オフィス移転では多数の工程をこなさなければならないため、スケジュール通りに進めるには全体の流れを把握するとともに、必要な準備をしっかり行っておく必要があります。
スケジュール管理を怠ると予定していた日までにオフィスを移転できず、場合によっては業務に支障をきたす恐れもあるので注意しましょう。
今回はオフィス移転全体の流れを複数のステップに分けて説明するとともに、必要な準備についての情報もまとめました。
「初めてオフィスを移転するけど何から始めれば良いの？」「オフィス移転の計画はいつから始めれば良いんだろう」とお悩みの方はぜひ参考にしてください。
INDEX
1．オフィス移転全体の流れが分かるチェックリスト
2．【移転6か月前】目的の明確化や業者探しを行う
3．【移転4か月～5か月前】レイアウトの策定や業者の選定を行う
4．【移転2か月～3か月前】各種工事の発注やオフィス家具の手配を行う
5．【移転1か月前】内装工事の施工や各種届出の準備をする
6．【移転当日】新旧オフィスの作業の立ち会いを行う
7．まとめ
1．オフィス移転全体の流れが分かるチェックリスト
オフィス移転にかかる期間は事業所の規模にもよりますが、6か月が一つの目安とされています。
そのため、オフィス移転が決まったら移転予定日の6か月前から準備を開始しましょう。
以下ではオフィス移転全体の流れをチェックリストとしてまとめました。
| 時期 | 主な工程 |
|---|---|
| 6か月前 | ・目的の明確化 ・スケジュールの策定 ・予算の策定 ・プロジェクトチームの立ち上げ ・現オフィスの解約予告時期のチェック ・現オフィスの原状回復の確認 ・移転先の検討 ・オフィス移転の業者の検討 |
| 4か月～5か月前 | ・レイアウトデザインのコンセプト策定 ・レイアウトプランの検討・作成 ・オフィス移転にまつわる業者の選定 |
| 2か月～3か月前 | ・内装・設備工事の発注 ・原状回復工事の発注 ・オフィス家具・OA機器・什器の選定・手配 |
| 1か月前 | ・内装工事 ・原状回復工事 ・インフラ整備 ・各種届出の準備 |
| 当日 | ・オフィス家具・OA機器・什器の搬出入 ・現オフィス・新オフィスの作業立ち会い |
上記はあくまで目安であり、状況によっては各種工程にこれ以上の時間がかかることも考えられます。
スケジュールは余裕を持って作成しましょう。
以下では、それぞれの時期ごとにやるべき準備や作業について詳しく深掘りしていきます。
2．【移転6か月前】目的の明確化や業者探しを行う
オフィス移転6か月前の段階では、計画の要となる目的の明確化やスケジュールおよび予算の策定などをメインに行います。
移転の目的が曖昧なままだと、物件探しやレイアウト・デザインの設計、オフィス家具・OA機器の選定などさまざまな工程の軸がぶれてしまい、移転の目的を達成できなくなるので注意しましょう。
また、オフィス移転の予算をあらかじめ決めておくことも大切です。
オフィス移転にかかる費用は青天井で、物件や設計、家具などにこだわると想像以上に高額になる可能性があります。
予算をある程度決めておけば経費が大幅にかさむこともありませんし、業者との打ち合わせもスムーズになるでしょう。
目的や予算が決まったら、移転先の物件探しやオフィス移転に関わる業者の検討を行います。
業者に関しては、作業や工程ごとに別々の業者に依頼するよりも、コンセプトの策定から物件探し、レイアウト設計、施工、引っ越しまで一手に任せられるワンストップサービスを利用するのがおすすめです。
ワンストップサービスの場合、オフィス移転の計画にまつわる窓口が一つにまとめられるため、総施工費を把握しやすい、業者間の連携ミスが起こりにくい、打ち合わせの手間ひまを省けるといったメリットが期待できます。
・現オフィスの手続きも忘れずに
オフィス移転計画を進める際に、現在のオフィスの解約や原状回復の手続きも並行して行っていく必要があります。
オフィスを解約するには、契約書に記載されている解約予告期間のルールに従って、事前に貸し主（オーナー）に「解約します」と予告しなければなりません。
解約予告は解約の3か月～6か月前までに行うと定めているケースが多いですが、契約内容によって異なるため、必ず賃貸契約書を確認しましょう。
また、退去する際は現オフィスの原状回復工事を行わなければなりません。
原状回復は退去までに完了させなければならないため、現オフィスの状態をチェックし、修繕が必要な箇所はないか確認しておくことが大切です。
3．【移転4か月～5か月前】レイアウトの策定や業者の選定を行う
オフィス移転の4か月～5か月前には、レイアウトデザインのコンセプト策定や、具体的なレイアウトプランの検討・作成を行います。
コンセプトは自社の企業理念や理想とする働き方、ブランドイメージ、従業員の働きやすさなどをベースにするのがポイントです。
現オフィスに問題や課題がある場合は、解決するためにはどうすれば良いかを検討すると目指すべきオフィスの形が見えてくるでしょう。
コンセプトが決まったら、それを基に具体的なプランの検討・作成に取りかかります。
ただし、コンセプトやニーズを踏まえてレイアウトやデザインを一から考えるのは大変な作業です。
「良いアイデアが浮かばない」「課題の解決方法に悩んでいる」という場合は、オフィス移転のワンストップサービスを提供している業者や内装工事業者に相談し、プロにアドバイスを受けながら検討すると良いでしょう。
4．【移転2か月～3か月前】各種工事の発注やオフィス家具の手配を行う
レイアウトプランの策定や業者の選定が終わったら、各種工事の発注およびオフィス家具の手配を行います。
内装工事や設備工事だけでなく、電気やLAN、電話といったインフラ整備の工事もあわせて発注しなくてはなりません。
オフィス家具やOA機器は、発注から実際に納品されるまでにある程度の日数を要する場合もあります。
そのため、業務に必要な家具・機器は移転直後からすぐに使えるよう、きちんと手配することが大切です。
また、同時期に現オフィスの原状回復工事の発注も行いましょう。
工事は退去前までに必ず済ませておかなければならないため、スケジュール管理に注意が必要です。
もし原状回復工事が間に合わなかった場合、延滞料金や違約金が発生する原因となるため、早めの行動を心掛けましょう。
5．【移転1か月前】内装工事の施工や各種届出の準備をする
レイアウト設計に基づいて内装工事がスタートします。
インフラの先行配線が必要な場合は、内装工事の前か、あるいは並行して配線工事を進めていきましょう。
なお、内装工事や配線工事では、施主自らが工事状況を確認する施主検査を実施します。施工の内容や進捗を確認し、もし設計図と異なる仕様を見つけたら、すぐに業者に指摘しましょう。
アフターサポートがある業者なら、施工後に見つかったミスにも迅速に対応してもらえますが、修繕作業によって業務に支障をきたす可能性があります。
早い段階でミスを指摘・修繕しておけば、移転後に業務をスムーズに始められるでしょう。
また、この時期には各方面への届出も忘れずに行う必要があります。
具体的には、税務署や年金事務所、労働基準監督署、法務局などに対して移転の届出や各種保険の手続き、移転登記手続きなどを行わなければなりません。
他にも、電話やインターネットの引っ越し手続き、銀行口座やクレジットカードの登録情報変更なども実施します。
6．【移転当日】新旧オフィスの作業の立ち会いを行う
移転当日は、新旧オフィスでオフィス家具・OA機器・什器の搬出入の立ち会いを行います。
手配したものが間違いなく届いているか、破損や紛失などのトラブルが起こっていないか、搬出入時に物件を傷つけていないか、などをきちんとチェックしましょう。
事前に新旧オフィスの写真を撮影しておけば、万が一、後から物件に傷などが見つかった場合に証拠品として提出できます。
なお、現オフィスについてはオーナーや管理会社に対して物件の引き渡しも行います。
原状回復工事が問題なく完了していれば、引き渡しは短時間で済むでしょう。
7．まとめ：オフィス移転は計画的に進めていくことが大切
オフィス移転は、目的の明確化や予算の決定からスタートし、レイアウトの検討、業者の選定、現オフィスの解約予告および原状回復など、やらなければならないことが多くあります。
オフィス移転は一般的に3か月～6か月程度かかるといわれているため、移転予定日から逆算し、早めに計画を立てるようにしましょう。
コンセプトやレイアウトプランの策定、オフィス家具の選定などに困ったら、オフィス移転を丸ごと任せられるワンストップサービスの業者を利用するのがおすすめです。
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