効率的なオフィス運営は、削減できるコストをカットすることからスタートします。
無駄のないオフィスは仕事がしやすく、中長期的には従業員の働きやすさにもつながり、企業の成長戦略の一環として不可欠なものです。
今回は、コストカットの真髄と効率的な経費削減の考え方、検討すべきポイントなどをまとめました。
INDEX
1．企業成長に不可欠なコストカット
2．削減できるオフィスコストとは
3．まとめ
1．企業成長に不可欠なコストカット
前年度よりも高い利益を得るには、売上そのものを増大させること、もしくはコストカットにより純利益を追求することが必要になります。
2022年後半から、原材料の高騰はとどまることを知らず、2024年には働き方改革に関連した物流の問題が懸念されています。
ゆえに、社員の努力だけで売上を増大させるのは、なかなか困難な時代と言っても良いかもしれません。
しかし、純利益を追求することは工夫次第で可能です。
とはいえ、コストカットは方法を間違えると業務がスムーズに運営できなくなるリスクがあるため、よく検討して、無駄のみを効率よくカットしていく必要があります。
2．削減できるオフィスコストとは
オフィスコストを削減するにあたり、やってはいけないことがあります。
それは、従業員のモチベーションを下げる施策、中長期的に不利益となる施策、理由の不明確な施策です。
・従業員のモチベーションを下げる施策
従業員が働きにくくなるようなコストカットはNGです。
例えば、オフィスの清掃回数を極端に減らす、これまで従業員の支えとなっていた福利厚生を撤廃するなどは、大きな経費削減につながるとしても行うべきではありません。
さらに、大幅なリストラも短期的には人件費削減となりますが、従業員一人当たりの業務が増えて残業が増える可能性が高いため、長い目で見ると効果的なコストカットとは言えないでしょう。
・中長期的に不利益となる施策
先に挙げた理由と一部重なる部分もありますが、短期ではなく中長期的な利益を見るべきです。
例えば、日没までフロアライトを使わずに仕事をすれば、その分の電気料金は節約できるかもしれませんが、長い目で見れば作業効率が落ちて業務に余分な時間がかかることは明白です。
オフィスコストの削減は、その場しのぎではなく、あくまで成長戦略として行うのが基本です。
・理由の不明確な施策
「できそうだから」、「経費の削減につながりそうだから」という不明確な理由でコストカットを行うと、意外なところで不都合が生じてしまう場合があります。
そうならないよう、コストカットは実施前に必要性を検討し、行った場合のメリットとデメリットを充分に検討した上で行うようにしましょう。
・オフィスコストを削減する方法5つ
これらのNGなアイデアをふまえて、実際によく行われているオフィスコストの削減案をご紹介します。
【移転してオフィスの賃料を下げる】
初期費用はかかるものの、中長期的に見ると削減度合いが大きいのがオフィス移転です。
今のオフィスが人員に対して広すぎる場合、従業員数に見合ったスペースのオフィスへ引っ越すことで、賃料を節約できることがあります。
また、立地を見直す、バーチャルオフィスやレンタルオフィスを活用しながらフレキシブルな働き方を許容するビジネスのあり方を構築するのも良いかもしれません。
現在の業態や従業員数に合わせた適正なオフィスを選ぶことは、コストカットだけでなく働きやすさにもつながっていきます。
【ITコストの見直し】
ITコストは、テレワークの導入も含めて抜本的に検討する方が良いケースがあります。
ただし、古いデジタル機器を入れ替える、テレワーク体制を整えるとなると初期費用がかさむ可能性もあるので、中長期的に見てどれくらいまでなら初期費用として許容できるか、事前にしっかりと決めておきたいところです。
デジタル機器は購入よりもリース契約の方が、最新の機種をお得に使える場合もあるので、法人用のリースも検討材料に入れておくことをおすすめします。
【エネルギーコストの見直し】
エネルギーコストの見直しとは、節水、節電、電化製品の使い方の見直しなどが具体的に挙げられます。
消費電力の少ないLEDを使うようにしたり、エアコンの使い方や設定温度を少しでも電力が節約できるスタイルに変えたり、小さなことでも積み重ねていくことでコストカットが可能になります。
節水と節電は、従業員の協力が不可欠になるので普段から呼びかけをして、理解を得ておく必要があります。
【消耗品使用の見直し】
ボールペン1本、クリップ1つの使い方でも、コストカットにつなげることは可能です。
購入方法のアイデアとしては、ある程度まとめて大量発注して割引を受ける、使用頻度の低い消耗品はオフィス全体の共用備品として無駄なストックを減らすといった施策が挙げられます。
消耗品のストック状況や注文状況を一括で管理できるシステムもあるので、大量に消耗品を使用するオフィスは、こうしたシステムの活用も有効です。
【レンタルの活用検討】
ITコストの項目でリースの可能性について触れましたが、オフィス備品や家具は、レンタルの方がコストカットにつながることもあります。
一般的にレンタルは短期利用のことを意味し、リースは長期利用で借りることを意味します。
デジタル機器のリース契約は一定期間で新しい機種に入れ替えることができるため、高い性能を有するデジタル機器が必要なオフィスは便利です。
家具や家電もレンタルできるものがあるので、コストカットにつながりそうと思ったら検討材料にくわえるのがおすすめです。
・オフィスデザインでローコストを実現：レイアウト変更も検討を
オフィスデザインを変えることで、ローコストなオフィス運営を叶えることもできます。
オフィスレイアウトを変更する時には、次のような初期費用がかかります。
・内装費
・回線工事料
・什器の買い替え
しかし、こうした初期費用をかけてオフィス自体をローコストな形に変えてしまえば、月々のランニングコストを抑えられたり、業務効率を改善して業績を伸ばしたりできる可能性が生まれます。
オフィスのレイアウトが昔から変わっていない、テレワークやフリーアドレスに切り替えたいけれどオフィスの仕様が障壁となっている、オフィス設立当時と業態や従業員数が変わったにも関わらずレイアウトがそのままである、という場合は、思い切って初期費用をかけレイアウト変更をするのがおすすめです。
3．まとめ
物価高騰や2024年問題が降りかかる昨今は、企業にとって厳しい時代です。
だからこそ、いかなる事態にも対応できる柔軟なオフィススタイルが求められていると言えるのかもしれません。
オフィスコストを削減するには、小さなことから大きなことまで、自社の課題を洗い出すことがまず必要です。
削減すべき点=無駄な部分や不便な部分を可視化することで、改善すべき道筋が見えてきます。
コストカットをする際は、従業員にもヒアリングを重ねて、理解を得ることが重要です。
経費削減を他人事ではなく、従業員一人ひとりに関連することと周知することで、有益なアイデアをもらえるはずです。
オフィスコストの削減を会社全体で取り組み、すっきりとしたオフィスを作りましょう。
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