フリーアドレスとは、社員一人一人が決まった席を持たずに、働き方に合わせて席を自由に選んで働くことができるオフィススタイルを指します。
従来であれば自分の決まった席で仕事をすることが一般的でしたが、近年働き方改革により、社員が自由に働ける環境が主流になりつつあります。
そこで、今回はフリーアドレスオフィスの作り方やフリーアドレスオフィスのメリットとデメリットなどをご紹介します。
INDEX
・フリーアドレスオフィスの作り方
・フリーアドレスオフィスのメリット
・フリーアドレスオフィスのデメリット
・フリーアドレスオフィスが向いている企業
・フリーアドレスオフィスが向いていない企業
・まとめ
フリーアドレスオフィスの作り方
オフィスでフリーアドレスを導入する場合は、会社全体でフリーアドレスに適した組織になっていることが重要です。
フリーアドレスを導入する前の事前準備として行うべき行動の一つとして、目的を明確にして社員に共有することが挙げられます。
あらかじめ目的を明確にして社員に共有することで、新しい働き方が社内全体で浸透しやすくなります。
また、フリーアドレスオフィスは社員のために導入することが多いため、事前にフリーアドレスオフィスのアンケートなどを取ってみても良いでしょう。
オフィス環境を整える
フリーアドレスオフィスを導入する場合、インターネットがどこでも自由に使えるように、会社にWi-Fiや無線LANを導入したり、共有のデスクやノートパソコンなどを設置するなど、社員が働きやすいようにオフィス環境を整えましょう。
個人の私物を入れるパーソナルロッカーを適所に配置したり、ちょっとしたフリースペースを作ったり、少人数でも会議ができるような場所を作ることでより、社員にとっても働きやすい環境の中で働くことができます。
また、ペーパーレス化することができれば、書類を色々な場所に持ち込む手間もなくなるため、できるだけデータ化することもおすすめです。
セキュリティ対策
フリーアドレスオフィスを導入する場合、誰がどこで仕事をしているのか分からなくなってしまうこともあります。
そのため、社内で入退室管理システムを導入したり、社員の位置情報を共有することで、誰がどこで仕事をしているのかをすぐに把握することができます。
広いオフィスやフロアが多いオフィスの場合は、入退室管理システムや位置情報の共有をすることをおすすめします。
フリーアドレスオフィスのメリット
続いて、フリーアドレスオフィスのメリットをご紹介していきます。
フリーアドレスオフィスのメリットは以下になります。
- 柔軟な対応ができる
- コミュニケーションの促進
- 社員の働き方の促進に繋がる
- コスト削減が可能
それでは、それぞれご紹介していきます。
柔軟な対応ができる
自分の決まった席や部署ごとに席がある程度決まっている場合、社員の人数が変更された場合、すぐに対応できないことが多いです。
また、組織変更する場合や短期的なプロジェクトのメンバーを確保する場合でも、新たにデスクを作ったり、配置を変えたりしなければいけないこともあります。
しかし、フリーアドレスオフィスを導入すれば、社員の人数が増減したとしてもデスクの場所や配置に困ることなく、その場その場で臨機応変に対応することができます。
コミュニケーションの促進
フリーアドレスオフィスを導入することで、毎日違った人と席を接してコミュニケーションを取ることで、同じ部署同士ではなく、他の部署同士でもコミュニケーションが取りやすくなり、固定しがちなコミュニケーションをより柔軟に取ることが可能です。
また、今まで話したことがないような人とコミュニケーションを取ることで、今までにない情報や自分にない発想を手に入れることも可能になります。
社員の働き方の促進に繋がる
フリーアドレスオフィスを導入することで、社員は自分の好きな場所で縛られることなく、自由に働くことができます。
そのため、自分で仕事に集中しやすい場所を選んだり、環境が整っている場所で仕事を進めることで、ストレスなく、仕事を進めることが可能です。
ストレスが軽減されれば、その分集中力が上がり、生産性向上にも期待ができるといえるでしょう。
コスト削減が可能
これは会社側のメリットになりますが、フリーアドレスオフィスを導入することで、一人一人のデスクを用意する必要がなくなり、必要最低限のスペースで仕事を進めることが可能です。
フリーアドレスオフィスのデメリット
続いて、フリーアドレスオフィスのデメリットをご紹介していきます。
フリーアドレスオフィスのデメリットは以下になります。
- 社員の管理が難しい
- 社員の負担が増える
- 座席が固定してしまう
それでは、それぞれご紹介していきます。
社員の管理が難しい
先ほども少し紹介しましたが、フリーアドレスオフィスを導入すると、社員は決まった場所で仕事をすることはなくなるため、誰がどこで仕事をしているのか把握することが難しくなり、報連相が難しくなります。
また、チームや部署ごとでの共有もすぐにできないため、不安に感じる人も多いです。
さらに、新人教育をする場合、新人の仕事内容をすぐに確認することが難しくなってしまうこともあるため、注意が必要です。
この場合は、チームや部署ごとにある程度決まったフロアを決めたり、新人がいる場合は教育係が隣に座るようにしましょう。
社員の負担が増える
フリーアドレスオフィスを導入することで、社員の負担が増えることもあります。
一人一人決まったデスクがあるわけではないため、離席する場合や、退社する場合は自分の荷物を全て持ち帰ったり、ロッカーに全てしまわなければいけなくなります。
自分専用のデスクがあれば、パソコンや自分の荷物を自分のデスク周辺に置いておくこともできますが、フリーアドレスオフィスの場合は紛失する恐れもあるため、社員個々の負担が増えてしまうことも考えられます。
座席が固定してしまう
フリーアドレスオフィスのメリットは、自分の好きな席で自由に働くことができる点ですが、フリーアドレスオフィスを導入して一人一人のデスクを作らなかったとしても、座席が固定化してしまい、従来とほとんど変わらない働き方になってしまうこともあります。
そうなってしまうと、フリーアドレスオフィスの意味がありませんので、注意が必要になります。
フリーアドレスオフィスが向いている企業
テレワークやフレックス制などを多く導入している企業であれば、フリーアドレスオフィスが向いていると言えるでしょう。
社員が毎日一定数決まった人数が出社することがない企業であれば、わざわざ一人一人のデスクを用意する必要がないため、おすすめです。
また、クライアント先への訪問などが多い営業職の場合も、デスクを用意しても使うことがほとんどないため、フリーアドレスオフィスが向いているといえます。
フリーアドレスオフィスは上手く利用することで、企業や社員にとっても大きなメリットがあり、仕事がしやすい環境を作ることが可能になります。
フリーアドレスオフィスが向いていない企業
逆に社員の在籍率が高い場合はフリーアドレスオフィスに向いていないといえるでしょう。
例えば、コールセンターなどの電話業務が多い企業や、紙媒体の資料を多く取り扱う企業の場合は従来通り座席を一人一人固定した方が仕事の効率が上がり、生産性も高まります。
また、部署ごとにも異なりますが、クライアント社員の個人情報を扱う部署や企業の場合にフリーアドレスオフィスを導入してしまうと、個人情報や機密情報が漏洩してしまうこともあるため、フリーアドレスオフィスは向いていません。
まとめ
フリーアドレスオフィスの導入を検討する際は、事前にしっかりルールを決めておくことが重要です。
企業がフリーアドレスオフィスを導入する目的を明確にして社員に共有し、あらかじめルールを決めることで、社員にとってもより良い環境の中で仕事を進めることが可能です。
例えば、自分が使ったデスクを使い終わった後は私物を残さない、電話や会話をする際は専用のスペースで行うなどのルールを決めておきましょう。
ルールを決めておかなければ、フリーアドレスオフィスを導入した後に社員同士のトラブルや不満が生まれることも多いため、注意が必要です。
サン・プランナーでは、オフィスのレイアウト・プランニングから、インテリア・内装工事まで、トータルなご提案が可能です。
まずはお気軽にお問い合わせください。
最後までご覧いただきありがとうございました。
