近年は、「会議室が足りない」「省スペースのオフィスのため、会議室を設けることができない」といった悩みを持つ企業が多いようです。
このような課題を解決するためには、オープンミーティングスペースの導入が効果的です。
限られたスペースをうまく活用し、社員間のコミュニケーションを促進しつつ、業務効率を保てます。
本記事では、オープンミーティングスペースのメリットと導入時のポイントを紹介します。
INDEX
1．オープンミーティングスペースとは？
2．オープンミーティングスペースの種類
3．オープンミーティングスペース導入のメリット
4．オープンミーティングスペースの設置手順
5．オープンミーティングスペース設計のポイント
6．まとめ
1．オープンミーティングスペースとは？
オープンミーティングスペースとは、壁やドアで区切られず、開放的に設けられた会議スペースのことです。
一般的な会議室と異なり、基本的に予約なしで誰でも自由に使用できます。
短時間のミーティングやカジュアルな話し合いの場に活用できるのはもちろん、チームの一体感や協力関係が強まりやすいことも、開放感のあるミーティングスペースならではのメリットです。
さらに、ミーティングスペースは内装のデザインや家具・設備の配置を工夫しやすく、柔軟なレイアウトが求められる現代のオフィス環境に適しています。
仕事のスタイルやチームのニーズに合わせて活用できるオープンミーティングスペースは、多様化する現代の働き方に欠かせない存在となるでしょう。
2．オープンミーティングスペースの種類
オープンミーティングスペースには大きく分けて3つの種類があり、企業の目的やオフィス環境に応じて適切なタイプを選べます。
ここからは、開放度の異なる3種類をご紹介します。
・フルオープン型
フルオープン型は、壁や仕切りが一切ない開かれたスペースです。
そのため従業員が気軽に集まりやすく、コミュニケーションを活性化させたいシーンはもちろん、アイデアが求められる場面で効果を発揮します。
ただし、フルオープン型は、静かな環境が必要なミーティングには向いていません。
用途に応じて他のスペースと組み合わせると効果的です。
・セミオープン型
セミオープン型は、パーテーションや観葉植物を用いて、軽く仕切りを設けたスペースです。
視線や音を適度に遮ることで、集中しやすい環境を提供しながらも、オープンな雰囲気を保てます。
カジュアルなミーティングや簡単なプレゼンテーションなどに好適です。
レイアウトの自由度が高いため、オフィスを柔軟にデザインしたいときにも適しています。
・スタンディング型
スタンディング型は、立ったまま利用するミーティングスペースです。
ミーティング中に座らないため、会議が自然と短時間で済み、要点がまとまりやすいのがメリットです。
また、わずかな空間でもすぐに設置できるため、省スペースのオフィスにも向いています。
立ち姿勢は軽い運動効果もあることから、長時間のデスクワークの合間にリフレッシュできるところも魅力です。
3．オープンミーティングスペース導入のメリット
オープンミーティングスペースを導入すると、オフィスにありがちな課題を解決し、業務効率や働きやすさを向上させます。
ここでは、設置することで得られる、4つのメリットをご紹介します。
・意思決定の迅速化
オープンミーティングスペースには、意思決定をスムーズにする効果が期待できます。
壁やドアで仕切られた従来の会議室と異なり、基本的に予約なしで利用可能です。
すぐに集まってミーティングを始めやすく、課題解決のスピードが速まります。
従業員が臨機応変にスペースを使えることで、意思決定が迅速化することに加え、生産性の向上も見込めるでしょう。
・コミュニケーションの活性化
オープンミーティングスペースの導入は、従業員同士のコミュニケーションを促進する効果もあります。
オープンなスペースにより、日常的な情報共有やアイデア交換が気軽に行えるため、互いの業務内容や進捗をまったく知らないといったことがあまり起こりません。
従業員が自然に関わり合える環境は、同じ部署の従業員同士のコミュニケーションを促進するだけでなく、チーム全体の連携を強化することにもつながります。
・スペースの有効活用
オープンミーティングスペースの導入は、オフィスの限られたスペースを最大限に活用する手段としても役立ちます。
従来の会議室は、専有スペースとして使われがちです。
一方、オープンな会議室なら、必要に応じてスペースを自由に使えるため、柔軟にレイアウトできます。
デッドスペースやちょっとした空間をミーティングエリアとしても活用でき、オフィス全体のスペース効率が向上するでしょう。
・コスト削減につながる
オープンミーティングスペースは、従来の会議室を増設するよりも低コストで設置できる傾向にあり、企業のコスト削減につながるメリットもあります。
壁やドアなどにかかる、大規模な工事は必要ありません。
設置費用が抑えられる上、メンテナンス費用も少なくて済みます。
限られた予算内でオフィス環境を整えたい企業の場合は、コストパフォーマンス面を含めて検討してみると良いでしょう。
4．オープンミーティングスペースの設置手順
オープンミーティングスペースをオフィスに設置する際は、計画的に進めることが重要です。
手順を間違ったり、特定のステップを踏まなかったりすると、理想的なスペースは生まれません。
以下の手順に沿って、目的に合ったスペースを設け、効率的に活用できる環境を整えましょう。
・使用目的の明確化
オープンミーティングスペースを設置するときは、まず使用目的を明確にすることが大切です。
目的が曖昧では、必要な設備や配置が決まらず、スペースを効果的に活用できません。
例えば、「部門を越えた大規模なミーティングの場として利用する」「少人数での集中したミーティングに使う」など、具体的に決めておくとスムーズです。
目的に応じてレイアウトや必要な家具が異なるため、設置前に定義しておきましょう。
・設置場所と使用人数の決定
オープンミーティングスペースの設置目的が明らかになったら、次は設置場所を決めます。
オフィス内でどのエリアに設置するかを選ぶ際には、執務エリアとの距離感や人の動線、広さ、採光性などを考慮してください。
実際に設置するときは、あらかじめおおよその使用人数を決めておきましょう。
人数によって必要となる家具や設備、レイアウトが変わってきます。
なお、オープンミーティングスペースは5人前後の少人数での利用が一般的です。
・家具や設備の選択
家具や設備選びも、オープンミーティングスペースを設置するときの重要なポイントです。
決めておいた使用目的や人数に応じて、適切な家具を選ぶことで、スペースの使い勝手を向上させられます。
ミーティングを円滑に進めるためには、ホワイトボードやプロジェクター、Wi-Fi環境などが欠かせません。
スペースに適した家具・設備の詳しい選び方は、次の見出しで後述します。
5．オープンミーティングスペース設計のポイント
オープンミーティングスペースを効果的に設計するためには、設置場所や導入する家具・設備において、一定の基準を押さえることが大切です。
スペースの使い勝手や社員の満足度を高める、3つのポイントを解説します。
・執務エリアの近くに設置する
オープンミーティングスペースは、執務エリアの近くに設置することが理想的です。
従業員の移動時間と手間を省けるため、作業の合間でも気軽にコミュニケーションが取れます。
突発的な相談や、短時間の打ち合わせへの対応も容易です。
利用頻度の高いエリアに設置すると、利便性が向上する上、従業員の負担も軽減できるでしょう。
・可動式の家具や設備を選ぶ
オープンミーティングスペースを設計するときは、可動式の家具や設備を選んでみてください。
柔軟なレイアウト変更が可能な状態であれば、さまざまな用途に対応できます。
また、家具や設備を簡単に移動させられることで、清掃やメンテナンスもしやすくなり、長期的に快適な環境を保てるのもポイントです。
・プライバシーに配慮する
オープンミーティングスペースは、開放的な空間であることが魅力な反面、プライバシーへの配慮は欠かせません。
周囲の音や視線が気になる場合があるため、適度な仕切りや音響対策を施すよう工夫してみてください。
例えば、パーテーションや観葉植物で軽く仕切りを設けたり、音を吸収する素材を使ったパーテーションを導入したりすることで、音漏れや視線を遮れます。
プライバシーを守りながらも、開放感を保つためのバランスを意識しましょう。
6．まとめ：オープンミーティングスペースを活用しよう
オープンミーティングスペースは、コミュニケーションの活性化や意思決定の迅速化に効果的です。
壁やドアで仕切らない開放的なスペースは、限られたオフィス空間を効率的に活用できるため、省スペースのオフィスにも導入できます。
オフィスに適した種類を選んだ上で、導入メリットと設置手順を参考にし、より良いオフィス環境を目指しましょう。
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