仕事を円滑に進めるには、従業員同士の密なコミュニケーションが欠かせません。
職場のコミュニケーションを活性化させるには、インフォーマルコミュニケーションを取り入れることをおすすめします。
本記事では、インフォーマルコミュニケーションを活性化させるオフィスの作り方や注意点について解説します。
INDEX
1．インフォーマルコミュニケーションとは
2．インフォーマルコミュニケーションがもたらす4つのメリット
3．インフォーマルコミュニケーションを活性化させるオフィスの作り方
4．インフォーマルコミュニケーションを活性化させる際の注意点
5．まとめ
1．インフォーマルコミュニケーションとは
インフォーマルコミュニケーションとは、非公式な場でのやり取りのことです。
オフィス内では、仕事に関する内容以外のコミュニケーションを表します。
例えば、同僚と顔を合わせた際の「最近、プライベートの調子はどう？」というような会話は、インフォーマルコミュニケーションです。
対して、ミーティングやプレゼンなどで行われる業務に関する会話は、フォーマルコミュニケーションといいます。
従来のオフィスは、フォーマルコミュニケーションが中心のレイアウトです。
そのため、インフォーマルコミュニケーションを活性化させるには、新たな環境を提供する必要があります。
2．インフォーマルコミュニケーションがもたらす4つのメリット
インフォーマルコミュニケーションは、仕事と関係がないように思えるでしょう。
しかし、従業員同士の会話を活性化させることで、さまざまなメリットが期待できます。
ここでは、インフォーマルコミュニケーションがもたらす4つのメリットを解説します。
・職場のコミュニケーションが活性化する
インフォーマルコミュニケーションのメリットの一つは、職場のコミュニケーションが活性化する点です。
仕事以外の話題が制限された職場は堅苦しい雰囲気になり、聞きたいことがあっても気軽に相談できません。
しかし、インフォーマルコミュニケーションを取り入れれば、従業員同士の心理的な距離が近くなります。
良好な人間関係が築きやすくなり、オフィス全体がポジティブになるでしょう。
働きやすい職場環境の構築に、インフォーマルコミュニケーションが一役買ってくれます。
・新しいアイデアが生まれるきっかけになる
インフォーマルコミュニケーションが活性化した職場では、新しいアイデアが生まれやすくなります。
フォーマルコミュニケーションを重視したオフィスでは、仕事以外の会話は基本的に好まれません。
そのため、良いアイデアがあっても、自ら発言するのをためらう従業員もいるでしょう。
インフォーマルコミュニケーションを取り入れたオフィスなら、リラックスした状態で誰でも自由に発言可能です。
普段の何気ない会話から、斬新なアイデアが生まれる可能性もあります。
・業務効率化や生産性の向上が期待できる
業務効率化や生産性の向上が期待できる点も、インフォーマルコミュニケーションのメリットの一つです。
従業員同士のコミュニケーションが活性化することで、同僚や上司に対して気軽に相談・報告ができるようになります。
報連相の徹底により、早い段階でトラブルの回避が可能です。
また、従業員同士のコミュニケーションが密になれば、業務効率化にもつながります。
生産性の向上を目的として、インフォーマルコミュニケーションを取り入れるのもおすすめです。
・従業員のメンタルケアにつながる
インフォーマルコミュニケーションは、従業員のメンタルケアにもつながります。
厚生労働省が令和4年に実施した調査によると、仕事でストレスを感じる労働者の割合は82.2％です[注1]。
また、ストレスを相談できる相手として同僚や上司が挙がっています[注2]。
インフォーマルコミュニケーションの活性化によって、従業員同士は信頼関係の構築が可能です。
職場に何でも相談できる相手がいれば、従業員のメンタルケアがしやすくなるでしょう。
[注1]厚生労働省：労働時間やメンタルヘルス対策等の状況,P1,第1‐2‐1図
https://www.mhlw.go.jp/content/11200000/001154314.pdf,（2024‐07‐17）
[注2]厚生労働省：労働時間やメンタルヘルス対策等の状況,P2,第1‐2‐4図
https://www.mhlw.go.jp/content/11200000/001154314.pdf,（2024‐07‐17）
3．インフォーマルコミュニケーションを活性化させるオフィスの作り方
職場でインフォーマルコミュニケーションを活性化させるには、オフィス内のレイアウトや環境作りが重要です。
ここでは、従業員が気軽にコミュニケーションを取れるオフィスの作り方について解説します。
・マグネットスペースを設ける
インフォーマルコミュニケーションを活性化するには、オフィス内にマグネットスペースを設けましょう。
マグネットスペースとは、人々が自然に集まりやすい場所のことです。
オフィス内では以下がマグネットスペースに該当します。
・自販機の周辺
・コピー機の周辺
・休憩スペース
マグネットスペースでは、従業員同士が気軽に雑談できるのが特徴です。
オフィス内の数箇所にマグネットスペースを設ければ、従業員同士の会話が自然と増えるでしょう。
・フリーアドレス制を導入する
インフォーマルコミュニケーションを重視したオフィスを作る際は、フリーアドレス制の導入も検討してみてください。
フリーアドレス制とは、従来のオフィスのように座席を固定せず、空いている座席を自由に選んで仕事をするスタイルです。
チームメンバーで近くに座れるため、メンバー同士の会話が活発になります。
すぐに相談しやすくなり、業務効率化にもつながるでしょう。
また、隣に座る同僚が毎日変わるので、新しい人間関係を構築しやすくなります。
・デスク配置を工夫する
大幅なレイアウトの変更をしなくても、デスク配置の工夫によりインフォーマルコミュニケーションの活性化が可能です。
例えば、デスク配置を横並びにすると、隣の同僚とコミュニケーションが取りやすくなります。
また、パーティションを設置している場合は、高さを低くして物理的な距離を縮めるのがおすすめです。
従業員の意見を取り入れて、自社に合ったデスク配置を検討してみましょう。
・社内にカフェスペースを設置する
インフォーマルコミュニケーションを活性化するには、社内にカフェスペースを設置するのも効果的です。
リラックスして休憩できるカフェスペースの設置により、従業員同士のコミュニケーションを促進できます。
デスクとは異なる環境で過ごすことで、新しいアイデアの創出も期待できるでしょう。
カフェスペースには、リラックスして過ごせる環境作りが重要です。
ソファや新聞・雑誌を設置して、会話しやすい環境を整えましょう。
4．インフォーマルコミュニケーションを活性化させる際の注意点
インフォーマルコミュニケーションを活性化させるためにオフィスレイアウトを変更しても、期待した効果が必ずでるわけではありません。
ここでは、インフォーマルコミュニケーションを活性化させる際の注意点を解説します。
・従業員に意図を説明する
インフォーマルコミュニケーションを取り入れる際は、従業員に実施する意図を説明しましょう。
従業員が目的や意図を正しく理解していなければ、かけたコストが無駄になりかねません。
オフィスのレイアウトをなぜ変更したのか説明し、用意した環境を有効活用してもらうことが重要です。
また、上層部の独断でオフィスの環境作りをせず、従業員にヒアリングしてコミュニケーションが取りやすい環境を提供してください。
・上司が率先して取り組む
これまでフォーマルコミュニケーションを徹底していた場合、インフォーマルコミュニケーションを取り入れても、従業員同士の自由な会話は簡単に発生しません。
そのため、上司が率先してインフォーマルコミュニケーションに取り組みましょう。
上司から仕事に関係ない話を切り出すようにすれば、部下も自由な会話をためらわなくなります。
上司からチームメンバーを休憩スペースに誘うのも良いでしょう。
従業員同士のコミュニケーションを増やすには、まず上司が取り組む姿を見せるのがおすすめです。
・事前にルールを設ける
インフォーマルコミュニケーションを活性化させる際は、事前にルールを設けることも重要です。
何気ない会話にはメリットがありますが、会話が増えすぎると生産性の低下を招く可能性があります。
例えば、フリーアドレス制を導入しても、毎日同じ席に座っていては意味がありません。
導入する前にルールを設け、インフォーマルコミュニケーションが効果を発揮できるように工夫しましょう。
5．まとめ：オフィス環境を整えてインフォーマルコミュニケーションを促そう
インフォーマルコミュニケーションには、新しいアイデアの創出や業務効率の向上など、さまざまなメリットがあります。
社内でインフォーマルコミュニケーションを活性化させるには、マグネットスペースやフリーアドレス制を導入したレイアウトを取り入れてみてください。
また、効果を発揮するために、従業員への説明やコミュニケーションを取りやすい環境作りにも取り組みましょう。
サン・プランナーは東京・名古屋を中心にオフィスのレイアウト・プランニング、インテリア・内装工事、電気系統・通信工事、電話・OA機器販売、オフィス家具販売、引越し、原状回復工事、オフィスツール、採用効率向上オフィスの事業内容を展開しています。
「電源コンセントや分電盤設置工事」・「照明器具設置工事」・「エントランスや外壁などの照明器具設置」・「LED電球を使用した省エネルギー・低コストのご提案・工事」・「空調設備工事」・「セキュリティ工事」・「サーバー移設・新設」・「VPN・無線LANの架設」等、オフィスづくりをサン・プランナー1社だけで全てを終わらせることができます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
最後までご覧いただきありがとうございます。
