近年、企業のはたらき方が大きく変化しています。
テレワークやフレックス制度の導入が進む中、オフィスの役割やデザインにも変化が求められています。
このような状況で注目されているのがアジャイルオフィスです。
アジャイルオフィスとは、さまざまな状況に柔軟に対応できる新しいオフィスの在り方です。
本記事では、アジャイルオフィスの定義やメリット、導入時のポイントについて詳しく解説していきます。
INDEX
1．オアジャイルオフィスとは
2．アジャイルオフィスを導入するメリット
3．アジャイルオフィスを導入する際のポイント
4．まとめ
1．アジャイルオフィスとは
アジャイルオフィスとは、固定席を設けず、業務内容やプロジェクト、あるいは気分に合わせて、はたらく環境を自由に選択・変更できるオフィスのことです。
ソフトウェア開発における「アジャイル開発」の考え方をオフィスづくりに応用しています。
なおアジャイル（agile）とは、「機敏な」「素早い」といった意味を持つ英単語です。
アジャイル開発は、変化への迅速かつ柔軟な対応を重視する開発手法ですが、アジャイルオフィスも同様に、変化への対応力を高めることを目指しています。
・他のオフィスとの違い
アジャイルオフィスと似た概念として、フリーアドレスやABW（Activity Based Working）が挙げられます。
フリーアドレスは、従業員が固定席を持たず自由に席を選んで仕事をするスタイルです。
一方、アジャイルオフィスは、席だけでなくオフィスのレイアウトそのものを状況に応じて変化させます。
ABWは、仕事内容や気分に合わせてはたらく場所を自由に選べるはたらき方です。
集中したいときは個室、アイデア出しをしたいときはカフェスペースなど、自由に場所を選択できます。
ABWはオフィスの内外を問わず自由に働く場所を選べるのに対し、アジャイルオフィスはオフィス内の環境を柔軟に変化させる点が異なります。
2．アジャイルオフィスを導入するメリット
アジャイルオフィスを導入するメリットは次の通りです。
・オフィスに柔軟性が生まれる
・従業員間のコミュニケーションが活発になる
・レイアウト変更のコストを削減できる
・オフィスに柔軟性が生まれる
一般的なオフィスでは、部署やチームごとに席が固定されていることが多く、組織変更があった際には、レイアウト変更が必要となり、業務に支障が出る場合もあります。
アジャイルオフィスであれば、組織再編や新規プロジェクトの立ち上げなど、状況に合わせてオフィスの形を柔軟に変えることが可能です。
またテレワークを導入している企業では、出社人数に合わせてデスクを配置できるため、オフィススペースを無駄なく活用できます。
・従業員間のコミュニケーションが活発になる
アジャイルオフィスは、固定席を設けず、オープンな空間設計を採用することが一般的です。
開放的な空間は、従業員同士の自然なコミュニケーションを促しやすい利点があります。
部署や役職の垣根を越えた交流が生まれやすくなり、新しいビジネスアイデア創出のきっかけづくりにつながるでしょう。
例えば、ちょっとした雑談から新たなプロジェクトが生まれたり、普段関わりのない部署のメンバーから有益な情報が得られたりすることも期待できます。
・レイアウト変更のコストを削減できる
アジャイルオフィスは、事業の状況に合わせて、オフィス環境を柔軟に変更できます。
例えば、組織変更やプロジェクト発足のたびに必要だった、大がかりなレイアウト変更やリフォームのコストを削減することが可能です。
また、可動式の家具や什器を活用することで、オフィス家具の購入・管理コストも抑えられます。
3．アジャイルオフィスを導入する際のポイント
アジャイルオフィスを導入してメリットを引き出すためには、次のようなポイントを押さえておきましょう。
・なぜ導入するのか目的をはっきりさせる
・予算を決めておく
・従業員の理解を得る
・適したオフィス家具を導入する
・効果を検証する
・なぜ導入するのか目的をはっきりさせる
アジャイルオフィス導入の際は、目的を明確にすることが重要です。
目的が曖昧だと、予算や適切な家具の選定が難しくなり、従業員の協力も得にくくなります。
「従業員間のコミュニケーションを活性化させたい」「レイアウト変更のコストを削減したい」など、自社がアジャイルオフィスを導入する目的を明確にした上で、計画を立てましょう。
・予算を決めておく
アジャイルオフィス導入前に、必ず予算を決めておきましょう。
内装工事や不用品の処分など、ある程度の費用がかかります。
想定外の費用発生や予算オーバーを防ぐため、事前に複数の業者から見積もりを取りましょう。
見積もりを比較検討する際は、費用だけでなくアフターサービスの充実度や追加費用の有無も確認することも大切です。
・従業員の理解を得る
オフィスを実際に利用するのは従業員です。
そのため、導入に際しては、従業員の理解と協力を得ることが不可欠です。
導入の目的や利用方法を丁寧に説明し、従業員の理解を得ましょう。
アジャイルオフィスに対して抵抗感を示す従業員がいる場合は、導入メリットを伝え、不安を解消することが大切です。
また、従業員が集中して仕事に取り組める環境やリラックスできる環境について意見をヒアリングし、オフィスづくりに反映させることも重要です。
・適したオフィス家具を導入する
アジャイルオフィスを実現するためには、適切なオフィス家具選びが重要です。
状況に応じてレイアウトを柔軟に変更できるよう、可動式の家具を取り入れると効果的です。
例えば、キャスター付きの椅子やデスク、可動式のパーティションなどを用意すると良いでしょう。
従業員の身体的な負担を軽減するために、バランスボール（椅子代わり）やスタンディングデスクなどを導入するのもおすすめです。
・効果を検証する
アジャイルオフィスは、導入して終わりではありません。
定期的に効果を検証し、改善を続けることが大切です。
効果検証には、PDCAサイクル（Plan：計画、Do：実行、Check：評価、Act：改善）を活用すると効果的です。
計画（目標）を立て、実行し、評価し、改善するというサイクルを繰り返すことで、課題の発見と解決がしやすくなります。
具体的な効果検証方法としては、以下のようなものが挙げられます。
・従業員へのアンケート
・オフィス利用状況のチェック
・従業員との意見交換会
上記のような検証の結果を評価・分析して改善策を講じ、より理想的なアジャイルオフィスを実現していきましょう。
4．まとめ：アジャイルオフィスを導入して従業員がはたらきやすい環境を整えよう
アジャイルオフィスは、業務内容や状況に合わせて、柔軟に形を変えることができる新しいオフィスです。
アジャイルオフィスには、「オフィスに高い柔軟性を付与できる」「従業員間のコミュニケーションが活発になる」「レイアウト変更のコストを削減できる」といったメリットがあります。
導入の際は、目的を明確にし、従業員の理解を得ながら、効果検証を繰り返すことで、よりはたらきやすい環境を構築できます。
変化の激しい時代に対応できるアジャイルオフィスを導入し、従業員の生産性と満足度の向上を目指しましょう。
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