社員や求職者が企業に求める条件の一つに「職場の雰囲気の良さ」が挙げられます。
そんな職場の雰囲気に欠かせないのが円滑なコミュニケーションです。
ある調査によると、半数以上の企業がオフィスづくりにおいてコミュニケーションを重要視しているという結果が出ました。
近年、社員同士の交流を促進させるオフィス環境の整備に、多くの企業が取り組んでいます。
今回は、社内コミュニケーションを活性化させるためのオフィス環境についてご紹介していきます。
INDEX
1．社内コミュニケーションの重要性
2．コミュニケーションの変化
3．社内コミュニケーションを活性化させるオフィスの事例
4．オフィスづくりをする上での留意点
5．まとめ
1．社内コミュニケーションの重要性
社内でのコミュニケーションが不足すると、人間関係の険悪化、情報の誤伝、プロジェクトの停滞など、様々な弊害があります。
社内コミュニケーションを活性化することでこうした弊害を防ぐことができ、主に「生産性の向上」と「離職率の低下」の2つの効果が期待できます。
・生産性の向上
社内のコミュニケーションによって良好な人間関係が形成されると情報共有がしやすくなり、業務を円滑に進められます。
また、上層部と一般社員のかかわりは企業理念の浸透や労働環境の改善にも繋がります。
他部署の社員同士が交流することで自分が携わらない業務内容に触れ、それを自身の仕事に生かせることや、会社全体の動向を把握しやすくなることもあります。
・離職率の低下
社員同士の人間関係が円滑になると、離職率の低下にも繋がります。
リクナビの調査によると、社員の退社理由の1位・3位は人間関係による不満でした。
日常的に同僚や上司とコミュニケーションをとることができれば気軽に相談でき、仕事における悩みを払拭できます。
2．コミュニケーションの変化
社内コミュニケーションは仕事をするうえで非常に重要ですが、コミュニケーションの取り方は時代と共に変化しています。
特にここ数年は、働き方改革やＩＴ化、感染症の蔓延によって大きな変化がみられました。
オフィスづくりについて検討するために、企業におけるコミュニケーションの変化を見ていきましょう。
・働き方による変化
従来は、社員全員が決まった時間に出社するのが一般的でした。
しかし、働き方改革や感染症対策の影響で、テレワークや在宅勤務といったワークスタイルの多様化が進んでいます。
オフィスで顔を合わせる機会が減少している中で、社員間の関係が希薄にならないような方法を検討しましょう。
・かかわる人による変化
従来は部署の中で仕事を割り振って進める組織運営が一般的だったため、部署内での情報共有が重要視されていました。
しかし、IT化に伴って単独で出来る仕事が増加し、部署内での交流よりも他部署や他社とかかわることが増加しました。
また、メールやネット上での情報共有が可能になったため全体会議も少なくなり、部署内におけるかかわり方も希薄になりつつあります。
そのため、情報共有がしやすいような環境を整えることが大切です。
・付き合い方による変化
元々社員同士の親交の深め方としては、喫煙所での付き合いや仕事後の飲み会などが一般的でした。
しかし、最近では就業中の喫煙が禁止されていたり、業務外でのかかわりを持ちたがらない人が多かったりと、社内の人とのかかわり方は希薄になりつつあります。
社内での良好な人間関係のためには、男女・年齢・喫煙の有無などに左右されない交流の場が必要です。
社外においても多くの企業間で協業するようになり、加えてコンプライアンスが重視されている現在、従来のような接待によるコミュニケーションは好ましくありません。
社内・社外共に、人との付き合い方は大きな変化を迎えています。
3．社内コミュニケーションを活性化させるオフィスの事例
コミュニケーションを活性化させるためのオフィスづくりには、こうした時代の変化に対応することが重要です。
また、時代の変化を押さえたうえで、会社が求めている働き方や交流の仕方も加味してオフィスづくりを進めましょう。
それでは、デスク配置やスペースの観点からコミュニケーションを活性化させるための事例をご紹介します。
・デスク配置
従来、オフィスフロアのデスク配置は部署ごとや役職の順に島型に並べられるのが一般的でした。
しかし働き方が変化してきた現在、働きやすさや動線を考えたうえで、仕事の目的や働き方にあったデスク配置にする必要があります。
【同フロアに全部署の席を設置】
会社規模が大きな会社は部署ごとにフロアが異なり、他部署との関係は希薄になります。
同じフロアに全部署の席をレイアウトすることで、部署を越えた交流が可能になります。
【フリーアドレス】
フリーアドレスは固定の席を設けずに、自由に働く席を選べるオフィススタイルです。
作業スペースを自由に選択できることから開放感があり、部署の垣根を越えた交流も可能です。
【背面型】
部署ごとに背中合わせでまとまるデスク配置です。
業務中は背中合わせですが、振り返ると向かい合わせになるため交流のしやすさが魅力です。
個人作業とコミュニケーションの両立が可能になります。
【クロス型】
デスクをジグザグに並べるレイアウトで、席に着く際の動線を固定せず、様々な人とのコミュニケーションの機会を増やすことができます。
・各種スペースを設ける
【マグネットスペース】
マグネットスペースとは、休息や用事の為に人が集まる、部署の垣根なく共同で利用できる空間のことです。
コピー機周辺や休憩スペースなどを指し、場の共有によって社員同士の接点が増えるため社内のコミュニケーションを活性化できます。
【リラックススペース】
社員が十分な休息を取ることは生産性の向上に繋がります。
休憩スペースやカフェスペースなどが社員にとって快適な場所となれば、職場に対する満足度も高まります。
飲み物を充実させたり、推薦図書やマンガを置くなどの工夫によって、社員同士の気軽な交流の場となり、過ごしやすい空間となります。
【ミーティングスペース】
会議室と比べて開放的で気軽に利用できるため、社内のコミュニケーションの活性化に繋がります。
ミーティングスペースはカジュアルでオープンな雰囲気が適しており、必要に応じてモニターや資料、ホワイトボードなどを取り入れましょう。
会議室よりも対面の距離が近いファミレス席や円卓を取り入れることで、社員が積極的に発言しやすい環境となり創造性の向上にも繋がります。
社員同士での交流が持ちやすくなることで情報交換や意見の共有などもしやすく、意思決定の迅速化により業務の効率化にも繋がります。
【フリースペース】
大人数を収容できるフリースペースは、レイアウトによって様々な用途で使用することができます。
少人数の打合せから社内行事まで活用でき、社員同士の交流に便利です。
セミナー用のスペースやカフェスペースと兼用するのも良いでしょう。
【オープンスペース】
開放感のあるオープンスペースは守秘性の低い打ち合わせや商談に適しています。
ミーティングスペースやリフレッシュエリアと兼用している企業もあります。
【立ち話スペース】
立ち話スペースは短時間の打ち合わせに適しています。
あえて席を設けないことで気軽な交流ができ、会議や打ち合わせ時間の短縮化にもなります。
4．オフィスづくりをする上での留意点
コミュニケーションを円滑化するためのオフィス環境についてご紹介してきましたが、これらを取り入れるためにはいくつか留意点があります。
交流のしやすいオープンな環境だからこそ、それが弊害にもなり得るのです。
コミュニケーションを活性化させるためには、次のことを意識したうえでオフィスづくりするよう注意が必要です。
・セキュリティ対策
フリースペースを増加させることで、機密情報が漏洩するリスクが高まります。
オープンなスペースでは重要な情報についてのやりとりは行わない、機密資料の厳重な管理、エントランスのセキュリティレベルを上げるなどの対策が必要です。
・集中して業務を行えるスペースを設置
コミュニケーションが取りやすいオフィスにするということは、オープンな環境が増えるということです。
オープンな環境はプライベートな空間が無くなり、それによってストレスを感じてしまったり、集中力の低下にともなって生産性も低くなる恐れがあります。
交流しやすいオープンな環境を増やすのであれば必ずパーソナルな空間を確保し、仕事に集中するための環境を整えましょう。
5．まとめ
以上、社内コミュニケーションとオフィス環境についてご紹介しました。
生産性の向上や離職率の低下に寄与する社内コミュニケーションは、オフィス環境によって活性化させることができます。
社内コミュニケーションを活性化させるために、時代の変化に合わせたオフィスづくりに取り組んでみてはいかがでしょうか。
サン・プランナーは東京・名古屋・福岡を中心にオフィスのレイアウト・プランニング、インテリア・内装工事、電気系統・通信工事、電話・OA機器販売、オフィス家具販売、引越し、原状回復工事、オフィスツール、採用効率向上オフィスの事業を展開しています。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
最後までご覧いただきありがとうございます。
