オフィスの移転が決まったものの、全体的なスケジュールや必要な手続き、届出などが分からず戸惑う企業もあるでしょう。
スムーズに移転するためには、流れとスケジュールを把握した上で、どの期間にどの手続きが必要かを知っておくことが大切です。
本記事では、オフィス移転に必要な手続きをリストアップした上で、税務署や法務局など、公的機関への届出方法についても分かりやすく解説します。
INDEX
1．オフィス移転の流れと全体スケジュール
2．オフィス移転に必要な公的手続き一覧
3．オフィス移転に必要な民間手続き一覧
4．オフィス移転の注意点
5．まとめ
1．オフィス移転の流れと全体スケジュール
オフィス移転の際は、基本的に以下の流れに沿って進めます。
①プロジェクトチームの発足
②予算とスケジュールの確定
③現オフィスの解約予約
④不動産・オフィス家具などの業者探し
⑤移転先（新オフィス）の選定
⑥レイアウト・内装の決定
⑦オフィス家具とOA機器の選定
⑧各種工事の手配と打ち合わせ
⑨クライアント・社内への移転周知備品や書類の住所変更
⑪移転先の施主検査
⑫搬入・搬出の立ち合い
⑬原状回復と引き渡し
⑭移転完了の周知
移転を決定した後、プロジェクトチームのメンバーが中心となって、移転に伴う予算やスケジュールなど具体的な内容を決定していきます。
並行して、必要な手続きを進めることが一般的です。
スムーズな移転のためには、半年前までに準備を開始すると良いでしょう。
2．オフィス移転に必要な公的手続き一覧
オフィス移転に伴う手続きには、税務署や法務局などへの届出があります。
ここからは、公的機関への手続きを解説していきます。
・税務署への届出
オフィス移転において、税務署に提出が必要な書類は以下の3種類です。
・給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
・事業開始等申告書
・異動届出書
このうち期限が明記されているのが「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」であり、移転後1カ月以内に税務署に提出しなければなりません。
提出方法は窓口に出向く他、郵送・e-Taxも可能です。［注1］
「事業開始等申告書」の提出期限は、各税務署によって異なります。
移転元・移転先の両方で提出が必要なため、事前に確認しておきましょう。
「異動届出書」の提出期限は定められていませんが、移転後は速やかに提出することをおすすめします。
［注1］国税庁「A2-7 給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」
・法務局への登記変更
オフィス移転において、法務局に提出が必要な書類は以下のとおりです。
・本店・支店移転登記申請書
「本店・支店移転登記申請書」は、移転日から2週間以内に提出しましょう。
期限を過ぎてからの申請は、過料を科されることもあるため注意が必要です。
［注2］法務局「商業・法人登記の申請書様式」
・その他の公的機関への届出
税務署・法務局の他に、オフィス移転に提出が必要な公的機関への書類は以下のとおりです。
【移転前】
防火対象物工事等計画届出書
防火対象物使用開始届出書
消防計画作成（変更）届出書
防火・防災管理者選任届出書
【移転後】
適用事業所名称/所在地変更（訂正）届
労働保険名称、所在地等変更届
雇用保険事業主事業所各種変更届
自動車保管場所証明書（社用車の車庫証明書）
移転前に提出が必要な書類
オフィスの修繕、模様替え、間仕切り変更等の工事を行ってから移転する場合、「防火対象物工事等計画届出書」の提出が必要です。
移転先の管轄となる消防署に対し、内装工事着手の7日前までの提出が求められるため、早めに手続きをしておきましょう。［注3］
工事の有無に関わらず、同消防署に対しては移転当日の7日前までに「防火対象物使用開始届出書」「消防計画作成（変更）届出書」の提出も必要です。［注3］
また、特に期限は設けられていないものの、「防火・防災管理者選任届出書」も提出する必要があります。
［注3］東京消防庁「新たにテナントを使用する皆様へ」
移転後に提出が必要な書類
移転後すぐに提出しなければならない書類が「適用事業所名称/所在地変更（訂正）届」です。
移転日から5日以内に、社会保険の窓口に届け出ましょう。
郵送や電子申請でも構いません。［注4］
「雇用保険事業主事業所各種変更届」「労働保険名称、所在地等変更届」は、移転後10日以内の提出が必要です。
移転先の管轄労働基準監督署、もしくは公共職業安定所（ハローワーク）に持参・電子申請しましょう。［注5］
また、「自動車保管場所証明書（社用車の車庫証明書）」は、最寄りの警察署に申請に行きます。
申請後3～7日ほどで交付されるため、交付後1カ月以内に運輸支局へ提出しましょう。［注6］
［注4］日本年金機構「適用事業所の名称・所在地を変更するとき（管轄外の場合）の手続き」
［注5］東京労働局 東京ハローワーク「適用事業所に関するQ&A」
［注6］警視庁「保管場所証明申請手続（窓口申請）」
3．オフィス移転に必要な民間手続き一覧
オフィス移転には公的機関への届出だけでなく、取引・利用のある民間サービスへの手続きも必要です。
あわせて確認しておきましょう。
・クレジットカード・銀行口座の情報変更
オフィス移転に伴い済ませておきたいのが、法人として契約しているクレジットカードや銀行口座の情報変更です。
変更し忘れがあれば、支払いがきちんと行われない場合があります。
クレジットカード・銀行口座の情報変更に必要な手続きは、Webや郵送で簡単にできるケースが多いものの、必要書類や手続きにかかる日数は各サービスにより異なります。
複数所有している場合は、手続きの方法を含め、全てリスト化しておくと失敗が少ないでしょう。
・転居届の提出
郵便局への転居届の提出も、オフィス移転の際に行っておくと便利な手続きの一つです。
転居届を出しておけば、届出日から原則1年間、移転元に届いてしまった郵便物を、移転先に転送してもらえます。［注7］
住所変更漏れがあった時に役立つサービスで、手続きは郵便局の窓口やウェブサイト、ポスト投函から選択可能です。
ただし、移転届は届出日以降の適用となるため、必ず移転日より前には提出しておきましょう。
［注7］日本郵便株式会社「転居・転送サービス」
・電気・水道・ガス・インターネット回線などの手続き
電気や水道、ガス、インターネット回線などの手続きも、オフィス移転には必須です。
移転前の契約を引き継ぐ場合は、インターネットや郵送での手続きで簡単に済むケースがほとんどですが、新規開設やプラン変更、工事が必要になるケースでは数カ月かかる場合もあります。
特にインターネット回線や電話の手続きは、今のプランを続行できるのか、他社への乗り換えが必要なのかを事前に確認しておきましょう。
4．オフィス移転の注意点
オフィス移転で後悔することのないよう、事前に注意点についても把握しておきましょう。
・スケジュール管理に注力する
オフィスを移転するにあたって、注力したいのがスケジュール管理です。
先述のとおり、移転には一定の期日までの手続きや届出が欠かせません。
特に気を付けたいのが、原状回復工事と引き渡しの期日です。
引き渡しまでに原状回復工事が終わらなければ、違約金を取られかねません。
ただでさえコストがかさむオフィス移転において、余分な費用を避けるためには、工事の期日についても確認しておきましょう。
・従業員への配慮を忘れない
オフィス移転後は、従業員の様子に気を配ることも大切です。
新しいオフィス環境が、必ずしも働きやすいものであるとは限りません。
設備の配置や質によっては、従業員に負担がかかる可能性もあります。
オフィス移転は従業員全体に大きな影響を与える一大イベントです。
移転したらそれで終わりではなく、従業員の意見も聞きながら改良を重ねていくことで、成功につなげられるでしょう。
5．まとめ：必要な手続きを把握してスムーズなオフィス移転を
オフィスを移転する時は、発足したプロジェクトチームの管理の元、必要な期間に必要な手続きを行わなければなりません。
移転前にやるべき手続きを失念していると、コストや業務にしわ寄せが及ぶ可能性もあります。
やることをリストアップし、順序良く進めていけば、円滑にオフィス移転が完了できるでしょう。
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