オープンオフィスとは、壁や仕切りのないレイアウトを採用したオフィスのことです。
開放的な空間が特徴であり、コミュニケーション活性化を期待して導入する企業は少なくありません。
しかし、デメリットも存在するので、自社に適したレイアウトなのか見極めが必要です。
本記事では、オープンオフィスのメリット・デメリットや導入する際のポイントを紹介します。
INDEX
1．オープンオフィスの4つのメリット
2．オープンオフィスの5つのデメリット
3．オープンオフィスを導入する際のポイント
4．オープンオフィスを導入する際の注意点
5．まとめ
1．オープンオフィスの4つのメリット
オープンオフィスには壁や仕切りがないため、運用コストの軽減やコミュニケーションの活性化などのメリットが期待できます。
ここでは、オープンオフィスのメリットを紹介するので、導入を考えている方は参考にしてください。
・従業員同士のコミュニケーションが活性化する
オープンオフィスを導入することで、従業員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。
オープンオフィスは壁や仕切りがなく、すぐに相談しやすい環境です。
そのため従来のオフィスと比べて、コミュニケーションの機会が多くなります。
仕事中でもアイコンタクトを交わしやすく、柔軟な交流が可能です。
気軽に声をかけられるので、円滑な業務の遂行につながります。
従業員同士のコミュニケーションを増やしたい企業は、オープンオフィスの導入を検討してみましょう。
・新しいアイデアが生まれやすい
従来のオフィスと比較して、オープンオフィスは人との距離感が近い点が特徴です。
従業員同士が気軽に言葉を交わせるため、新しいアイデアが生まれやすくなります。
オープンオフィスには部署内だけでなく、他の部署との間にも仕切りがありません。
異なる部署間の従業員が交流することは、今までとは違った価値観に触れる機会になるでしょう。
また、従業員同士の何気ない雑談から、斬新なアイデアが生まれる可能性もあります。
・オフィスの運用コストを軽減できる
オフィスの運用コストを軽減できる点も、オープンオフィスを導入するメリットの一つです。
オープンオフィスなら、各部署のためにわざわざ部屋を用意する必要がありません。
壁や仕切りがあることで、デッドスペースとなっていた空間も効果的に利用できます。
また、従業員の増加で現在のオフィスが手狭になった場合にも、オープンオフィスの導入でスペース不足を解消できるかもしれません。
一つのフロアで多くの従業員が効率的に働ける環境が整えば、賃貸料金の削減にもつながります。
・開放的な職場環境で働ける
オープンオフィスの導入により、従業員は開放的な職場環境で働けるようになります。
仕事中とはいっても、従業員がパフォーマンスを発揮するには適度なリラックスが重要です。
壁や仕切りで区切られた環境とは異なり、オープンオフィスなら開放的な空間を提供できます。
また、開放的な職場は従業員のモチベーションを向上させたい場合にも効果的です。
2．オープンオフィスの5つのデメリット
オープンオフィスにはさまざまなメリットがありました。
しかし、同時にデメリットも存在しています。
オープンオフィスの導入を検討している方は、デメリットも把握した上で自社に合っているのかを判断しましょう。
・ プライバシーの確保やセキュリティ対策が難しい
従業員のプライバシーの確保やセキュリティ対策が難しくなります。
オープンオフィスでは部署間だけでなく、個人間にも仕切りが設けられていません。
そのため、デスクに近づけば誰でもパソコンの画面を覗ける状況です。
業務で機密情報を扱う場合、オープンオフィスではセキュリティ面の対策が必要になります。
また、人の視線が気になる従業員にとっては、リラックスして働きにくい環境となるでしょう。
・騒音が気になって集中できない場合がある
従業員同士が気軽にコミュニケーションを取りやすいオープンオフィスですが、周りの騒音が気になって仕事に集中できない場合もあります。
開放的なオフィス環境では、物音や話し声などの騒音は避けられません。
イヤホンやヘッドホンで騒音をシャットアウトする方法もありますが、企業の方針によっては利用できないでしょう。
そのため、聴覚が過敏な方にとっては、集中できない環境となってしまいます。
オープンオフィスを導入するなら、従業員の特性に合わせた配慮も必要です。
・生産性が低下する可能性がある
オフィス内に壁や仕切りがないために、生産性が低下する可能性もあります。
従業員同士が気軽に会話できるのはメリットですが、仕事以外の会話が増えることは生産性低下の原因です。
生産性を維持するには、無駄な会話が多い従業員をコントロールしなければなりません。
また、オフィス内の騒音やプライバシーを確保できないことがストレスになり、従業員の生産性が低下するリスクもあります。
生産性を左右する可能性も考慮して、自社に導入するかを検討しなければなりません。
・感染症のリスクがある
オープンオフィスには壁や仕切りがないため、社内で感染症が蔓延するリスクがあります。
従来のオフィスでは部署ごとに部屋が分かれているので、風邪やインフルエンザが流行しても他の部署にまで広がる心配はほとんどありません。
しかし、オープンオフィスでは一つのフロアで複数部署の従業員が働くので、感染症の蔓延を防ぐのは難しいでしょう。
感染症が流行する時期にはオフィス内の換気や湿度管理に注意する必要があります。
・適切な温度管理が難しい
オープンオフィスでは従来のオフィスよりも広い空間になるため、適切な温度管理が難しくなります。
体感温度は一人ひとり異なっており、全従業員が快適と感じる温度の維持はできません。
また、エリアによっては空調が十分に効かない場合もあります。
例えば、暑がりの従業員に合わせた温度に設定すると、寒がりの従業員には上着を着て各自で調整してもらう必要があります。
オフィス内が快適な温度でないために、従業員から不満の声が上がる可能性もあります。
3．オープンオフィスを導入する際のポイント
オープンオフィスの導入では、自社の目的に合っているか、従業員の意見を反映できるかが重要です。
ここでは、オープンオフィスを導入する際のポイントを2つ紹介します。
・目的に応じて導入すべきか判断する
オープンオフィスを導入する際は、自社の目的に合っているかを確認してください。
オープンオフィスが効果を発揮するかは、企業の状況や解決したい課題によって異なります。
そのため、まずはオフィスのレイアウト変更で解決したい課題を洗い出しましょう。
例えば、「従業員同士のコミュニケーションを増やしたい」「従業員の増加に対応するため」などの目的であれば、オープンオフィスが課題解決につながります。
自社に適したオフィスレイアウトなのかを慎重に判断することが大切です。
・従業員の意見を取り入れる
従業員の意見を取り入れることで、より働きやすい環境を提供できます。
そのため、オープンオフィスを導入する前に、レイアウトに関するアンケートを実施しましょう。
企業の上層部が良いと思ったレイアウトであっても、従業員にとっては使い勝手が悪いかもしれません。
従業員が快適に働けない環境なら、オープンオフィスの導入は無駄に終わってしまいます。
実際に働く従業員に対してヒアリングを行い、オフィスのレイアウトに反映してください。
4．オープンオフィスを導入する際の注意点
オープンオフィスを導入する際は、事前に明確なルールを決めて他の従業員に配慮する環境作りを心掛けましょう。
例えば、電話やWeb会議を専用エリアで行えば、騒音が気になる従業員に配慮できます。
イヤホンの使用を認めることで、聴覚が敏感な従業員でも周りの音をシャットアウトしやすいでしょう。
また、従業員の生産性を維持するには、集中できるブースの導入も効果的です。
一部のデスクにはパーティションを設置し、プライバシーの確保やセキュリティ対策を行いましょう。
5．まとめ：導入する目的を明確にして上手にオープンオフィスを活用しよう
オープンオフィスにはコミュニケーションの活性化や新しいアイデアの創出など、さまざまなメリットがあります。
一方で、集中力や生産性の低下などのデメリットもあるため、導入する際は慎重な判断が必要です。
ただし、目的を明確にした上で導入すれば、自社が抱える課題の解決につながります。
まずは導入目的を明確にして、オープンオフィスを上手に活用しましょう。
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