オフィスの清潔さや整理整頓の度合いは、従業員の生産性やモチベーションに大きく影響します。
オフィス清掃を怠ると業務に支障をきたしたり、早期離職を招いたりする原因となるため、常に清潔に保つことを心掛けましょう。
今回はオフィス清掃がもたらすメリットや、オフィス清掃のルールの作り方、清潔な状態を維持するためのポイントを解説します。
INDEX
1．なぜ重要？オフィス清掃の必要性
2．オフィス清掃のルールの作り方とポイント
3．オフィスを清潔に保つためのコツ
4．まとめ
1．なぜ重要？オフィス清掃の必要性
オフィス清掃が企業にとって欠かせないと言われる理由は、大きく分けて3つあります。
・生産性への影響
オフィスが汚れていると、どこに何が置かれているか一目で判別できなくなり、必要なものを短時間ですぐ取り出せなくなります。
単純なタイムロスにつながるのはもちろん、必要なものが見つからなかった場合は業務が滞ってしまう可能性があり、労働生産性の著しい低下につながりかねません。
また、汚れが目立つオフィスは従業員のモチベーションを低下させる要因にもなるため、業務効率の悪化を招く恐れもあります。
・従業員の健康への影響
オフィス清掃が不十分だと、雑菌やウイルス、アレルギー物質などが室内に蔓延し、感染症の流行やアレルギーの発症などを引き起こす恐れがあります。
また、床に汚れや水滴などが付着していると、その上を歩いたときに転倒してケガをする可能性もあります。
病気やケガによって従業員が欠勤・休職してしまうと、戦力不足で売上や業績に悪影響が及ぶリスクも懸念されるでしょう。
・企業イメージへの影響
オフィスが汚れていたり、乱雑だったりすると、外部から訪れる人（取引先や採用候補者など）から「だらしない」「ちゃんとしていない」といったマイナス評価を下される原因となります。
商談や人材の採用に悪影響を及ぼすだけでなく、顧客離れが発生する可能性もあるでしょう。
・コミュニケーションへの影響
オフィス清掃に全員で取り組むと、同じ場所を清掃する従業員の間でコミュニケーションが活発になります。
また、全員参加で掃除することは組織としての一体感を強化する効果も期待できるでしょう。
2．オフィス清掃のルールの作り方とポイント
オフィスを常に清潔な状態に保つには、ルールを決めて定期的に清掃を行う必要があります。
ここではオフィス清掃のルールの基本的な作り方やポイントをまとめました。
・清掃は原則として全員参加する
「汚れに気付いた人がやる」というルールでは、「誰かがやってくれるだろう」と見て見ぬふりをしたり、部下に任せきりになったりする恐れがあります。
そのため、社内の清掃は原則として全員参加とし、作業に偏りや不公平感が生じないようにしましょう。
経営層や上層部も率先して清掃活動に加われば、「オフィスは全員できれいにするもの」という共通意識が芽生え、組織としての一体感も高まります。
・当番を決める
オフィスを効率良く清掃するには、誰がどこの掃除を担当するか、あらかじめ当番を決めておくことが大切です。
掃除する場所ごとに必要な人員を割り振り、計画表などにまとめておくと作業がスムーズに進みます。
なお、当番はできるだけローテーション制にするのがおすすめです。
同じ場所を同じ人に清掃させ続けると、不公平感が生じる恐れがあるからです。
メンバーを入れ替えれば、コミュニケーションの幅を広げることにもつながるでしょう。
・清掃する曜日・時間を決める
オフィス清掃は定期的かつ継続的に行う必要があるため、清掃する曜日や時間も決めておきましょう。
清掃する曜日については、掃除をする場所に合わせて設定するのがポイントです。
例えばデスク周りの拭き掃除は週に数回でもOKですが、トイレ掃除やごみの回収などは毎日行うほうが良いでしょう。
清掃は就業時間内に行うものなので、業務に支障をきたしたり、従業員の体に負担がかかったりしないよう、1回あたり15分程度で終わらせるのがおすすめです。
・清掃用具の管理方法を決める
オフィス清掃では掃除機やモップ、雑巾、洗剤などさまざまな用具を使用しますが、これらをどこに収納し、誰が管理するかも決めておく必要があります。
古くなったものや残量が不足しているものがあれば補充が必要になるため、何が・どのような状態になったら交換・補充するのかをきちんとルール付けておきましょう。
・5S活動を意識したルールづくりを行う
5S活動とは、以下5つのSを意識して行う活動のことです。
・整理：必要なものと不要なものを分け、不要なものは捨てる
・整頓：必要なものを誰にでも分かる場所に置く
・清掃：定期的に清掃し、きれいな状態を保つ
・清潔：整理・整頓・清掃の3Sを維持する
・しつけ：決められたルールを遵守する習慣をつける
これら5Sを常に意識してルールを策定すれば、清掃を習慣付けられる上、掃除にかかる手間や時間を大幅に省けるようになります。
3．オフィスを清潔に保つためのコツ
せっかくオフィス清掃のルールを決めても、社内に定着しなければ意味がありません。
オフィス清掃を一過性のもので終わらせないためにも、以下の方法を実践し、きれいな状態を維持できる環境を整えましょう。
・収納グッズを上手に活用する
掃除しやすい環境を整えるには、収納グッズを上手に活用するのがおすすめです。
例えば、デスク上にファイルボックスを置く、引き出しの内部に仕切りを付けるなどの方法がおすすめです。
物が散らからない状態を整えれば、掃除のたびにいちいち物を片付ける必要がなくなるため、手間の省略と時短につながります。
・目に付いた汚れはその場で取り除く
社内ルールで定めた清掃時間以外でも、日常で汚れが目に付いたら、その場でさっと取り除く意識を持ちましょう。
従業員一人ひとりが日頃からオフィスをきれいに保つよう注意していれば、清掃時間を待たなくても、常に清潔な状態をキープできます。
・手の届きやすいところに清掃道具を置く
目に付いた汚れをさっと取り除けるようにするには、手の届くところに清掃用具を準備しておくことが大切です。
例えば、次のような方法が挙げられます。
・卓上に小さなハンディモップを設置しておき、退社前にデスクの上のごみを払う
・洗面台の近くにペーパータオルを常備し、濡れたところを拭き取る
わざわざ遠くから清掃用具を持ってくるのは面倒ですが、手元にあればワンアクションでごみや汚れを取り除けるため、目に付いた汚れはすぐに除去するという習慣がつきやすくなるでしょう。
なお、手元に置く清掃用具はなるべくコンパクトかつシンプルなものを選ぶのがポイントです。
サイズが大きいものは業務の邪魔になる恐れがありますし、電源を必要とするものは余計な手間が増えて清掃がおっくうになる可能性があるので注意しましょう。
4．まとめ：清掃のルールを決めてオフィスを常にきれいな状態に保とう
オフィスをきれいに保つことは、労働生産性や従業員の健康、企業イメージに良い影響をもたらします。
オフィスの清掃を習慣化するには、当番や曜日、時間を決めて、社員全員で掃除するルールを設けましょう。
また、オフィスの移転や改修などでレイアウトを変更する場合は、掃除のしやすさも考慮して設計・デザインするのがおすすめです。
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