2027年春にオフィス移転を計画しているのなら、スケジュールを逆算し、早めに行動に移す必要があります。
「まだ時間があるから大丈夫だろう」と油断していると、予定していたタイミングでの移転がかなわなくなる可能性もあるため、きちんとスケジュールを立てることが大切です。
そこで今回は、来春にオフィス移転を計画している方向けに、基本的なスケジュールをご紹介するとともに、適切なタイミングで移転準備を開始するメリットや、スタートが遅れた場合に想定されるリスクをまとめました。
INDEX
1．2027年春のオフィス移転を目指すなら、6か月前から準備を始めよう
2．オフィス移転に失敗しないための基本的なスケジュール
3．まとめ
1．2027年春のオフィス移転を目指すなら、6か月前から準備を始めよう
オフィス移転の準備にかかる日数は企業や規模によって異なりますが、一般的には移転予定日の6か月前からスタートするのが基本とされています。
つまり、2027年の3～4月に移転したいのなら、2026年9～10月頃が準備開始の目安です。
なぜ6か月前がベストタイミングなのか、その理由は大きく分けて2つあります。
オフィス解約予告の期限にあたるため
オフィス解約予告とは、貸オフィスを退去する際、解約する旨をオーナーや不動産会社に通達することです。
オフィス解約予告の期限は契約ごとに異なりますが、一般的に退去予定日の6か月前までに設定しているところが多く見られます。
解約予告の期限を過ぎると、移転後も旧オフィスの賃料を支払わなければならなくなる可能性があり、無駄なコストが発生します。
このようなリスクを防止するために、移転6か月前に準備を開始し、忘れずに解約予告を行うのがおすすめです。
準備の工程や繁忙期の関係
オフィス移転には、移転目的の明確化やコンセプトの策定からスタートし、物件の選定やレイアウト設計、業者の選定、各種工事の実施、引っ越しなど、複数の工程があります。
やるべきことが多岐にわたるぶん、十分な準備期間を設けていない場合は工事が間に合わなくなり、移転予定日が後ろ倒しになる可能性があるでしょう。
また、新年度にあたる3～4月はオフィス移転だけでなく、個人の引っ越しの繁忙期でもあります。
ぎりぎりのスケジュールで動くと手配が困難になる可能性が高いです。
特に、初めてオフィス移転をする場合は準備に手間取りやすいため、余裕を持ってスケジュールを組むことが重要です。
2．オフィス移転に失敗しないための基本的なスケジュール
オフィス移転をできるだけスムーズに完了させるためには、移転の流れとやるべきことを押さえておくことが大切です。
ここでは、6か月前から始めるべきオフィス移転の準備と基本的なスケジュールをまとめました。
6か月前（9～10月）：オフィス移転の目的、コンセプトの策定および解約予告
移転6か月前にあたる9～10月は、現オフィスで抱えている課題の洗い出しや、新オフィスのコンセプト策定、物件の選定などを中心に行います。
従業員の意見などもヒアリングしながら、現在のオフィスにどのような問題・課題があるのか、それらを解決するには新オフィスにどのような要素が必要なのか、などを検討していきましょう。
移転の目的やコンセプトの軸にぶれがあると、物件の選定やレイアウト・デザインの設計にも影響が及んでしまい、イメージとかけ離れるリスクが高くなるので要注意です。
目的やコンセプトが決まったら、ニーズに合った物件探しを始めます。
立地や面積、賃料、設備など複数の要素をチェックし、総合的に判断しましょう。
あわせて、現オフィスのオーナーや不動産会社に対し、解約予告を行っておきます。
解約予告の一般的な期限は退去の6か月前と説明しましたが、ケースによって異なるため、賃貸契約書に記載された期限をあらかじめ確認しておきましょう。
4～5か月前（11～12月）：契約締結、レイアウト・デザイン設計
移転先の物件が決まったら、正式に新たな賃貸借契約を締結します。
契約手続きを終えたら、移転先の物件に合わせてレイアウトやデザインの設計を行います。
移転の目的やコンセプト、現オフィスの課題などを踏まえながら設計するのがポイントです。
内装業者と綿密な打ち合わせを重ね、ニーズや目的に合ったデザイン・レイアウトを目指しましょう。
3か月前（翌年1月）：什器・インフラ・通信の手配、引っ越し業者の選定
年が明けたら、什器やインフラ・通信の手配とともに、引っ越し業者の選定を行います。
什器やオフィス家具は、オフィスのコンセプトやレイアウトに応じて、現オフィスから持ち出すもの、新たに導入するものに分けて検討します。
コストを抑えたい場合は、持ち出し分に加えて、中古やリースなどを上手に利用するのがおすすめです。
インフラや通信の手配は、移転当日からきちんと使えるように調整しましょう。
また、3～4月は引っ越し業者の繁忙期にあたるため、業者の選定はなるべく早めに開始します。
2か月前（翌年2月）：原状回復工事の手配、社外への通知
現オフィスの原状回復工事の手配を行うとともに、社外に対してオフィス移転の案内を送付します。
原状回復工事は移転直後に行うのが一般的なため、業者と相談して日程を調整しましょう。
1か月前（翌年3月）：社内への周知、各種届出
社内向けに正式な移転日と新オフィスの住所を周知します。
また、移転に向けて、利用しているサービス（保険や新聞など）宛てに住所変更届を提出します。
届出にかかる日数はサービスごとに異なるため、新住所が決まったらなるべく早めに手続きを始めるのがおすすめです。
移転当日～移転後：引っ越し作業、原状回復工事の実施、各種届出
引っ越し作業では、荷物が確実に搬出・搬入されているかどうかをチェックしましょう。
搬入した什器は、あらかじめ決めておいたレイアウトやゾーニングに合わせて配置されているかどうかを確認しましょう。
特に、大型の家具は一度配置を決めると、後から変更するのが困難です。
そのため、図面と照合しながら、正しい位置にきちんと設置されているかどうかをチェックし、必要に応じて作業員へ移動を指示しましょう。
また、電話回線やインターネット回線が問題なく使えるかも確認します。
これらの通信インフラは業務に欠かせないものであり、移転当日中に使えない場合は業務に支障を来す原因になることもあります。
一方、退去した後の現オフィスでは、原状回復工事が始まります。
工事を終えたら物件の引き渡しを行い、現オフィスの解約が完了です。
なお、移転直後は社会保険や移転登記申請、異動届出などの各種手続きが必要になります。
中には期限が設けられているものもあるため、移転後は速やかに手続きを始めることが大切です。
3．まとめ：来春のオフィス移転を目指すならゆとりを持って準備を進めよう
2027年3～4月にオフィス移転を目指すのなら、逆算して移転6か月前にあたる9～10月頃を目処に準備を始めるのがおすすめです。
準備が遅れると、予定していた日付に移転できず、業務に支障が出る恐れがある他、旧オフィスと新オフィスで家賃が二重に発生するなどコスト面での負担も大きくなります。
このようなリスクを回避するために、移転6か月前の段階で「いつまでに、どのようなことをやっておけば良いか」を確認し、着実かつスムーズにタスクをこなしていきましょう。
「スケジュールの立て方が分からない」「レイアウトやデザインがなかなか決まらない」といった悩みがある場合は、オフィス移転のプロの力を借りるのがおすすめです。
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