働き方改革や感染症の拡大に伴い、オフィスに出社して働く「オフィスワーク」と、オフィスと離れたところで働く「リモートワーク」を併用する企業が増加しています。
このような働き方を「ハイブリットワーク」といい、導入することで様々なメリットがあります。
今回は、ハイブリットワーク導入のメリットや、オフィスワークとテレワークの効果的な併用方法についてご紹介します。
INDEX
1．ハイブリットワークのメリット
2．オフィスワークとリモートワーク・テレワークの効果的な併用
3．まとめ
1．ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークには次のようなメリットがあります。
・柔軟な働き方ができる
ハイブリットワークの最も大きなメリットは、柔軟な働き方ができることです。
社員は自分のライフスタイルに合わせた働き方ができるようになるため、ワークライフバランスの実現が可能になります。
特に、育児や介護をしている、働く場所に制限のある人にとっては、ハイブリットワークができる職場は魅力的な環境です。
・人材不足の解消
ハイブリットワークによる柔軟な働き方は、社員の満足度の向上につながり、離職率の低下に貢献します。
また、リモートワークを導入することで、働く場所に制限を受ける人の雇用も可能になるため、人材不足の解消や優秀な人材の確保にもつながります。
・生産性向上
テレワークを導入することで、出勤時間や交通費を削減でき、通勤時のストレスも軽減できるため、生産性が向上します。
対面での打ち合わせなどはオフィスへの出勤が必要となりますが、データ入力などの個人で完結する業務であれば、テレワークでも問題ありません。
仕事内容に合わせてテレワークを活用することで、業務の効率化になります。
・オフィスの縮小化・オフィス空間の形成
ハイブリットワークの導入により、オフィスに出社する社員数は減少します。
そのため例えば、ハイブリッドワークと同時にフリーアドレスを導入することで、執務スペースの縮小化を可能とします。
オフィス面積の削減は、コストダウンや生産性の向上につながるほか、新たな設備をつくるスペースにもなります。
休憩室や集中ブース、パーソナルスペースの設置や拡張を検討してみるのもよいかもしれません。
出社する社員数を調整することで、空間を有効活用して、快適に過ごせるオフィスづくりに取り組みましょう。
・出社が困難な状況での勤務
感染症の罹患や地震・台風などの自然災害によって、オフィスへの出勤が困難になる場合があります。
そうした場合、即座に在宅勤務に切り替えられるため、ハイブリットワークの環境を整えておくことで、緊急時でも滞りなく業務を継続できます。
2．オフィスワークとリモートワークの効果的な併用方法
ここからは、ハイブリットワークの効果的な導入方法をご紹介いたします。
テレワークとオフィスワークの併用を実現するためには、ルールの策定・環境づくり・セキュリティ対策が非常に重要です。
・ルールの策定
ハイブリットワークの導入を円滑に行うために、重要なポイントとなるのがルールの策定です。
社員の働きやすさを最優先し、細かいルールの策定は控えましょう。
社員が自分の状況に応じて自由に選択できる環境を整えることで、働きやすさを向上させるだけでなく、主体性を育むことにもつながります。
柔軟な働き方のために、全社共通のルールではなく、部署やチームごとのルールを定めることで、一人ひとりの業務に合った働き方が可能になります。
・環境づくり
デザインを統一することで、洗練された雰囲気の演出が可能になります。
統一感を出すために最も重要なポイントは、色使いを意識することです。
オフィスデザインに使用するテーマカラーを決め、その色と同じトーンや同系色を使用してインテリアを揃えることで、一気にバランスの良いオフィス空間になります。
また、シンプルなデザインのオフィスでポイント的に模様を取り入れることで、整然とした雰囲気の中でもクリエイティブさを感じることができます。
【フリーアドレスの導入】
フリーアドレスは、従来のような個人専用の固定席を設けずに、働く席を自由に選択できるオフィススタイルです。
日々出社する社員の人数が変動するハイブリットワークでは、フリーアドレスの導入が不可欠です。
フリーアドレスを取り入れることで作業効率の向上やコミュニケーションの活性化を図れます。
しかし、業務形態によっては働きづらさが生じる場合もあります。
フリーアドレスの導入を検討する場合、自社に合っているかどうかを協議し、不安が残るようであれば部署内やチーム内でのグループアドレスや、一部固定席を残すなど、暫定的な措置をするのも良いかもしれません。
詳しくは『フリーアドレスオフィスの作り方とメリット・デメリット』をご覧ください。
【WEB会議のための環境づくり】
企業によっては、急な会議や打ち合わせが発生する場合もあると思います。
オフィスワークでは即座に対応できていた業務が、ハイブリットワークを導入したことで滞るようなことがあってはいけません。
テレワークを導入する際は、必ずWEB会議のための環境を整えましょう。
特に、フリーアドレスを導入する場合は併せて打合せ専用のブースを設置するなど、オフィスに出社している社員も快適にWEB会議に参加できる環境をつくりましょう。
【ツールの導入】
ハイブリットワークの懸念点として、コミュニケーションの衰退があげられます。
勤務形態に関わりなく社員同士が交流できることが望ましいです。
チャット機能やビデオ通話機能などのコミュニケーションツールを導入し、社員同士が円滑に交流できる場を整えましょう。
また、ハイブリッドワークには勤怠管理の面で難しさが生じます。
打刻や労働時間を正確に管理するために、勤怠管理の環境整備も必要です。
【各種スペースの導入】
オフィスでのコミュニケーションを活性化するために、マグネットスペースやカフェスペースを設置しましょう。
人が自然と集まる空間作りや、コミュニケーションの取りやすい場を設けることで、社員同士のチームワークを深めることにもなります。
・セキュリティ対策
テレワークには在宅勤務の他、サテライトオフィスやコワーキングスペースなども含まれるため、セキュリティ面でのリスクが高まります。
他の企業の社員が同じ場所で働くこともあるため、セキュリティソフトの搭載や情報管理ルールの策定、社員に対する教育を徹底し、自社の情報が漏洩しないよう十分注意しましょう。
情報が入ったパソコン・タブレットの盗難や電話や会議中の話し声が漏れることで、データが流出する危険性があります。
社員が使っているIT機器のセキュリティ環境の整備や、そもそもサテライトオフィスでは機密情報を管理しないなどの対策をして、高いセキュリティ性を保つことが重要です。
4．まとめ
以上、ハイブリットワーク導入のメリットや、オフィスワークとテレワークの効果的な併用方法についてご紹介しました。
ハイブリッドワークは社員の働きやすさや生産性の向上に大きく貢献します。
一方で、ルールや環境を整えないまま導入を進めてしまうと、十分な効果が得られません。
社内のルールやオフィスデザインを見直し、万全の体制を整えた上でハイブリットワークを導入しましょう。
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