9月～10月にかけては節目として区切りをつけやすいことや、年末決算に向けた節税対策になるといった理由から、オフィス移転を計画する企業が増える傾向です。
加えて、オフィス移転はコンセプトの決定から設計・レイアウトの作成、業者との打ち合わせなど複数のプロセスを経る関係上、準備から移転まで相応の日数が必要です。
動き出しが遅れると秋の移転に間に合わない可能性があるため、9月～10月に引っ越しを目指す場合は、できるだけ早く移転計画に着手することをおすすめします。
今回は、秋にオフィス移転が集中する理由やオフィス移転の具体的なスケジュール、押さえておきたいポイントをまとめました。
INDEX
1．秋にオフィス移転が増える3つの理由
2．スタートは半年前が目安！秋のオフィス移転スケジュール
3．失敗しないために押さえておきたい秋のオフィス移転のポイント
4．まとめ
秋にオフィス移転が増える3つの理由
秋にオフィス移転が増える理由は、大きく分けて3つあります。
事業方針の見直しに伴う移転需要
下半期がスタートする秋は、多くの企業にとって経営の節目となる時期です。
「オフィスを拡張したい」「より立地の良いところに拠点を移したい」といった構想がある場合、このタイミングに合わせてオフィス移転を計画するケースがよく見られます。
節税対策としての移転
オフィス移転に関する費用の多くは経費として計上できるため、課税対象となる事業所得を抑える効果が期待できます。
特に所得税は1月1日～12月31日までの1年間に生じた所得金額に対して課税されるため、元々オフィス移転を計画しており、かつ当年の事業所得が増える見込みがある企業が、年内にオフィス移転を済ませて節税を図るケースも少なくありません。
シルバーウィークの活用
秋の大型連休であるシルバーウィークを利用した移転も、需要が集中する理由の一つです。
移転作業中は業務が一時的にストップするため、平日に実施すると取引先への影響やトラブル対応の遅れが懸念されます。
その点、取引先も休業していることが多いシルバーウィークに合わせて移転すれば、関係各所への影響を抑えながらスムーズに作業を進められるため、業務に支障を来しにくいでしょう。
スタートは半年前が目安！秋のオフィス移転スケジュール
オフィス移転の計画立案から実際の引っ越し完了までに要する期間はケースバイケースですが、一般的には少なくとも半年前には準備を始めるのが望ましいとされています。
ここでは、時期別にオフィス移転のスケジュールと計画の進め方を説明します。
6カ月～1年前：コンセプト設計と計画づくり
まずはオフィス移転の6カ月～1年前には、移転の目的や新オフィスのコンセプト、移転までのスケジュール、予算などを策定します。
特に移転の目的やコンセプトは、物件や内装の設計、レイアウトなどを決める際の軸になる要素です。
この部分を曖昧なままに移転計画を進めると「なかなかピンと来る物件が見つからない」「レイアウトをもっと慎重に検討すべきだった」といった後悔につながりかねません。
社内でオフィス移転プロジェクトのメンバーを選任し、経営層も交えながらしっかり話し合って目的・ニーズの明確化やコンセプトの策定を行いましょう。
4カ月～5カ月前：移転先物件の選定
オフィス移転の目的やコンセプト、予算に基づき、引っ越しの4カ月～5カ月前までに移転先の物件を選定します。
不動産仲介業者に相談したり、インターネット上で物件の情報を調べたりしながら、条件に合う物件を絞り込みます。
候補をある程度絞ったら、実際に現地を訪れて物件を内覧しましょう。
あらかじめ従業員数から必要な面積を算出しておくと、十分なスペースを確保できるのかどうか判断しやすくなります。
オフィスに必要な面積は、一般的に一人当たり2坪～4坪とされていますが、業種によって条件は異なるため、現在のオフィス（旧オフィス）の面積も参考にしながら計算すると良いでしょう。
物件が決まったら、賃料や契約期間などの条件を確認した上で、正式な入居申し込み手続きを行います。
同時に、旧オフィスの解約手続きも進めます。
オフィスを解約するには、規定の解約予告期間内にオーナーまたは不動産仲介業者にその旨を伝えなければなりません。
解約予告期間は解約希望日の3カ月～6カ月前までと定められているケースが多いですが、契約によって異なるため、入居時に交わした賃貸借契約書で事前に確認しておくことが重要です。
2カ月～3カ月前：レイアウトや内装工事の設計
物件が決まったら、レイアウトや内装の設計、設備工事の手配、オフィス家具やOA機器の選定などを進めます。
内装工事業者や設計事務所などオフィス移転の専門家に相談しながら、新オフィスのコンセプトに基づいたオフィスづくりを目指しましょう。
なお、依頼先によって設計や工事にかかる費用や仕上がりの品質などは大きな差が生まれる可能性があります。
話や要望を親身になって聞いてくれるか、オフィス移転の実績は豊富か、予算の範囲内に収まる提案をしてくれるかなどを総合的に判断し、納得・信頼できる業者を選びましょう。
2カ月～1カ月前：各種手続きと移転準備
この時期には、引っ越し業者の手配や各種公的機関への届出などに着手します。
主な手続きとしては、以下のようなものがあります。
- 労働保険関連の手続き
- 本店・支店の移転登記手続き
- 異動届出書や給与支払事務所などの移転届出
- 事業開始等申告の手続き
- 雇用保険事業主事業所各種変更届
他にも、インターネットや電話回線の移設、銀行口座やクレジットカードの登録情報の変更、水道光熱費の契約内容変更といった手続きも必要です。
さらに、取引先や従業員への移転案内も忘れずに行いましょう。
特に従業員への通知には、移転日や新オフィスの住所などを知らせるとともに、移転までのスケジュールや流れを共有しておくとスムーズです。
1カ月前～移転当日：引っ越しと最終確認
移転直前から当日にかけては、荷造りや搬出・搬入といった作業を行いつつ、新オフィスの稼働に向けた準備を開始します。
一方で、退去後の旧オフィスについては、原状回復工事を速やかに行えるよう手配しておく必要があります。
最後に、内装や設備が設計通りに仕上がっているか、荷物は全て搬入されているかなどを確認し、不備がないかチェックして完了です。
失敗しないために押さえておきたい秋のオフィス移転のポイント
オフィス移転をスムーズに行うために、押さえておきたいポイントは2つあります。
相見積もりで適切な業者を選ぶ
秋はオフィス移転の繁忙期のため、移転にかかる費用が通常より高くなる傾向があります。
少しでもコストを抑えたいのなら、複数社に見積もりを取り、条件を比較した上で依頼先を決めるのが有効です。
ただし、費用面だけを重視すると、施工品質やアフターサポートの内容に不満を抱く可能性もあります。
そのため、業者を比較するときは実績や保証内容、対応力なども含めて総合的に比較し、納得できる業者を選ぶことが重要です。
ワンストップサービス業者に依頼する
ワンストップサービスとは設計から施工、引っ越し、原状回復工事など、移転に関わる工程を一貫して請け負うサービスです。
ワンストップサービス業者に依頼すれば、複数の窓口を一本化できるため、打ち合わせの手間や時間を大幅に省けます。
さらに、業者間のコミュニケーション不足による設計・施工ミスなどのトラブルも起こりにくく、よりスムーズなオフィス移転を実現しやすくなります。
また、オフィス移転の見積もりが一括で提示されるため、全体のコストを把握しやすくなるのもメリットです。
複数業者から追加費用が発生し、結果的に予算を超えてしまうリスクも軽減できるでしょう。
繁忙期である秋でも、計画的に進めることで予算内に収めやすくなります。
3．まとめ：秋のオフィス移転は余裕を持って早めに計画しよう
秋はオフィス移転が集中する時期であるため、早めに計画に着手し、業者の選定や各種手続きをスムーズに進めることが大切です。
いつまでにどのような手続き・作業を行っておくべきかを事前に確認した上で、6カ月以上前を目途に準備を開始すれば、計画通りのタイミングで移転を完了できる可能性が高まります。
また、より効率的かつ円滑な移転を目指すのなら設計から施工、引っ越しまでワンストップ対応の業者を選ぶのがおすすめです。
サン・プランナーは東京・名古屋を中心に、オフィスのレイアウト・プランニングから内装工事、電気・通信インフラ、家具販売、引越し、原状回復まで、オフィスに関するあらゆる事業を展開しています。
デザイン性の高い「内装・レイアウト」はもちろん、専門的な「電気・空調・セキュリティ工事」、さらに「家具の手配や引越し」まで。
オフィスづくりに関わる膨大な工程を、サン・プランナー1社だけで完結させることが可能です。
サン・プランナーは、窓口を一本化することでスムーズなオフィスづくりを実現し、お客様の理想を形にするお手伝いをいたします。
些細な疑問やご相談も、お気軽にお問合せフォームよりご相談ください。
最後までご覧いただきありがとうございます。
