オフィスの移転や改装計画には、物件探しから内装の設計、インフラ整備、オフィス家具の手配など、さまざまな課題が発生します。
それぞれの課題は各専門業者に依頼することも可能ですが、業者間の連携ミスや予算オーバーなどのリスクが懸念されます。
このような問題を解決できる手段として注目されているのが、一社完結でオフィス移転を行うワンストップサービスです。
今回は、オフィスづくりにおけるワンストップサービスの概要や、一社完結でできること、費用面やサービス面でのメリットについてまとめました。
オフィスの移転・改装でワンストップサービスを利用するかどうか悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
INDEX
1．オフィスづくりにおけるワンストップサービスとは？概要と特徴を解説
2．一社完結でどこまでできる？カバーできる作業範囲
3．見えないコストもカット！ワンストップサービスを利用する費用メリット
4．費用だけじゃない！ワンストップサービス業者を利用するメリット
5．まとめ
1．オフィスづくりにおけるワンストップサービスとは？概要と特徴を解説
オフィスづくりにおけるワンストップサービスとは、物件探しから引っ越しに至るまでの一連のプロセスを特定の会社にだけ任せるサービスのことです。
オフィスづくりでは、ニーズに合った物件探しから、内装・レイアウトの設計、オフィス家具やOA機器の選定・手配、引っ越しなど、さまざまな工程があります。
物件探しは不動産会社、内装・レイアウトの設計は内装工事業者、引っ越しは引っ越し業者など、それぞれの分野の専門業者に任せるのが一般的ですが、複数の業者と並行してやり取りするのは手間も時間もかかりがちです。
ワンストップサービスは、このようなオフィスづくりならではの問題を解決するため、顧客とのやり取りを一つの窓口に集約し、全体を統括します。顧客の要望やニーズなどは、ワンストップサービスの提供事業者を通して各専門業者に伝わる仕組みになっています。
2．一社完結でどこまでできる？カバーできる作業範囲
ワンストップサービス業者にはオフィスづくりの一連のプロセスを任せられると説明しましたが、具体的にどこまで対応してくれるのでしょうか？
ここでは一社完結で対応できるオフィスづくりの工程を7つご紹介します。
・コンセプトの設計
オフィスづくりの軸となるコンセプトやテーマの設計をサポートします。
顧客の要望や現在の課題などをヒアリングした上で、どのようなオフィスを目指したいのか、どういうオフィスならニーズをかなえられるのかを一緒に検討していきます。
業者によっては現在のオフィスの現地調査や従業員へのアンケートなどを実施し、その結果を基にコンセプト設計を提案することが可能です。
・物件探し
オフィス移転の場合は、提携している不動産業者を通して移転先の物件を探してくれます。
オフィスの面積や予算、立地などさまざまな条件を伝えれば、ニーズや予算に合った物件を見つけて紹介してくれるため、自分で物件を探す手間を省けます。
・レイアウトの設計
コンセプトに基づき、顧客のニーズや目的を達成できるオフィスレイアウトの設計を行います。
設計や施工に関して豊富な知識と経験を持つプロが、細かな部分までレイアウト・デザインのプランニングを行ってくれるため、「どのようなレイアウトにすれば良いかアイデアが湧かない」という場合も安心です。
なお、レイアウトプランは平面的な図面だけでなく、3Dパースを制作して立体的に再現してくれる場合もあります。
・オフィス家具・OA機器の手配
新しいオフィスに導入するオフィス家具やOA機器の提案・手配を行います。
選び方のサポートや業者への発注だけでなく、移転時の家具・OA機器のレイアウトにも対応可能です。
また、業者によっては運用後の備品の追加などを継続してサポートするところもあります。
・内装工事
決定したレイアウトプランに沿って内装工事を実施します。
ワンストップサービス業者が、内装工事業者にレイアウトプランをしっかり伝えた上で着工されるため、プラン通りのオフィスに仕上がるでしょう。
なお、施工に伴う搬出入の手続きや作業なども、ワンストップサービス業者が一括して請け負います。
・インフラ整備
電気やLAN、電話といったインフラの整備を行います。
工事の手配から現場管理まで担当し、オフィス移転と同時に各種サービスが問題なく使える環境を整えます。
・引っ越し手続き
現在のオフィスから新しいオフィスに移転する際の引っ越し手続きをサポートします。
また、オフィス家具や什器の搬出入だけでなく、書類や備品などの運び出しも任せることが可能です。
業者によっては既存オフィスの原状回復工事の相談にも対応しています。
3．見えないコストもカット！ワンストップサービスを利用する費用メリット
ワンストップサービス業者を利用すると、費用面で大きなメリットを期待できます。
具体的にどのようなコストを削減できるのか、3つのポイントにまとめました。
・中間マージンの節約
各工程ごとに設計事務所や内装工事業者、引っ越し業者へ別々に依頼すると、それぞれに手数料や中間マージンなどが発生します。
これらのコストは依頼する業者の数が増えるほど増加するため、多くのプロセスで構成されているオフィス移転では、余計なコストがかさみがちです。
ワンストップサービス業者を利用すれば、各々の業者に個別で依頼するよりも手数料や中間マージンを抑えられるため、無駄なコストの削減が期待できます。
・全体の予算を算出しやすい
別々の業者に依頼すると、見積もりや請求がばらばらに届くため、トータルコストを把握しにくくなります。
もし計算ミスや計算漏れが発生した場合、最終的なコストが予算をオーバーしてしまうかもしれません。
ワンストップサービス業者なら窓口が一つにまとまっているので、各工程にかかる費用の見積もりや請求も一括で提示してもらうことが可能です。
オフィス移転全体のトータル費用を一目でチェックできるため、予算の範囲内で調整しやすく、コストの抑制に役立ちます。
・予算に合わせたオフィス家具・OA機器の選定
オフィス家具やOA機器をメーカーから選ぶ場合、当然ですがそのメーカーの製品しか提案してもらえないため、ニーズや予算にぴったり合う製品を選びにくいという問題があります。
一方、ワンストップサービス業者の場合、提携している複数のメーカーの製品から、ニーズや予算に適した商品を提案できるため、コストの節約になります。
業者によってはリユース品やアウトレット品との組み合わせもできるため、新品だけでそろえるよりも大幅なコストカットを見込めるでしょう。
4．費用だけじゃない！ワンストップサービス業者を利用するメリット
ワンストップサービスを利用すると、費用面だけでなくサービス面でも大きなメリットを期待できます。
ここではワンストップサービスならではの利点を2つご紹介します。
・連携ミスのリスクが少ない
各々の作業を別々の業者に依頼すると、業者間の連携でミスが生じやすくなります。
例えば、設計事務所と内装工事業者との間で情報共有が不十分だった場合、当初のレイアウトプランと異なる仕上がりになってしまうかもしれません。
一方ワンストップサービスの場合、サービス業者が仲介役となって各工程を一元管理するため、連携ミスや課題漏れが発生しにくく、イメージ通りのオフィスづくりを実現できます。
・コミュニケーションコストを削減できる
コミュニケーションコストとは、情報を伝達するのに費やす時間や労力のことです。
複数の業者に発注すると、各々の業者に対してオフィスづくりのコンセプトやレイアウトを一から説明したり、打ち合わせを繰り返したりしなければならないため、多くの手間と時間がかかってしまいます。
ワンストップサービスなら、サービス業者のみが窓口になるため、説明や打ち合わせの手間ひまを最小限に抑えられます。
5．まとめ：ワンストップサービスを活用してスムーズなオフィスづくりを目指そう
オフィスづくりでは複数の工程が必要になりますが、それぞれの工程ごとに別々の業者へ依頼すると、手間や時間、コストがかさんでしまいがちです。
また、トータルの施工費を把握しにくいことや、業者間の連携ミスが起こりやすいことなどの問題もあり、予算オーバーや施工トラブルなどが生じる原因になることもあります。
オフィスづくりをイメージ通りに、かつスムーズに進めたいのなら、コンセプトの提案から物件探し、レイアウト設計、施工、引っ越しに至るまで一社完結できるワンストップサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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