働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大防止の流れを受け、近年ではテレワークが広く普及しています。
その一方で、テレワークならではの問題が浮上し、従業員のモチベーションや労働生産性の低下といった新たな課題に頭を悩ませている経営者も少なくありません。
そのため、オフィス回帰を目指し、出社とテレワークを融合させたハイブリッドワークへの移行が進みつつあります。
そこで今回はオフィス回帰をテーマに、従業員が出社したくなる理想のハイブリッドワークオフィスづくりのポイントをまとめました。
INDEX
1．オフィス回帰が進むのはなぜ？テレワークならではの課題
2．従業員が出社したくなるオフィスづくりのポイント
3．まとめ
1．オフィス回帰が進むのはなぜ？テレワークならではの課題
現代社会でオフィス回帰が進んでいるのは、テレワークならではの課題が多数持ち上がっているためです。
テレワークが抱える課題は複数ありますが、特に以下3つは労働生産性の低下や離職率の上昇などに直結しやすい要素とされています。
- 社内コミュニケーション不足
- 仕事に専念できる環境がない
- 業務効率の低下
それぞれの原因について詳しく見ていきましょう。
社内コミュニケーション不足
自宅などオフィス以外の場所でテレワークをしていると、上司や同僚、部下など社内の人間とコミュニケーションを取る機会が少なくなります。
チャットやメールを利用すれば遠隔でもやり取りできますが、対面で会話する場合よりも情報量が不足しやすく「相手の感情が分からない」「意思疎通にずれが生じる」といった問題が発生しがちです。
また、自宅にこもって一人きりで仕事をしていると疎外感を覚えやすく、企業への帰属意識が希薄になりやすいのも大きな課題です。
仕事に専念できる環境がない
オフィスとは異なり、自宅はプライベートな時間を過ごす場でもあるため「仕事のオン/オフを付けにくい」「仕事以外のことが気になって集中できない」といった集中力の問題を抱えている人も多いようです。
集中力が低下すると時間あたりの労働生産性が低くなるため、長い目で見ると企業の売上や業績などに響く恐れがあります。
業務効率の低下
自宅はオフィスに比べるとハード面やソフト面が劣っているケースが多く、仕事の効率が下がるケースも見受けられます。
また、社外への持ち出しが禁じられている資料などもあることから、テレワークでできる仕事に限界を感じる人も多いようです。
2．従業員が出社したくなるオフィスづくりのポイント
前述したテレワークの課題を基に、従業員が「出社したい」と思えるオフィスづくりを目指すことがハイブリッドワークの促進につながります。
ここでは、従業員が出社したくなるオフィスづくりのコツを4つのポイントにまとめました。
マグネットスペースの導入
マグネットスペースとは、まるで磁石に引き寄せられるように自然に人が集まってくる場所のことです。
テレワークで疎外感やコミュニケーション不足を感じている従業員にとって「出社すれば人と交流できる場がある」というのは大きなメリットになります。
ただし、スペースの設置場所を誤ると誰にも利用されないデッドスペースになりやすいため、マグネットスペースを導入する際はなるべく人の往来が多い場所を選ぶのがポイントです。
例えば、部門・部署を問わず多くの人が行き交うメインの動線上や、オフィスの中心部に設置するなど。
また、マグネットスペースでは、交流をサポートできるツールを併せて導入するのがおすすめです。
具体的な例として、複合機を設置する、新聞や雑誌を常備する、自販機を置くなどの方法があります。
スペースに余裕があれば、ソファやハイテーブルなどを配置して、快適性の向上を図ってみても良いでしょう。
多様な働き方をサポートする環境の整備
従業員の業務内容や気分に合わせて多様な働き方（ABW）を実現できる環境を整えることも大切です。
「仕事に集中したい」というニーズに対応できる集中ブースや、予約なしでいつでも気軽に利用できるオープン型のミーティングスペースを配置すれば「コミュニケーションが不足しやすい」「仕事に専念できない」といったテレワークならではの問題を解決できるでしょう。
なお、ABWを意識したオフィスづくりを行う際は、場所ごとに適したデザインや工夫を採り入れるのがポイントです。
例えば、集中ブースでは冷静さや落ち着きのイメージが強いブルーやグレーで統一する、オープン型ミーティングスペースではガラスや透明アクリルのパーティションを設けて、会議の透明性とプライバシーの両立を図るなど。
それぞれの場所に求められる要素を意識したデザインを採り入れれば、よりメリハリのある働き方が可能となり、従業員に「オフィスの方が働きやすい」という意識を持ってもらえるでしょう。
ICT・通信インフラの強化
「自宅よりも仕事がはかどる」と思ってもらうためには、オフィスならではの充実したICT・通信インフラを整える必要があります。具体例として、以下のようなアイデアや施策を検討してみましょう。
- 大型モニターやハイスペックパソコンを導入する
- Wi-Fiの適用範囲を広げ、オフィスのどこにいても快適に働けるようにする
- 高機能なWeb会議システムやWebカメラ、マイクなどを導入し、オンラインでのコミュニケーションを取りやすくする
リフレッシュスペースやバイオフィリックデザインの採用
居心地の良い自宅はストレスを感じにくい一方「仕事のオン/オフが切り替えにくい」という問題を抱えています。
このような問題を解決するには、リフレッシュスペースやバイオフィリックデザインを採用し、オフィスに癒やしの空間を設ける対策が有効でしょう。
バイオフィリックデザインとは、自然の要素を積極的に採り入れ、人々の健康や幸福の向上を促すデザインのことです。
オフィスにおいては、自然光や自然風を採り入れやすいレイアウトにする、観葉植物を配置するといった手法が主流です。
一方のリフレッシュスペースは、仕事で疲れたときの息抜きの場として活用することで、仕事のオン/オフの切り替えを促す効果が期待できます。
なお、執務室とは目的が大きく異なるため、しっかりゾーニングできるよう、リフレッシュに特化したデザイン・設計を心掛けることが大切です。
例えば、グリーンやベージュなど淡い色で統一する、ぬくもり感のある天然素材のテーブルやチェアを配置する、ゆったりとした音楽を流すなど。
また、予算やスペースに余裕がある場合は、コーヒーサーバーやウォーターサーバーを設置したり、おやつを常備したりするのもおすすめです。
【施工事例】株式会社DCG Entertainment様
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- ■施工時期
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- 2019年3月
■施工面積
約100坪
■お客様のご要望
「事務所」という固定概念にとらわれない、遊び心ある空間へ刷新したい。
■デザインの工夫
・愛着を生む仕掛け：社員参加型でメンバーの好みを取り入れた設計に。
・こだわりの会議室：「西海岸」や「ブルックリン」などの素材感を活かしたデザイン。
・メリハリのある空間：ワークスペースと切り離したカフェに多様な家具を配置し、自由な働き方をサポート。
■この事例のURL
若い世代も働きやすい、自由なカジュアルオフィス – 株式会社サン・プランナー
3．まとめ：ハイブリッドワーク時代に適したオフィスづくりを目指そう
テレワークは「通勤の負担が少ない」「家事や育児と両立しやすい」というメリットがある一方「社内コミュニケーションが不足しやすい」「集中して仕事に取り組めない」といった問題も抱えています。
このような問題は労働生産性や業務効率、モチベーションの低下などにつながる恐れがあるため、従業員が主体的に出社したいと思える環境を整え、オフィス回帰を進めてみましょう。
具体的には、マグネットスペースやリフレッシュスペースの導入、ABWに特化した環境の整備、ICTや通信インフラの強化などが主な対策ですが、現場の意見も採り入れつつ、オフィスの規模や予算なども踏まえて自社に適した計画を立てることが大切です。
「まず何から始めれば良いか分からない」「現オフィスの課題がはっきりしない」といった悩みがある場合は、オフィス移転・レイアウト変更のプロに相談してみましょう。
サン・プランナーは東京・名古屋を中心に、オフィスのレイアウト・プランニングから内装工事、電気・通信インフラ、家具販売、引越し、原状回復まで、オフィスに関するあらゆる事業を展開しています。
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