事業規模の拡大などに伴い行われるオフィスの移転。

オフィスを移転することで働きやすさの改善や作業効率の向上が期待できます。

しかしオフィスの移転には様々な作業・手続きがあるため、正しい手順で計画的に行う必要があります。

そこで今回は、オフィスの移転を円滑に進めるための流れとスケジュールについてご紹介していきます。

INDEX

・オフィスを移転する際の流れ

・移転後に行うこと・注意点

・まとめ

オフィスを移転する際の流れ

準備期間も含めると一般的には６か月～１年間、オフィスの移転には必要と言われています。

そのため、今回は６か月というスケジュールを基に移転の流れについてご紹介していきます。

オフィス移転6か月前

・現状調査/目標設定
オフィスの移転にあたり、初めにすべきことが現状調査です。
社員へのヒアリングなどを通してオフィスの立地・賃料・会議室の数など、現オフィスの問題点や課題をまとめましょう。
新しいオフィスをより働きやすい環境にするためには、現状をきちんと把握したうえで、目標を明確に設定することが最も大切なことです。

・契約条件確認
現オフィスの賃貸契約書を確認し、解約の手続きをしましょう。
管理会社の多くは6か月前までの解約通知を求めています。
期限内に解約通知の届け出ができなかった場合、希望の日にちに解約できないことや解約料金がかかることがあるので、契約資料を十分に確認して手続きを行いましょう。
また、敷金・保証金や預託金の返還時期、原状回復工事はどこまで行う必要があるのかも同時に確認しましょう。

・オフィスビル選定
次に、新しいオフィスビルの場所を決めましょう。
現状調査での課題を基に、立地・オフィス面積・コスト・設備等、条件に合ったオフィスを選びましょう。
また、アクセス・周辺施設・駐車場の有無・ビルの利用時間・エントランスや共有部分についても確認しましょう。

オフィス移転５か月前

・スケジュール・費用の設定
オフィスの移転が決定したら日程計画の概要を制作し、その後各業者との打ち合わせを通して詳細を決めていきましょう。
スケジュールが予定通りにいかなかった場合、超過料金が発生することもあるので、費用を抑えるためにも余裕を持った計画を立てましょう。
また、引越し業社・内装業社・ＯＡ機器業社など、数多くの業者の検討が必要となります。
スケジュールや予算を元に、希望に合った業者を選定しましょう。
ただし、移転までの期間が短い場合やなるべく手間を省きたい場合は、すべてを一括対応してくれる業者に委託するのも良いかもしれません。

・コンセプト検討
カジュアル、モダン、スタイリッシュ等さまざまなテーマの中から、企業のイメージに合わせてコンセプトを検討しましょう。
このコンセプトが新しいオフィスづくりの軸となるので慎重に考えましょう。

オフィス移転４か月前

・ゾーニング/レイアウト計画
快適なオフィスにするためにはゾーニングが大切になってきます。
オフィスでは一人2坪が業務を行う上での目安とされており、それにあわせて家具、コピー機、LAN機器などのオフィス設備の配置や、書類の収納場所なども併せて考えておきましょう。
オフィスのレイアウトはコンセプトを軸に、導線・空調・照明・インテリアなど、様々な面を意識して計画していきましょう。
会社のイメージやブランディングを念頭に置きつつ、電源の取りやすさ収納のしやすさ等の機能性についても検討する必要があります。

・設備/IT計画
ゾーニング・レイアウトと並行して検討した方が良いのが設備・ITの計画です。
現オフィスで使用していたビジネスフォンやコピー機を使用する場合は、専門業者に設置を依頼する必要があります。

・プラン調整/コスト調整
計画した内容を実行するため、実施計画図面を作成します。
それと同時に予算枠におさまるようにプランの見直しや調整を行います。

・工事手配
一通りの計画が完成したら、次は工事に取り掛かります。
そのためには各業者と並行して計画を進めていく必要があります。
見積が予算内かを確認し、最終的な工事費用を算出してもらいます。
内装工事や設備/ITの手配も同時に進めていきます。

オフィス移転３か月前

・内装業者の選定
ゾーニング・レイアウトの計画が固まったら、費用・プランを検討し、内装業者を選定します。
内装工事と什器の手配を併せて行うと余計な手間を省くことができるので、最近は内装業者に一括して依頼する企業が多いです。

・家具・什器の検討
現オフィスにある家具・什器を新しいオフィスでも続けて使用するのかを検討し、新しいオフィスに什器を運ぶ場合、設置業者に依頼する必要があります。
また、廃棄する場合も業者に依頼する必要があるので、費用面と合わせて十分に検討しましょう。

オフィス移転２か月前

・内装工事の開始
一通りの計画が完成したら、次は工事に取り掛かります。
そのためには各業者と並行して計画を進めていく必要があります。
見積が予算内かを確認し、最終的な工事費用を算出してもらいます。
内装工事と設備/ITの手配を同時に進めていきます。

・原状回復工事
オフィスの移転にあたり、退去日までに旧オフィスの原状回復工事を行わなければなりません。
工事が間に合わなければ退去ができないので、余裕をもって業者に依頼しましょう。

・引越し業者選定
引越し業者を選定する際は、不要な家具や什器の引き取りは可能か、ビジネスフォンの設置は可能か等も合わせて確認するとよいでしょう。
場合によっては別の業者を手配する必要があります。
また、１か月前には引越し業者から梱包材が送られてくるので、少しずつ梱包作業を開始しましょう。

オフィス移転１か月前

・社外への移転通知、手続き・届け出
HP・メールの署名等の住所の変更や、取引のある会社への連絡・挨拶の準備、銀行・郵便局等での手続きを行います。
宅配・通販業者などの登録住所も忘れずに変更しましょう。
また、印鑑・名刺など、現オフィスの住所が記載されたものの変更も、移転日までに間に合わうように、余裕をもって手配しましょう。

・作業リストの作成
引越し日のスケジュールを確認し、当日作業をスムーズに行えるようにリストやタイムテーブルを制作しましょう。
また、移転物や廃棄物についてもリスト化し、当日作業しやすいように前もって計画を立てておきましょう。
当日トラブルがあっても予定通り作業が出来るよう、余裕を持った計画を立てることが大切です。

オフィス移転当日

・引越し作業
予め作成したリストに沿って作業を行いましょう。
現オフィスから移動した家具や什器を確認し、計画通りに配置していきます。
現オフィスと新オフィスにそれぞれ人員を配置することで、スムーズな引越し作業ができます。

移転後に行うこと・注意点

オフィスの移転後、計画通りに工事が行われたか、家具や什器の配置が正確か等、必ず確認しましょう。

また、届け出やオフィス移転の通達が問題なく完了しているかも確認する必要があります。

更に、竣工図を業者からもらっておくと、レイアウトや配線の見直し等の際に役立ちます。

そして、新オフィスに移転後最も大切なことが効果検証です。移転前に打ち出した目標が達成できているのか、

オフィスを新しくしたことによって問題点が改善できたのかどうか等、オフィス環境や働き方を振り返って効果検証することで今後の働き方の改善にも繋がります。

まとめ

今回はオフィスを移転する際の流れ・スケジュールについてご紹介しました。

オフィスの移転には半年以上の期間を要し、数多くの工程や手続きが必要になります。

サン・プランナーは東京・名古屋・福岡を中心にオフィスのレイアウト・プランニング、インテリア・内装工事、電気系統・通信工事、電話・OA機器販売、オフィス家具販売、引越し、原状回復工事、オフィスツール、採用効率向上オフィスの事業内容を展開しています。

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