近年の働き方改革によってワークスタイルの多様化が進み、それに伴いオフィスの縮小化やフリーアドレスの導入など、限られたスペースを有効活用するフレキシブルなオフィスがトレンドになりつつあります。
そこで今回は、スペース活用のカギとも言える「上手な収納のつくり方」についてご紹介いたします。
INDEX
1．オフィスを整えるメリット
2．収納のポイントと具体例
3．まとめ
1．オフィスを整えるメリット
オフィスを整えることで、次のようなメリットがあります。
・生産性向上
オフィスが雑然としていたり、作業スペースが狭かったりすると、社員の業務効率は低下してしまいます。
また、書類や小物類をしまう場所を明確にしておかなければ、備品探しや紛失、取り違いなどにつながり、時間を浪費してしまいます。
作業スペースを整理し備品の収納スペースを取り決めることで、仕事をスムーズに進められるオフィス環境となり、結果として生産性の向上が期待できます。
・働きやすい環境の創出
収納を工夫し保管スペースの範囲を狭めることで、延床面積を抑えることができます。
削減できたスペースを活用し、リラックススペースやミーティングスペースなどを設置することで、社員のモチベーションアップにつながります。
働きやすい環境は生産性の向上や離職率の低下に直結するため、オフィスづくりに欠かせないポイントです。
・経費削減
スペースを有効活用できれば、オフィスの延床面積を抑えることができます。
現状より延床面積の小さなオフィスに引っ越すことで、大きなコスト削減を実現できます。
2．収納の具体例
ここからは、整然とした印象を与えるための収納方法と、その具体例をご紹介します。
・収納スペースの確認・確保
初めに備品や書類など、すべてのものの置き場所をあらかじめ決めておくことが重要です。
そうすることで、ものがなくなったり探し物をする手間が省け、効率よく作業できます。
よく使うものは執務室など取り出しやすい場所に、めったに使わないものは社外に保管場所を設けるなど、使用頻度に合わせてゾーニングしましょう。
執務スペースと収納スペースを分けることで、集中して業務にあたれます。
そして収納をつくる際は、どれぐらいのスペースが必要なのか、事前に奥行・横幅・高さを測定しておくとよいでしょう。
【共有キャビネット】
社員が共用できそうなペンや書類などは、共有スペースを設けて収納しましょう。
一か所に集めて皆で共有することで、個々で保管していたスペースを削減できます。
利便性を高めるために、オフィスの中央や社員がよく通る場所にこのスペースを設置するとよいでしょう。
また、場の共有によって社員同士の接点が増えるため、社内のコミュニケーションの活性化にもつながります。
【倉庫】
使用頻度の低い書類や備品などは、倉庫に保管しましょう。
めったに使用しないものと日常的に使用するものを同じ場所に保管すると、利便性が損なわれてしまいます。
収納のための部屋を確保できない場合は、執務室の一角にスペースを設け、パーテーションで仕切るのもよいでしょう。
・書類や備品の削減
オフィスが手狭にならないよう、定期的に移動・廃棄して、収納するものを増やさないよう注意しましょう。
一定の期限を定め、期日を過ぎたら廃棄するなどの工夫も必要です。
【ペーパーレス化】
紙媒体で運用していた社内資料のデータ化を進めましょう。
資料をすべてペーパーレス化すれば、用紙やインクなどの備品の保管場所も不要となり、収納スペースや備品購入などを削減でき、加えてセキュリティの向上にもつながります。
・分類する
紛失や探し物で時間を無駄にしないためには、書類・備品を分類し、その項目ごとに収納しておくとよいでしょう。
ジャンルごとに収納し探しやすい仕組みをつくることで探す手間と戻す手間の短縮ができ、効率化につながります。
また、分類して整理することでスッキリとした見た目になります。
【分類マップ作成】
オフィスで共有するものを見つけやすい仕組みにするためには、分類マップの作成が便利です。
例えば資料を分類する場合、大分類→中分類→小分類となるようなマップをつくり、資料の所在が明確にわかるようにジャンル分けしましょう。
【ラベリング】
しまい込んだ書類や備品を探すときに便利になるのがラベリング。
分類したカテゴリーに従ってインデックスを付けておくことで、きれいに収納することができます。
もし一つひとつの包みや段ボールにラベルをつけることが難しい場合は、ブックエンドなどを使用して大分類を区切るだけでもわかりやすくなります。
・キャビネット
オフィス収納に不可欠なのがキャビネット。
さまざまな種類がありますが、使用する場所や目的に合ったものを選定することで、利便性の高い収納スペースをつくることができます。
【本棚】
本棚は、執務室での使用に適しています。
おすすめの活用方法は、壁一面に本棚を配置すること。
こうすることで、広範囲の収納スペースを確保できます。
この際、バインダーやファイルは1種類に統一することで整然とした空間になります。
また、収納するもののジャンルによってボックスを色分けすると、視認性が向上します。
【オープンシェルフ】
オープンシェルフは扉や背面がないため、どこに何がしまってあるかわかりやすく、かつ閉塞感を与えない収納が可能になります。
そのため、執務スペースでの使用がおすすめです。
棚の両面からものを取り出すことができるので、パーテーションとしての役割も兼ねられます。
また、書類を収納するだけでなく、小物や植物を飾ることでおしゃれなオフィス空間の演出にもつながります。
【スチールラック】
扉がなく、すっきりとした印象を与えられるスチールラックの使用は倉庫での使用に適しています。
組み替えが自由で棚板間の高さも調節できるため、書類や備品のサイズに合わせた収納ができます。
・個人デスクの収納
オフィス全体を整えても、個人デスクが雑然としていると、おしゃれなオフィス空間は演出できません。
個人デスクを整理整頓するためには、次のような方法が効果的です。
【個人ロッカーの設置】
デスクにものが溢れないよう、個人用ロッカーを取り付けましょう。
個人用ロッカーは整理整頓に役立つだけでなく、プライバシーが守られるというメリットがあります。
出入り口に近い場所に設置し、出社・退社時にスムーズに業務に取り掛かれるようにしましょう。
【モバイルワゴン設置】
個人ロッカーの設置が難しい場合は、モバイルワゴンを導入しましょう。
ワゴンはロッカーと同じように、書類や筆記用具など、必要なものを収納することができます。
仕事後はワゴンにものをしまうことを義務付けることで、デスクが乱雑になることもありません。
収納場所も限られているため必要以上にものを溜め込むこともなくなり、計画的に書類の管理をすることができます。
【ファイルボックス】
書類をファイルボックスに収納することで、デスクを綺麗に保つことができます。
個人ロッカーを設置した場合は持ち手つきファイルボックスを併せて導入することで、利便性も高まります。
ロッカーにも収まりがよく、自立することも利点です。
【強力マグネットフック】
鞄の収納には、マグネットフックが便利です。
デスクのスチール部分に付けられる強力なマグネットフックを利用することで、デスクの側面が、貴重な収納スペースになります。
3．まとめ
以上、オフィスの上手な収納のつくり方についてご紹介しました。
オフィスを整えることでさまざまなメリットがあるため、企業に合った収納方法を検討し、導入を進めましょう。
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