オフィス移転が多い時期は、節税効果が期待される決算期や、新入社員が落ち着き始める5月などです。
ただし、オフィス移転が多い時期＝移転に最適なタイミングではありません。
企業の状況や移転の目的によっては、他に適した時期がある可能性があります。
そこで本記事では、オフィス移転を検討するとよいタイミングと最適な時期、避けた方がよいタイミングをまとめて解説します。
INDEX
1．オフィス移転を検討するとよいタイミング
2．オフィス移転に最適なタイミング
3．オフィス移転を見送る方がよい時期
4．オフィス移転のメリット
5．まとめ
1．オフィス移転を検討するとよいタイミング
オフィス移転を考え始めるとよいのは、賃貸契約更新が1年後に迫っている、従業員数に増減があった、物件の老朽化が気になり始めたときなどです。
その理由を一つずつ解説していきます。
・賃貸契約更新の1年前
オフィス移転を検討する際は、現在契約しているオフィスの賃貸契約更新の1年前を目安にするのが効率的です。
契約期間中に移転してしまうと、家賃の二重払いが発生する可能性や、場合によっては違約金を支払わないといけないケースがあるためです。
一般的に、オフィスの賃貸契約は2年ごとに更新され、解約希望日の6カ月前までに解約予告が必要とされています。
更新時期を逆算し、余裕を持って1年前から計画を立てるとよいでしょう。
不要なコストやリスクを避けるためには、オフィスの賃貸契約内容を改めて確認し、計画的に進めることが必要です。
・従業員が増えた・減ったとき
オフィス移転を検討するとよいタイミングは、従業員数が増加した場合、または減少したときも該当します。
従業員数の変化により、オフィスの作業スペースが手狭になったり、逆に広すぎて一人当たりの利用コストが割高になったり、現状に適さなくなる可能性があるためです。
従業員数、もしくは方向性の変化に応じて柔軟に対応することで、快適かつ効率的な職場環境を維持できるでしょう。
・オフィスが老朽化し始めたとき
オフィスの老朽化が気になり始めたら、それは移転を検討するべきタイミングです。
老朽化した建物には、災害時の安全性や設備の機能面で問題が発生するリスクがあります。
特に、昭和56年以前に建てられた建物は、現在の耐震基準を満たしていない可能性があり、社員の安全確保が困難です。
また、老朽化は見た目や設備の機能面にも影響を及ぼす恐れがあります。
オフィスの内装・外装の劣化や機能面の不便を感じた場合には、移転を前向きに検討するとよいでしょう。
・オフィスの周辺環境が変わったとき
オフィス周辺の環境に変化が生じたときも、オフィス移転を検討したいタイミングの一つです。
周辺環境の変化が、従業員の働きやすさや業務効率に悪影響を及ぼす場合、移転を検討することが賢明です。
例えば、大型商業施設が新設されることで騒音や交通渋滞が頻発すると、従業員の通勤や業務に支障が出ることがあります。
また、再開発の影響で地価が高騰し、賃料の値上げを求められるケースも少なくありません。
このような環境変化は、自社で直接改善することが難しいため、オフィス移転が有効な手立てとなります。
2．オフィス移転に最適なタイミング
オフィス移転に最適なタイミングは、決算期と引越しの閑散期、大型連休です。
理由を詳しくチェックしてみましょう。
・決算期（1～3月）
オフィス移転が多いタイミングかつ、節税対策としておすすめのタイミングは1～3月です。
1～3月は決算期にあたり、移転に伴う費用を経費として計上することで、節税が可能です。
具体的には、引越し代や火災保険料、オフィス家具の購入費などが経費として認められる場合があります。
さらに、決算期は新年度前とも重なるため、4月からの新入社員の受け入れ態勢を十分に整えられるメリットもあります。
決算期である1～3月は、節税効果と新年度に向けての準備を両立できる移転に最適なタイミングなのです。
・オフィス移転の閑散期（6～8月）
オフィス移転を検討する際に、注目したいのが6〜8月です。
6～8月はオフィス移転、引越しの閑散期のため、引越し業者や物件探しの競争率が低く、コストや選択肢の面で多くのメリットがあります。
具体的には、引越し代やオフィス家具の運搬費用などが通常よりも安価になることが期待でき、優良物件も豊富に揃っている傾向にあります。
閑散期を活用することで、コスト削減とオフィス環境の改善を同時に達成できるでしょう。
・大型連休（5月や9月）
普段業務が多忙で、移転作業を進める余裕がない企業は、5月や9月の大型連休を活用してみてください。
大型連休が休業日の企業なら、通常業務を中断せずに移転作業を進められるため、スムーズな移転が可能です。
連休中は取引先も休業している可能性が高く、移転に伴う業務の影響も最小限に抑えられます。
5月にはゴールデンウィーク、9月にはシルバーウィークといった1週間程度の大型連休があります。
大型連休を利用することで、業務への影響を抑えながら効率的に移転を進められるでしょう。
3．オフィス移転を見送る方がよい時期
オフィス移転に適さない時期は、世間一般的に忙しいとされる年末年始と引越しシーズンです。
なぜ見送る方がよいのか解説していきます。
・年末年始（12月～1月）
オフィス移転を計画する際、年末年始にあたる12月～1月は極力避ける方がよいタイミングです。
12月は年末業務に追われる企業が多い上、忘年会や各種イベントが重なりやすく、引越し作業に充てる時間を確保しにくくなります。
また、年末年始休暇の影響で、引越し業者のスケジュールが埋まりやすく、行政機関も閉庁するため、移転手続きが滞る可能性があります。
手続きの遅れや業者の手配不足により、移転完了および通常業務の再開が遅れる問題を避けるためにも、年末年始の移転は避ける方が無難です。
・一般的な引越しシーズン（3～4月）
オフィス移転を計画する際、3〜4月は避けた方がよいタイミングです。
3〜4月は、個人の引越しが集中するいわゆる引越しシーズンで、コストやスケジュール面で不都合が生じやすくなります。
引越し業者の需要が高まる時期のため、費用が通常時の数倍に跳ね上がるなど、移転にかかるコストが大幅に増える可能性があります。
また、業者のスケジュールが埋まりやすく、希望する日時に移転作業を行うことが難しくなる場合もあります。
3月から4月は引越し業者の繁忙期で、コストが高くなりやすいため、オフィス移転のタイミングとしては不向きといえるでしょう。
4．オフィス移転のメリット
オフィスを移転すると、コストや従業員のモチベーション、企業にとってもプラスの効果が得られます。
移転のメリットを確認してみましょう。
・コスト削減につながる
オフィス移転には、コスト削減という大きなメリットがあります。
特に、現在のオフィスに無駄が生じている場合や、効率的な運用を目指したい場合に効果的です。
例えば、現在より小規模なオフィスに移転することで、光熱費やインフラ費用といったコストを大幅に削減できます。
また、賃料の高い都心部から、比較的安価なエリアに移転することで、毎月の賃料負担を軽減することも可能です。
賃料や光熱費を含むさまざまな運営コストを見直し、最適化するきっかけとして、オフィス移転は非常に有効な手段です。
・従業員のモチベーションが向上する
オフィス移転は、従業員のモチベーション向上にもつながる重要な要素です。
新しいオフィスや快適な作業環境を提供することで、社員の満足度が高まり、結果的に仕事へのモチベーションがアップします。
また、移転とともにオフィスのレイアウトを見直し、コミュニケーションが取りやすいデスク配置やリラックススペースを確保すれば、社員のやる気はますます引き出されるでしょう。
オフィス移転は、単に業務空間の変更にとどまりません。
従業員のモチベーション向上を促進し、企業全体の成長にも貢献する効果的な手段となります。
・人材確保に役立つ
オフィス移転は、人材の確保にもつながる大きなメリットがあります。
一般的に、就職希望者はオフィス環境を含めた職場環境を重要視しています。
清潔感があり、居心地が良く、女性にも配慮された設備が整っているオフィスは、企業の信頼性を高め、求職者にとっても魅力的に映るでしょう。
人材を確保したい場合は、オフィス移転を検討してみてください。
移転によって優秀な人材を惹きつける環境を整えることは、長期的な成功につながる重要な戦略です。
・企業のイメージアップを図れる
オフィス移転は、企業のイメージアップにも大きく貢献します。
移転先のオフィスが洗練されたデザインであれば、企業の印象を大きく改善し、取引先からの信頼を得やすくなります。
古くて清潔感が欠けるオフィスよりも、新しく清潔でモダンなオフィスの方が、企業の信頼性が高くなり、商談や交渉をスムーズに進めやすいでしょう。
また、オフィスの立地も企業イメージに大きく影響します。
例えば、アパレル業界であれば青山や六本木、金融業界では丸の内や大手町など、特定の地域が業界のブランド価値を高めることがあります。
立地やデザインにこだわったオフィスへの移転は、企業のイメージをさらに強化する手段です。
5．まとめ：最適なタイミングでオフィス移転を決行しよう
オフィス移転は、タイミングを見極めることが重要です。
適切な時期に移転を計画することで、賃貸契約の更新時期や従業員数の変化、オフィスの老朽化、周辺環境の影響など、さまざまな要因を考慮した効率的な移転が可能になります。
特に、決算期や閑散期、大型連休などを活用することで、コスト削減やスムーズな移転作業が期待できる一方、年末年始や引越しシーズンは避けるべき時期です。
移転によって新たなオフィス環境が整えば、企業の信頼性や魅力が高まり、より多くの優秀な人材を引き寄せ、従業員の働きやすさも向上します。
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