業務効率化と働き方改革が重要視される現代において、生産性の高いワーカーを育成し、組織に定着させることは重要な課題です。
長時間労働が必ずしも成果に結び付かない中で求められるのは、限られた時間で高い成果を生み出す働き方とそれを実現するためのオフィス環境の整備です。
本記事では、生産性が高いワーカーに共通する特徴や、短時間で成果を上げるためのオフィスの使い方、さらに組織として取り組むべき具体的な改善策を解説します。
INDEX
1．生産性が高い人材とは？
2．生産性が高いワーカーの共通点・特徴
3．オフィスにおける生産性向上へのアプローチ
4．まとめ
1．生産性が高い人材とは？
生産性が高い人とは、限られた時間やリソースの中で、質の高い成果を継続的に生み出せる人です。
生産性とは、労働（インプット）に対して得られる成果（アウトプット）の割合を指します。
この比率が高いほど、生産性が高いと評価できます。
例えば、AさんとBさんが同じ8時間働いたとしても、Aさんが3つの成果物を仕上げ、Bさんが1つを仕上げた場合、より多くの成果を出したAさんの方が生産性が高いと評価できます。
つまり、生産性が高い人とは、ただ働く時間が長いのではなく、「成果につながる働き方」ができている人だといえるでしょう。
2．生産性が高いワーカーの共通点・特徴
業務において生産性が高い人には、目標設定やタスク管理、協調性などに共通した特徴があります。
以下では、生産性が高いといわれる理由を確認していきましょう。
・明確で高い目標を持っている
生産性が高い人のほとんどは、日々の業務において明確な目標を掲げています。
目標のない状態で動くと、行動の優先順位が曖昧になり、無駄な時間が増えてしまいがちです。
一方で、目標がはっきりしていれば、取るべき行動が明確になります。
さらに、「今月中にこのプロジェクトを完了させる」「3カ月以内にクライアント満足度を向上させる」といった、通常よりやや高めの目標を設定し、仕事の質を高める工夫をしているケースが多く見られます。
高いゴールに向かってしっかり動ける人ほど、短時間で効率的に成果を出せるといえるでしょう。
・タスク・時間管理を徹底している
生産性が高い人ほど、時間やタスクの管理に敏感です。
スキルが高くても、締切を守れなかったり、対応漏れが発生したりすると、結果として信頼を失いかねません。
そのため、生産性が高い人は、アラート機能付きのツールを活用するなどして、計画的に仕事を進めています。
また、複数の業務を同時進行するマルチタスクよりも、一つの業務に集中して取り組むシングルタスクを重視する傾向も強く、「今はこの業務に集中する」といった意識で業務に向き合います。
時間と集中力の使い方を工夫することが、短時間でも質の高い仕事を行う特徴でしょう。
・業務に高い関心を持っている
生産性が高い人の多くは、自身の仕事に強い関心と意欲を持って取り組んでいます。
興味やモチベーションが高いほど、自然と効率化やミス防止の工夫を重ねるようになると考えられるでしょう。
また、得意分野を見つけて専門性を磨いたり、資格取得を目指して勉強を続けたりすることで、業務の質とスピードが向上します。
関心の高い分野で力を発揮することが、全体の生産性アップにもつながります。
・協調性がありコミュニケーションに前向き
生産性が高い人は、周囲とのコミュニケーションを大切にしているのも特徴の一つです。
チーム内での連携が円滑でなければ、意思の疎通が難しくなり、ミスやトラブルの原因になりかねません。
そのため、生産性の高い人は、相手に分かりやすく伝える工夫をしたり、適切な気配りを忘れずに接するなど、高いコミュニケーション能力と協調性を備えています。
また、苦手な業務は無理に抱え込まず、他のメンバーに相談・依頼する柔軟さも持ち合わせている傾向にあります。
・自己管理能力に優れている
自身の限界を知り、現実的なタスク設計ができるのも、生産性が高い人の共通点です。
無理なスケジュールやオーバーワークは、パフォーマンスの低下やミスの原因になります。
自己管理能力に優れている人はそれを心得ており、「何をどこまでできるのか」を冷静に見極め、余裕のある計画を立てています。
自身のキャパシティを把握することで、安定した生産性を保てるでしょう。
3．オフィスにおける生産性向上へのアプローチ
ワーカーの生産性を高めるためには、個人の努力や意識だけに頼るのではなく、オフィス環境や仕組みの整備も重要です。
以下では、オフィス側が実践できる生産性向上のための具体的な方法を解説します。
・業務を可視化し課題を明確にする
生産性向上の最初のステップとして、業務内容を可視化することが重要です。
なぜなら、業務がブラックボックス化していると問題点や改善の余地が見過ごされがちになるからです。
例えば、業務を日単位・週単位でリスト化し、進捗や課題を見える化することで、重複作業や納期遅れを防げます。
また、従業員同士で「ムリ・ムダ・ムラ」を洗い出し、業務プロセスを見直すことも、組織全体の生産性向上につながるでしょう。
・人材育成・スキルアップ制度を設ける
人材育成やスキルアップの仕組みを整えることも、生産性向上に大きく貢献します。
制度の導入により、従業員のスキルが高まることで、限られた時間でもより大きな成果を出しやすくなります。
社内研修や外部セミナー、資格取得支援などの制度を設ければ、従業員のモチベーションも向上するでしょう。
・テクノロジーを活用しデジタル化を進める
オフィス全体の生産性向上には、テクノロジーの導入も有効です。
デジタルツールの活用により、定型業務を自動化できれば、従業員がより付加価値の高い業務に集中できるようになります。
例えば、勤怠管理や品質管理のITシステム、RPAなどを活用すれば、作業時間の短縮や人的ミスの削減につながるでしょう。
業務のデジタル化を進めることで、効率化と生産性を両立しやすくなり、人件費の削減も期待できるでしょう。
・オフィス環境を改善する
快適なオフィス環境は、従業員のパフォーマンス向上に不可欠です。
ここでのオフィス環境とは、温度や照明、整理整頓などの物理的な環境です。
快適でないオフィス環境は、従業員の集中力やモチベーションを下げ、生産性にも悪影響を及ぼしかねません。
整理整頓でいえば、デスク周りやデジタルデータの整理を徹底することで、業務にかかる無駄な時間を削減できます。
また、オフィス内にほっと一息つけるカフェや休憩エリアを設けるのも良いでしょう。
・レイアウト・座席配置を工夫する
生産性向上には、圧迫感のないオフィスレイアウトや、効率的な座席配置の工夫も重要です。
オフィス内の移動のしやすさやコミュニケーションの円滑さは、業務効率だけでなく従業員の心身の健康に影響します。
例えば、デスクをゆとりを持って配置したり、フリーアドレス制を導入したりすることで、部署間の交流や気分転換がしやすくなるでしょう。
ただし、フリーアドレス制を導入すると、日によって座る席が違ってくるため、従業員間でトラブルが発生するケースもあります。
全員が快適に利用できるルールも一緒に設けることで、働きやすく、高い生産性を保てるオフィスを実現できるでしょう。
4．まとめ：オフィスを最適化してワーカーの生産性を高めよう
生産性の高いワーカーは、明確な目標設定や徹底したタスク・時間管理に努める他、自己管理能力に優れているといった特徴があります。
このような人材は、短いオフィス滞在時間でも高い成果を生み出し、組織に大きな価値をもたらすのに欠かせません。
さらに、企業側も業務の可視化やテクノロジーの活用、快適なオフィス環境づくりで後押しすれば、組織全体の生産性を底上げできるでしょう。
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