近年「人が自然に出社したくなる職場」として話題のマグネットオフィス。
社内コミュニケーションの活性化やモチベーションの向上、人材育成の促進などさまざまなメリットがあるため「ぜひ自社で採り入れたい」と考える企業が増えています。
一方で「自社だけでデザイン・設計できるのか？」「どういう流れで進めていけば良いのだろう」といった悩みや不安を抱えている方も少なくありません。
そこで今回は、マグネットオフィスの設計を自社で行えるかどうかを解説するとともに、オフィスづくりに不可欠な要素と、マグネットオフィスづくりをまとめて進めた方が良い理由をまとめました。
なお、マグネットオフィスの基礎知識は以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
https://sunplanner.jp/news/8838/
INDEX
1．マグネットオフィスは自社で作れる？自社対応の注意点
2．マグネットオフィスの4つの要素
3．マグネットオフィスづくりはワンストップサービスに任せるのがおすすめ
4．まとめ
1．マグネットオフィスは自社で作れる？自社対応の注意点
マグネットオフィスの設計や家具の手配、インフラの設定などを業者に依頼すると依頼料がかかるため「何とか自社で対応できないか」と考える方は多いでしょう。
結論からいうと、自社でマグネットオフィスを作ることは可能です。
ただし、自社でオフィスづくりを行う場合、担当者の負担増や、理想と現実の乖離といった深刻な問題に直面する可能性があります。
ここからは具体的なリスクについて説明します。
・担当者の負担増
自社のニーズや目的に適したマグネットオフィスを作るには、コンセプトの策定からデザイン・レイアウト案の作成、家具・OA機器の手配、通信インフラの準備など、全てのタスクを社内でこなさなければなりません。
一方で、オフィスの移転あるいはレイアウト変更の計画を進めている間も事業は通常通り行わなければならないため、オフィスづくりの担当者にかなりの負担がかかります。
場合によっては本来の業務が滞りがちになり、事業そのものに支障を来す可能性もあります。
・理想通りのオフィスを実現できない可能性がある
オフィスデザインのコツや設計の基本を押さえていないと、自社のニーズや課題にマッチしないデザイン・レイアウトになる恐れがあります。
例えば、図面を見慣れていない方が設計すると動線の設計ミスが発生しやすく、人同士がぶつかりやすい、OA機器が使いにくいところにある、といった問題が起こる可能性があります。
また、オフィスのコンセプトやイメージがあっても、設計やデザインのノウハウがないと「何から手を付ければ良いか分からない」という状態に陥り、計画がなかなか進まなくなることも考えられます。
2．マグネットオフィスの4つの要素
マグネットオフィスを作るには、設計・内装・家具・通信インフラの4つを考える必要があります。
ここではそれぞれの要素について詳しく説明します。
・設計
オフィスづくりの方針やコンセプトに基づき、ゾーニングやレイアウトを行います。
ゾーニングとは、目的や機能などに応じて空間を分けることで、例えばワークスペース、会議室、リフレッシュスペースなどがあります。
どのようなスペースが必要かは企業によって異なるため、オフィスづくりのコンセプトや目的に合わせて検討しましょう。
また、ゾーニングではスペース間の動線も重要なポイントになります。
例えば、ワークスペースは会議室やリフレッシュスペースなど他のスペースと出入りしやすい場所に設置した方が業務効率化につながります。
一方、役員室やサーバー室などセキュリティレベルの高いスペースはなるべく人の出入りを少なくできるよう、ワークスペースを通らずにアクセスできる場所に設置するのが理想です。
ゾーニングが決まったら、各々のスペースのレイアウトを考えます。
従業員の数やスペースの用途などに合わせて、オフィス家具の数や位置などを検討しましょう。
ワークスペースに個別ブースなどを設ける場合は、オープンスペースと個別ブースを明確に区別し、それぞれのニーズに合った働き方ができる環境を整えることが大切です。
・内装
マグネットオフィスづくりでは、オフィス全体の雰囲気を決める内装も重要な要素の一つです。
特にオフィス面積の大半を占める壁や天井、床の色・素材は空間のイメージを形作る土台になるため、スペースの目的や用途に合わせて配色するのがポイントになります。
例えば個別ブースなら集中力を高める青色、リフレッシュスペースは癒やし効果や落ち着きをもたらす緑色を選ぶなど。
また、会社への帰属意識を高めたい場合はコーポレートカラーを用いるのも一つの方法です。
色選びだけでなく、ワークスペースには抗菌・防汚作用のある素材を採用する、リフレッシュスペースはぬくもりのある木材を用いるなど、素材選びにもこだわると、より居心地の良いオフィスづくりを目指せます。
・オフィス家具
マグネットオフィスは「自宅でテレワークするよりもオフィスで働く方が快適」と思ってもらうことが重要なので、働きやすい空間づくりに欠かせないオフィス家具にもこだわる必要があります。
例えば、長時間座っていても負担を感じにくいチェア、用途やシーンに適したサイズのデスクなど。
ただ快適性を求めるだけでなく、必要十分な機能性を備えているものを選べば、自宅よりも働きやすい環境を求めて出社する従業員も増えていくでしょう。
・通信インフラ
働き方改革や新型コロナ感染拡大などの影響により、オンライン上でコミュニケーションを取るのが当たり前になった今、通信インフラが整っているかどうかは非常に重要なポイントです。
例えば、ワークスペースではどこにいても高速のインターネット通信を利用できるように高密度でWi-Fiのアクセスポイントを設置する、個別ブースにはWeb会議に適したWebカメラ・マイクを標準装備するなど、優れた通信インフラを整えることが大切です。
以上、4つの要素について説明しましたが、これらは互いに密接な関係があるため、ワンセットで考えるのが基本です。
例えば、設計の段階で行うゾーニングやレイアウトがきちんと行われていないと「何を、どこに、どのように設置すれば良いか」を判断できず、内装の色・素材選びやオフィス家具の選定に支障を来す原因となります。
また、通信インフラの整備には配線工事を伴いますが「どのスペースにどのくらいのコンセントを設けるか」「配線はどうやって隠すか」といった問題は設計や内装と並行して考えていく必要があります。
4つの要素をバラバラに進めた場合、イメージとは異なる仕上がりになったり、機能性に問題が発生したりする原因になるので、全体像を意識しながら同時に計画を進めていくと良いでしょう。
3．マグネットオフィスづくりはワンストップサービスに任せるのがおすすめ
マグネットオフィスづくりで失敗したくないのなら、設計や内装、家具、通信インフラなどを一貫して任せられるワンストップサービスを利用するのがおすすめです。
これらはそれぞれ別の業者に単体でも発注できますが、業者間のコミュニケーションがスムーズに行かないとスケジュールが遅延したり、計画通りに施工されなかったりする場合があります。
スケジュール遅延や施工ミスは業者に補償してもらうのが基本ですが、複数の業者が入っていると責任の所在が曖昧になり、補償を受けるまでに時間や手間がかかる恐れがあります。
ワンストップサービスなら、設計から内装、家具選び、通信インフラまで同じ業者が担当してくれるため、スケジュール調整もスムーズに進みますし、窓口が一本化されているので責任の所在も明確です。
また、業者との打ち合わせの回数を減らせるなど手間の節約にもなるため、オフィス移転・レイアウト変更を担当する従業員の負担も軽減できるでしょう。
4．まとめ：マグネットオフィスは設計から内装、通信インフラまでセットで進めよう
従業員が自然に出社したくなるマグネットオフィスづくりは、設計・内装・家具・通信インフラなど複数の要素で構成されています。
これらはお互いに密接な関係があり、バラバラに計画するとイメージ通りの仕上がりにならなかったり、スケジュールが遅延したりする原因になります。
マグネットオフィスづくりをニーズに合わせて円滑に進めたいのなら、複数の工程をまとめて依頼できるワンストップサービスへの依頼を検討してみてはいかがでしょうか。
デザイン性の高い「内装・レイアウト」はもちろん、専門的な「電気・空調・セキュリティ工事」、さらに「家具の手配や引越し」まで。オフィスづくりに関わる膨大な工程を、サン・プランナー1社だけで完結させることが可能です。
サン・プランナーは東京・名古屋を中心に、オフィスのレイアウト・プランニングから内装工事、電気・通信インフラ、家具販売、引越し、原状回復まで、オフィスに関するあらゆる事業を展開しています。
デザイン性の高い「内装・レイアウト」はもちろん、専門的な「電気・空調・セキュリティ工事」、さらに「家具の手配や引越し」まで。オフィスづくりに関わる膨大な工程を、サン・プランナー1社だけで完結させることが可能です。
サン・プランナーは、窓口を一本化することでスムーズなオフィスづくりを実現し、お客様の理想を形にするお手伝いをいたします。
些細な疑問やご相談も、お気軽にお問合せフォームよりご相談ください。
最後までご覧いただきありがとうございます。
