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2018/08/01コラム

マイナンバー漏えいリスクを防止するオフィスづくり

制度が始まって3年が経過するマイナンバー。制度が始まったころはオフィスでの対策を駆け込みで行った企業が多かった印象ですが、3年経った現在、オフィスでの対策や意識は持続できていますか?
去年は350件以上のマイナンバー漏えいが確認されています。
今回はマイナンバー漏えい防止のためにオフィスではどんな対策が必要なのか改めて見ていきます。

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マイナンバー漏えいの罰則は重い

民間企業の実務担当者による漏えいの罰則は以下の通りです。

 

▶マイナンバーを管理している担当者が正当な理由なく外部に特定個人情報ファイルを提供した場合

「4年以下の懲役」もしくは「200万円以下の罰金」もしくは併科

 

▶マイナンバーを管理している担当者が不正な利益を得る目的でマイナンバーを外部へ提供、盗用した場合

「3年以下の懲役」もしくは「150万円以下の罰金」もしくは併科

 

※個人情報保護法の中ではかなり重い罰則です。

 

企業に求められるマイナンバーの管理とは?

 

▶マイナンバー漏えい防止のためのオフィスレイアウト

担当者の後ろや付近を頻繁に行き来できるレイアウトは望ましくありません。
外部者から確認できたり、人の行き来が多い場所、オープンスペースなどを避けましょう。

 

▶マイナンバーを保管するエリアの管理

マイナンバーを管理・保管するエリアに入退室管理システムを入れるのが理想です。いつ・誰が入ったのか確認できる状況だけでも抑止力として働きます。最低でも鍵を取り付ける・鍵の持ち出しには名簿への記入、時間の記載を義務づけるなどの対策を取りましょう。また、書類を保管するキャビネットなども鍵付きのものを用意してください。

 

▶廃棄オペレーションの確立とマニュアル化

マイナンバーを廃棄する際のオペレーションも重要です。
紙はできるだけ細かく裁断できるシュレッダー、データの場合は復元ができないようにします。

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オフィスで行うマイナンバー漏えいの対策もサン・プランナーにおまかせください。
漏えいは、罰則・罰金だけではなく企業の信用を失う大きなトラブル。個人に対する補償額も膨大で、事業や漏えいの規模によっては存続さえ難しくなります。
優先度の高いリスク管理として取り掛かりましょう。

株式会社サン・プランナー 052-219-4545

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