少子高齢化が進む現代日本では人手不足が深刻化しており、新入社員をいかに定着させるかが企業の重要な課題となっています。
そこで今回は、新入社員がオフィスに求める要素や「ここで長く働きたい」と思えるオフィスづくりのポイントをまとめました。
新入社員の早期離職に悩んでいる方や、新入社員・既存社員の両方にとって働きやすい環境づくりを目指している方はぜひ参考にしてください。
INDEX
1．新入社員の早期離職を防ぐために意識したいオフィスづくりのポイント
2．コミュニケーションを活発化するオフィスづくりのポイント
3．自然に従業員が集まるマグネットオフィスづくりのポイント
4．まとめ
1．新入社員の早期離職を防ぐために意識したいオフィスづくりのポイント
新入社員の早期離職を防止し、定着率を高めるには、若い世代がオフィスに何を求めているのかを知る必要があります。
ここでは、新入社員の定着率向上のために知っておきたいオフィスづくりのポイントを3つご紹介します。
・コミュニケーションの円滑化が重要
厚生労働省が公表している資料によると、新入社員の定着率が上昇した企業は職場の人間関係やコミュニケーションの円滑化を重視していたというデータがあります。[注1]
従業員同士で意思疎通が取れている企業は、将来のキャリア展望や働き方への希望が通りやすい傾向にあり「ここなら安心して長く働ける」という意識につながりやすいようです。
また、従業員同士のコミュニケーションが活発な職場は雰囲気も明るく、居心地の良さを実感しやすい傾向にあります。
実際、新入社員を含む若い世代の定着対策を実施している企業のうち、職場での意思疎通の向上に取り組んでいる企業は全体の6割近くに及んでおり、コミュニケーションの円滑化が新入社員の定着に役立つことはビジネス界の常識になりつつあります。[注2]
[注1]厚生労働省：令和元年版 労働経済の分析－人手不足の下での「働き方」をめぐる課題について－p78
[注2]厚生労働省：令和5年若年者雇用実態調査の概況 5 若年労働者の定着について p2
・働きやすい職場づくりの重要性
厚生労働省のデータによると、新入社員の定着率は働きやすい職場ほど改善するという結果が報告されています。[注1]
何をもって「働きやすい」と考えるかは人それぞれですが、特に若い人材はワーク・ライフ・バランスを重視する傾向にあり、自分のライフスタイルに合った働き方を望んでいる方が増えています。
さらに、働き方改革や新型コロナの影響もあり、働く時間や場所を自由に選べるかどうかが働きやすさを測る基準の一つになっているようです。
[注1]厚生労働省：令和元年版 労働経済の分析－人手不足の下での「働き方」をめぐる課題について－p73
・居心地の良い空間へのニーズ
現代の新入社員は、オフィスに居心地の良さを求める傾向にあります。
特に、テレワークやリモートワークが広く普及している今、自然と出社したくなるような快適性や遊び心を採り入れたオフィスが若い人に人気です。
新入社員の定着率を高めたいのなら、オフィス＝働く場所という固定観念を払拭し、楽しさや癒やしを感じられる空間づくりを意識してみましょう。
2．コミュニケーションを活発化するオフィスづくりのポイント
新入社員の多くは、先輩や上司など既存の従業員と円滑なコミュニケーションを取れるかどうかに不安を感じています。
新入社員が新しい環境になじめるよう、コミュニケーションを取りやすいオフィスレイアウトを採り入れることを意識しましょう。
ここでは、具体的なレイアウト・デザインのアイデアを2つご紹介します。
・フリーアドレス制の導入
あえて固定の席を設けず、従業員が好きな席で働けるフリーアドレス制は、社内コミュニケーションを活発化する有効な手段として人気です。
従来の島型オフィスでは、同じ部署やチームの人と密接なコミュニケーションを取れる一方、それ以外の人とはなかなか会話ができないところがネックになっていました。
フリーアドレス制なら、部署やチームといった垣根を越えてさまざまな人とコミュニケーションを取れるようになるため、孤独感や疎外感を覚えにくく、短期間で職場になじみやすくなるでしょう。
ただし、フリーアドレス制は多くの人とコミュニケーションを取れる一方、人の入れ替わりが激しく、先輩や上司の名前をなかなか覚えられないという問題も抱えています。
そのため、フリーアドレス制を導入する際は、IDカードを見える位置に提示した上で、先輩社員や上司から積極的にコミュニケーションを取りに行くよう意識することも大切です。
・ハドルルームの導入
ハドルルームとは、少人数で利用するコンパクトなミーティングスペースのことです。
フォーマルなイメージが強い従来の会議室に比べると、小規模かつカジュアルな空間になっているため、新入社員でも緊張や萎縮をせずにミーティングを行えます。
ハドルルームを新たに導入する場合は、その用途上、執務スペースからすぐにアクセスできる場所に設けるのがおすすめです。
例えば、オフィスの一画にデスクやチェアを設置し、周囲をパーテーションで囲むといったレイアウトも考えられます。
執務室からの雑音が気になるという場合は、半透明のガラスパーテーションで空間を区切るなどの工夫を採り入れれば、圧迫感を与えずに防音性だけを高められるでしょう。
3．自然に従業員が集まるマグネットオフィスづくりのポイント
マグネットオフィスとは、従業員が自然に集まってくるような工夫を採り入れたオフィスのことです。
テレワークやリモートワークが普及している現代では「自宅よりも働きやすい、居心地が良い」と思えるオフィスを作れるかどうかが大きな課題となっています。
ここでは、マグネットオフィスを目指すときに押さえておきたいコツやポイントを3つご紹介します。
・リフレッシュスペースの導入
職場に居心地の良さを求める新入社員にとって、充実したリフレッシュスペースは出社意欲を高める大きな要素になります。
癒やし効果を高めるには、内装を目に優しい色で統一する、座り心地の良いチェアやソファを設置する、執務スペースと明確にゾーニングするといった工夫を採り入れると良いでしょう。
また、フリーのドリンクサービスなどを設ければ仕事の合間のリフレッシュになりますし、同じスペース内にいる従業員とのコミュニケーション促進にも役立ちます。
・ABWに適した設備の導入
ABW（Activity Based Working）とは、働く時間や場所を自由に選択できるワークスタイルのことです。
オフィスだけにとらわれず、自宅やカフェ、コワーキングスペースなどさまざまな場所で働ける他、勤務時間も就業規則で定められた労働時間を満たすことを前提に、従業員自身の裁量で始業・終業時刻を調整できるところが特徴で、ライフ・ワーク・バランスを実現する有効な手段として注目されています。
このABWは、多彩なスペースや設備を導入することによってオフィスで実現できます。
例えば、通常の執務スペースとは別に個室ブースや半個室ブースを設けて仕事に集中できる環境を整える、立ったまま仕事ができるスタンディングデスクを導入するなど。
また、テレワークをしている従業員と円滑にコミュニケーションを取れるよう、パソコンやマイク、カメラなどを完備したWeb会議特化型のブースを設けるというのも一つの方法です。
・オフィス家具へのこだわり
オフィス家具は、オフィスのイメージや働きやすさを大きく左右する重要な要素の一つです。
スペースの用途や目的に合わせたオフィス家具を導入すれば、より効率的に労働生産性や従業員満足度の向上を目指せます。
例えば、執務スペースや集中ブースなどに設置するデスクやチェアは、作業内容や利用する人の体形に適したサイズのものを選ぶと、疲労軽減や集中力アップにつながります。
特に、チェアについては高さ調整や姿勢をサポートする機能が付いているものを選ぶと、より快適性が増すでしょう。
一方、リフレッシュスペースは居心地の良さや癒やしが重視されるため、おしゃれな家具や座り心地の良いソファなどを設置するのがおすすめです。
また、オフィス家具を選ぶときは動線の邪魔にならないかどうかも考慮しましょう。
特に、サイズや数の選定を誤ると「移動しにくい」「圧迫感が強い」といった不満が出る可能性があるため、スペースの面積や動線などを踏まえながら家具を選ぶことが大切です。
4．まとめ：レイアウト・デザインの見直しで新入社員にとって魅力的なオフィスを目指そう
現代の新入社員は、職場に対してコミュニケーションの円滑化やワーク・ライフ・バランス、居心地の良さなどを求める傾向にあります。
コミュニケーションを取りやすいレイアウトや、リフレッシュスペースの導入、実用性と快適性を併せ持ったオフィス家具の選定などの工夫を採り入れ、新入社員が「長く勤めたい」と思えるオフィスづくりを目指しましょう。
サン・プランナーは東京・名古屋を中心にオフィスのレイアウト・プランニング、インテリア・内装工事、電気系統・通信工事、電話・OA機器販売、オフィス家具販売、引越し、原状回復工事、オフィスツール、採用効率向上オフィスの事業内容を展開しています。
「電源コンセントや分電盤設置工事」・「照明器具設置工事」・「エントランスや外壁などの照明器具設置」・「LED電球を使用した省エネルギー・低コストのご提案・工事」・「空調設備工事」・「セキュリティ工事」・「サーバー移設・新設」・「VPN・無線LANの架設」等、オフィスづくりをサン・プランナー1社だけで全てを終わらせることができます。ぜひお気軽にお問い合わせください。
最後までご覧いただきありがとうございます。
