ハドルスペースとは、短時間のミーティングに役立つスペースです。
多くの企業では会議室不足に悩んでおり、ハドルスペースの導入が注目されています。
ハドルスペースを効果的に利用すれば、生産性の向上やコミュニケーションの活性化が可能です。
本記事では、ハドルスペースをオフィスに設置する5つのメリットやハドルスペースにおすすめの家具などを解説します。
INDEX
1．ハドルスペースとは
2．オフィスにハドルスペースを設置する5つのメリット
3．オフィスにハドルスペースを設置する際のポイント
4．ハドルスペースにおすすめの家具・備品3選
5．まとめ
1．ハドルスペースとは
ハドルスペースとは、短時間で効率的にミーティングを実施するためのスペースです。
ハドルスペースで行われるミーティングは、ハドルミーティングと呼ばれています。
ハドルとは、アメリカンフットボールの試合中に行われる作戦会議のことです。
25秒の限られた時間で作戦を立てることから転じて、ビジネスシーンにおける短時間の会議をハドルミーティングと呼ぶようになりました。
ハドルスペースは会議室不足の解消につながるため、オフィスに設置する企業が増えています。
2．オフィスにハドルスペースを設置する5つのメリット
ハドルスペースがあれば、ミーティングをスムーズに開始できるため多くの企業が導入しています。
ここでは、ハドルスペースを設置するメリットを5つ紹介するので、導入を検討している方は参考にしてください。
・会議室不足を解消できる
ハドルスペースの導入により、会議室不足の解消が期待できます。
企業によっては、会議室を使用する際に事前の予約が必要です。
予約が埋まっているために、予定どおり会議を実施できない場合もあるでしょう。
しかし、ハドルミーティングは少人数で行うため、大規模な会議室は不要です。
会議室不足に悩んでいるなら、ハドルスペースの導入を検討しましょう。
・生産性の向上につながる
ハドルスペースを設置することで、生産性の向上につながります。
従来のミーティングでは、日時を決めて会議室の予約まで必要でした。
ハドルスペースがあれば、必要なメンバーを招集するだけですぐにミーティングを開始できます。
また、ハドルミーティングは短時間で終わらせるのが基本です。
メンバー全員が時間を意識するので、ミーティングがダラダラと長引くこともありません。
業務の生産性を高めたい場合にも、ハドルスペースの導入がおすすめです。
・プロジェクトが円滑に進む
ハドルスペースは、プロジェクトを円滑に進める際にも役立ちます。
例えば、プロジェクトに問題が発生した場合には、メンバーを集めて迅速な情報共有が可能です。
実際に会話を交わせるので、メールやチャットなどテキストベースのやり取りと比べて、認識のずれが生じる心配もありません。
また、不明点がある場合にはメンバーに直接聞いて、お互いに確認できます。
ミスやトラブルを未然に防ぐ上でも、ハドルスペースが役立つでしょう。
・低コストかつ省スペースで設置できる
導入する際に、大きなコストはかかりません。
また、オフィスを広げる必要もなく、小さなスペースを確保できればハドルスペースの設置が可能です。
従来の会議室を増設するには大規模な工事が必要ですが、ハドルスペースならオフィス内のすぐ集まれる場所に設置できます。
テーブルやパーティションなどの必要な備品を揃えるだけなので、低コストで設置できるのもメリットです。
小規模なオフィスでもレイアウトを変えれば、ハドルスペースを設置できるでしょう。
・コミュニケーションを活性化させられる
ハドルスペースは、コミュニケーションを活性化させられるのもメリットの一つです。
会議室を使ったミーティングでは、参加者の全員が発言する機会はなかなかありません。
登壇者の話を聞いているだけで、ミーティングが終わるケースもあるでしょう。
しかし、ハドルスペースでは少人数のメンバーで議論を交わすため、コミュニケーションの活性化につながります。
また、オンラインを活用すれば、離れた場所のプロジェクトメンバーともやり取りが可能です。
3．オフィスにハドルスペースを設置する際のポイント
ハドルスペースをただ設置すれば良いのではなく、設置場所の選定やルール作りが重要です。
ここでは、オフィスにハドルスペースを設置する際のポイントを3つ紹介します。
・オフィス内の集まりやすい場所に設置する
ハドルスペースを設置する目的は、スピード感を持ってミーティングを実施することです。
そのため、オフィス内の集まりやすい場所にハドルスペースを設置しましょう。
例えば、従業員が出入りする場所や業務作業を行うスペースに近い場所に設置すれば、招集をかけてすぐにミーティングを始められます。
共用スペースに近い場所に設置することで、部署をまたいだプロジェクトでも従業員が集まりやすくおすすめです。
また、共用スペース周辺であれば、ミーティングだけでなくカジュアルな打ち合わせにも利用できます。
・少人数で利用できるスペースにする
ハドルスペースは少人数でのミーティングを目的としているので、大きなスペースは必要ありません。
必要なメンバーだけを集めるために、あえて少人数で利用できるスペースを設置しましょう。
招集するメンバーの数が多くなるとメリットが得られず、逆に効率が落ちる可能性があります。
あえて省スペースにして集めるメンバーを絞ることで、業務の効率化につながります。
利用のしやすさを重視して、2～6人向けのスペースを設置しましょう。
・ハドルスペースに利用ルールを決める
オフィスにハドルスペースを設置する際は、事前に利用ルールを決めるのもポイントです。
ルールが決まっていなければ、短時間のミーティングを想定しているにもかかわらず、利用時間が長くなるかもしれません。
明確なルール設定がないために、もともとの目的を見失う可能性があります。
ハドルスペースを設置する前に、以下のようなルールを設定するのがおすすめです。
・1回の利用は30分まで
・予約制にしない
・利用人数は6人まで
事前にルールを設定して、効率的に利用できるようにしましょう。
4．ハドルスペースにおすすめの家具・備品3選
ハドルスペースでは短時間とはいえミーティングを行うので、家具や備品が必要です。
ここでは、ハドルスペースを設置する際におすすめの家具・備品3選を紹介します。
・テーブル・デスク
ハドルスペースにはテーブル・デスクが必要です。
テーブル・デスクがあれば、パソコンや資料などを広げてミーティングを行えます。
設置すべきテーブル・デスクの種類は、ハドルスペースのタイプによって異なります。
例えば、チェアを設置する場合は、高さを合わせたテーブル・デスクが必要です。
マグネットスペースのようにチェアを設置しないのであれば、スタンディング形式にするのが良いでしょう。
・チェア・ソファ
短時間でも落ち着いてミーティングをしたいなら、チェア・ソファの設置が必要です。
チェア・ソファがあれば、リラックスした状態でミーティングが行えます。
チェア・ソファを選ぶ際は、テーブル・デスクの高さに合わせることが重要です。
例えば、ボックスタイプのハドルスペースの場合、ソファの背もたれがパーティション代わりになります。
また、高さのあるテーブル・デスクに合わせるなら、ハイチェアがおすすめです。
・ホワイトボード・デジタルホワイトボード
ホワイトボードは会議室に必須の備品であり、ハドルスペースでも重宝されます。
ホワイトボードがあれば、必要な情報を共有した上で円滑なコミュニケーションが可能です。
また、デジタルホワイトボードを導入することで、手書きした情報をそのままパソコンで共有・保存ができます。
ハドルスペースの環境によって、適したタイプを選びましょう。
5．まとめ：ハドルスペースを活用して効率的なミーティングを行おう
ハドルスペースを有効活用すれば、会議室不足の解消や生産性の向上につながるのがメリットです。
ただし、事前に明確なルールを設けていないと、会議室の代わりに長時間使用してしまう可能性があります。
使用時間や人数制限などのルールを設定して、誰もが効率的なミーティングを行えるようにしましょう。
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