線です。
例えば、使用頻度の高い書類や備品を収納した棚を執務スペースの近くに配置すれば、物の取り出し・片づけにかかる手間と時間がカットされ、業務効率化につながるでしょう。
部署が複数に分かれている場合は、部署ごとに棚・キャビネットを区分し、それぞれの部署の近くに設置するのもおすすめです。
なお、家具の置き場所は動線から逆算して決めるのがポイントです。
例えば、執務室からコピー機のある場所に続く通路は人の往来が多くなりやすいため、経路上に家具を配置しないよう注意しましょう。
前述した家具の見直しによってスペースが空いた場合は、頻繁に利用するメイン動線の幅を増やして行き来しやすくするのも一つの方法です。
清掃しやすい環境を整える
5Sの清掃・清潔を徹底するには、清掃しやすい環境を整えることも大切です。
例えば、デスクが密集していると隙間の掃除に手間がかかりますし、ケーブルやコードがむき出しの状態だとごみやほこりが付着する原因となります。
このような問題は、デスク配置の見直しや、ケーブル・コード類の収納によって対処できます。
例えば、デスク同士を向かい合わせに配置して一つのグループを形成する島型のレイアウトから、複数のデスクを同じ方向に並べる並列型のレイアウトに変更すれば、清掃の手が行き届きやすくなります。
また、会議室やミーティングスペースのデスクを可動式にすれば、掃除機やモップをかけるときに手軽に移動できるため、デスク下を隅々まできれいにできるでしょう。
一方、ケーブルやコード類は配線収納付きのデスクを導入したり、配線用モールを使って壁面や床面に固定したりすれば、見た目もすっきりする上にごみやほこり対策にもなって一石二鳥です。
インターネット用のLANケーブルが邪魔な場合は、無線にして配線そのものを減らすのも一つの方法でしょう。
さらに、床や照明などをメンテナンスしやすいものに変更する手段もあります。
例えば、防汚性の高いタイルカーペットやノンワックス仕様のフロアタイルは、汚れが付着しにくく、お手入れもしやすいため、日々の清掃の負担を軽減できるでしょう。
特にタイルカーペットは、万一落ちない汚れが付いても、ピンポイントで張り替えられるため、メンテナンスの手間とコストの削減にも役立ちます。
一方、照明については、防汚性に優れた素材を選ぶと同時に、なるべくシンプルなデザインのものを選ぶのがおすすめです。
例えばペンダントライトはデザイン性が高く、おしゃれなオフィスづくりに適していますが、ほこりがたまりやすく、掃除に手間がかかるところが難点です。
一方、天井にはめ込むタイプのダウンライトならデザインもシンプルで、清掃の手間がかかりにくいでしょう。
ただし、ダウンライトは天井にはめ込む構造上、照らす範囲や明るさが不足する可能性があります。
特に、執務スペースは手元にある程度の明るさが必要になるため、シンプルなデザインのシーリングライトを検討した方が良いこともあります。
3．まとめ：レイアウト変更や設備の見直しでオフィスの5Sを徹底しよう
オフィスの大掃除の負担を軽減するには、日頃から5Sを徹底し、快適な環境を整えることが大切です。
そのためには、整理・整頓のノウハウの獲得や社員の教育だけでなく、オフィスのレイアウトの見直しも重要なポイントになります。
例えば、オフィス家具を見直して収納力アップや省スペース化を図る、動線を改善して整理・整頓しやすくする、床の素材や照明のタイプを入れ替えてメンテナンスしやすい環境にするなどのアイデアが有効です。
ただし、実際にどのような見直し・変更が効果的かは既存のオフィスが抱える課題や問題によって異なります。
「整理整頓しやすい環境の作り方が分からない」「動線のレイアウトが決まらず悩んでいる」という場合はオフィスのレイアウトや内装工事のプロに相談してみてはいかがでしょうか。
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