働き方改革や新型コロナウイルス感染対策の影響により、現代では多くの企業がリモートワークやテレワークを導入しています。
その一方で、コミュニケーションの活性化や生産性の向上などを目的に、リモートワークからオフィス勤務を中心とした働き方に戻す、オフィス回帰に取り組む企業も増えてきています。
そのようなオフィス回帰を目指す企業から近年注目を集めているのが、社員が出社したくなるマグネットオフィスです。
今回は、マグネットオフィスとは何かを説明するとともに、今求められている理由や導入するメリット、オフィスづくりに失敗しないためのポイントや注意点を解説します。
INDEX
1．マグネットオフィスとは、人が自然に集まってくるオフィスのこと
2．マグネットオフィスの導入で期待できるメリット
3．マグネットオフィスづくりに失敗しないためのポイントと注意点
4．まとめ
1．マグネットオフィスとは、人が自然に集まってくるオフィスのこと
マグネットオフィスとは、まるで磁石に引き寄せられるように自然と人が集まってくるオフィスのことです。
従業員を強制的に出社させるのではなく、あくまで従業員が自発的にオフィスへ足を向けるよう促すことが主な目的となっています。
・マグネットオフィスに注目が集まっている背景
テレワークが広く普及した現代において、出社を促すマグネットオフィスに注目が集まっている理由は大きく分けて2つあります。
1つは従業員同士のコミュニケーション不足です。
テレワークの普及によって従業員同士がオフィスで顔を合わせる機会が少なくなった結果、チームワーク力の低下や、文字のみのやり取りによる誤解といった問題に頭を悩ませている企業は少なくありません。
誤解の内容によっては業務に滞りが生じたり、思わぬトラブルに発展したりするリスクも懸念されます。
2つ目は組織としての一体感が希薄になりやすいことです。
自宅などオフィス外で働くことが増えると、その会社に属している感覚や愛着心が薄れ、モチベーションの低下や離職などを招く要因となる場合があります。
以上のような課題を解決する手段の一つとして、従業員自らが「行きたい」と思えるオフィスづくりに取り組む企業が増えてきているようです。
2．マグネットオフィスの導入で期待できるメリット
従来のオフィスからマグネットオフィスに変更した場合に期待できるメリットは大きく分けて4つあります。
- 社内コミュニケーションの活性化
- モチベーションの向上
- 労働生産性の向上
- 人材育成の促進
ここではそれぞれのメリットについて詳しく説明します。
・社内コミュニケーションの活性化
マグネットオフィスのメリットのうち、特に期待されているのが社内コミュニケーションの活性化です。
テレワーク中でも、電話やメール、Web会議システムなどを活用すればコミュニケーションを取ることはできますが、用事がなければコンタクトを取らないため、どうしても従業員間のつながりが薄くなりがちです。
マグネットオフィスの導入によって出社率が高くなれば、社内で顔を合わせた従業員同士で挨拶を交わしたり、会話したりしやすくなるため、自然とコミュニケーションが活発になります。
社内コミュニケーションがきっかけで新たなアイデアが湧いたり、組織の一員としての自覚が高まったりすれば、労働生産性の向上や定着率の上昇などを期待できるでしょう。
・モチベーションの向上
テレワークでは自宅が主な仕事場になるため「仕事とプライベートの切り分けが難しい」「仕事に集中できる空間がない」といった課題を感じる人も少なくありません。
その結果、仕事の生産性や効率性が低下したり、仕事でストレスを感じたりするケースも多く、場合によっては会社の売上や業績の低下を招く原因になることも考えられます。
マグネットオフィスの効果で従業員が進んで出社するようになれば、テレワークならではの悩みや課題が解決し、業務に対する集中力やモチベーションアップを期待できます。
・労働生産性の向上
マグネットオフィスづくりの一環として、仕事に集中しやすい空間づくりやコミュニケーションを促進するスペースづくりを行えば、労働生産性の向上が期待できます。
また、テレワークならではの「プライベートとの切り替えが難しい」「生活音が気になって集中できない」といった問題も起こりにくく、従業員のストレス軽減にも役立ちます。
・人材育成の促進
テレワークでは従業員の様子が見えにくいため、日ごろの働きぶりを観察したうえで必要な指導や教育を行う人材育成の機会が少なくなりがちです。
マグネットオフィスで出社率を向上させれば、より多くの従業員と対面する機会が増え、必要に応じて指導や助言を与えやすくなるでしょう。
3．マグネットオフィスづくりに失敗しないためのポイントと注意点
マグネットオフィスづくりに失敗しないためには、従業員の目線や立場からデザインやレイアウトを設計することが大切です。
ここではマグネットオフィスづくりに着手する際のポイントや、注意点をまとめました。
・従業員の意見を反映させる
マグネットオフィスの目的は、従業員が自ら進んで「出社したい」と思える空間を作ることです。
そのためには、現場で働く従業員の意見に耳を傾け、現在のオフィスにどのような不満を感じているか、どのようなオフィスなら出社したいと思うかを正確に把握する必要があります。
具体的には、社内アンケートを実施し、その結果を基に現在のオフィスの課題や従業員が抱えているニーズを洗い出すという方法があります。
従業員のニーズや不満を考慮せず、一般的な事例から「こういうオフィスにすれば良いだろう」と安易に判断すると失敗しやすいため注意が必要です。
・多様なニーズに対応できるデザインにする
テレワークが習慣化している従業員をオフィスに戻すためには、テレワークにありがちな不満を基に、オフィスならではのメリットや魅力を考えることが大切です。
例えば「仕事に集中できるスペースを確保できない」という悩みがある場合は、パーティションなどで区切った個室ブースをオフィスに設ければ「仕事に集中したいからオフィスに行こう」という気持ちが起こりやすくなります。
また、テレワークで感じやすい孤独感に対しては、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取りやすいフリーアドレス制を導入する、オープンな場所にミーティングスペースを設ける、リラクゼーションルームを設置するといった方法で解決できます。
従業員が求めるワークスタイルは人それぞれなので、なるべく多様なニーズに対応できるデザイン・レイアウトを心掛けると良いでしょう。
・業務に適したオフィス家具・OA機器を取り入れる
マグネットオフィスづくりでは、空間のデザインやレイアウトだけでなく、業務に適したオフィス家具やOA機器を導入することも重要なポイントの一つです。
例えば、長時間のデスクワークでも疲れにくいデスクやチェアを導入したり、使い勝手の良い高性能なパソコンや複合機などを導入したりすれば「オフィスで仕事をした方が疲れにくい」「自宅よりも仕事がはかどる」といったメリットを感じやすくなり、自然とオフィスに足が向くようになるでしょう。
4．まとめ：現在のオフィスの課題や従業員のニーズを踏まえたオフィスづくりを目指そう
マグネットオフィスは、適切に導入すれば企業や従業員がテレワークに感じていた課題や不満を解決する手段になります。
テレワークによる労働生産性の低下や社内コミュニケーション不足、人材育成の停滞などに悩んでいる場合は、現在のオフィスが抱えている課題や従業員のニーズを踏まえた上で、自然と足が向くオフィスづくりを目指してみましょう。
「従業員にアンケートを採ったけれど、結果をどのように反映すれば良いか分からない」「予算と面積に限りがある中でニーズに応えるアイデアが思いつかない」という場合は、オフィスづくりに詳しいプロに相談してみることをおすすめします。
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