快適な環境が整っていないオフィスでは、業務効率が落ちるばかりか、従業員のモチベーションにも悪影響を与えかねません。
職場環境を改善し、業務効率を向上させる方法の一つとして、元は製造業で使われていた「5S活動」が注目されています。
本記事では、オフィスにおける5S活動の基本から、実践によって得られる効果と実践ステップ、定着させるためのコツ・注意点まで解説します。
INDEX
1．オフィスにおける「5S活動」とは？
2．5S活動がオフィスの生産性を高める理由
3．オフィスで実践できる5S活動のやり方
4．5S活動を定着させるコツ・注意点
5．まとめ
1．オフィスにおける「5S活動」とは？
オフィスにおける5S活動とは、職場環境を改善し、業務効率を向上させる取り組みのことです。
5S活動は、「整理（Seiri）・整頓（Seiton）・清掃（Seiso）・清潔（Seiketsu）・躾（Shitsuke）」の5つの要素で構成されています。
元は製造業で広く導入されてきた手法ですが、オフィスワークの生産性向上にも効果的であることが分かり、近年注目を集めています。
5S活動は、言葉だけ見ると単なる片付け活動のようですが、生産性向上のための戦略的な取り組みです。
次項以降で詳しく解説します。
2．5S活動がオフィスの生産性を高める理由
ここからは、オフィスで実践する5S活動が、どのように生産性を高めるのか、3つの理由を挙げながら解説します。
・探し物のタイムロス軽減
オフィスで5S活動を実践すれば、1日の業務を効率的に進められるようになります。
書類や文具、データの定位置管理やラベル分類、ファイル名の工夫などを行うことで、目的の資料を探す時間を軽減できるためです。
探す時間を削減できれば、そのぶん従業員は業務に集中でき、生産性向上や業務時間の短縮が期待できるでしょう。
・ミスやトラブルの防止
オフィスにおける5S活動は、ヒューマンエラーを防ぎ、セキュリティリスクを低減させる効果もあります。
書類の紛失や誤廃棄を防止したり、机の上のメモ放置による情報漏洩を回避できたり、パソコンの不具合を防ぐことも可能です。
起こり得るミスやトラブルを防止し、業務の安定性を支えてくれるのが、オフィスの5S活動です。
・従業員のモチベーション向上
オフィスの5S活動は、従業員のモチベーション向上にも一役買ってくれます。
散らかった環境では、モチベーションだけでなく、作業効率および生産性も低下しかねません。
5S活動を行いルールの可視化を行うことで、業務の標準化が図れ、モチベーションも維持しやすくなるでしょう。
3．オフィスで実践できる5S活動のやり方
オフィスにおける5S活動は、実質、3Sと呼ばれる整理・整頓・清掃を中心に行います。
整理・整頓・清掃を正しく行った結果、得られるのが清潔と躾です。
それぞれのやり方と内容を詳しく見ていきましょう。
・整理（Seiri）｜ムダを削減する
5S活動のうち、最初にとりかかりたいのが整理です。
整理とは、要る物・要らない物を適切に分け、要らない物を処分することを指します。
整理の段階で重要なポイントが、思い切って捨ててしまうことです。
整理を実行する際は、要らない物や要らないであろう物をまとめて、メモを貼っていくことをおすすめします。
メモには使用頻度と処分期限をしっかり記しておくと、処分までがスムーズです。
・整頓（Seiton）｜探す時間を減らす
整理で要る物を洗い出した後に実践したいのが、整頓です。
整頓とは、きれいに見栄えよく整えることではなく、要る物を誰でもすぐに取り出せるようにする作業を指します。
いかに探す時間を減らし、要る物を効率よく管理できるようにするかがポイントです。
整頓をする際は、基本である「3定」を意識してみましょう。
3定とは、どこに（定位置）・何を（定品）・いくつ（定量）収納するのか決めるという保管のルールです。
3定に則り、要る物に適した定位置と数量を決めた後は、定位置に品名・数量を示したラベルや看板を組み合わせておくと良いでしょう。
・清掃（Seiso）｜快適な環境をつくる
整理・整頓を終えたら、次は清掃のステップです。
3Sにおける清掃は、単発的な掃除ではなく、継続的にきれいな状態を維持することを指します。
ゴミや汚れのない状態を常に作っておくためには、以下の3つのポイントを取り入れることが重要です。
・きれいな状態の擦り合わせをする
・清掃のチェックシートやリストを作る
・場所ごとの担当者を決める
きれいとひと口にいっても、認識は人それぞれです。
どの程度できれいとするのか、全従業員で基準を決めておけば、作業に差が出にくく不満も出にくいでしょう。
また、担当者を決める際は、オフィス内をエリア分けし、清掃時間・場所を記したマップ作りが有効です。
誰がいつどこを担当するのか分かりやすくなります。
さらに、長期的にきれいな状態を維持するには、清掃のチェックシートやリストを作ることをおすすめします。
掃除する場所と担当者欄を設け、終わったら記載してもらうようにして、清掃状況を可視化しましょう。
・清潔（Seiketsu）｜快適環境を維持する
整理・整頓・清掃の3Sを、標準化して維持した結果、得られるのが清潔です。
もしこの3Sのうち、どれか一つでもできていない部分があれば、清潔は実現できません。
起こり得る問題としては、担当者によるやり方や仕上がり、認識のばらつき発生や、手つかずの場所が出てくるなどです。
清潔を実現するためには、3Sを維持するためのルール化およびルールの可視化を意識しましょう。
ルールを可視化する際には、誰が見ても同じ作業ができ、同じきれいさを保てるよう、表現などを工夫するのがポイントです。
・躾（Shitsuke）｜習慣化させる
整理・整頓・清掃の3Sに加え、清潔も維持できて初めて実現できるのが躾です。
躾とは、オフィス内で決められたルールを全従業員が守り、問題なく取り組める状態を作ることを指します。
上から言われて行動するのではなく、習慣化されて自発的に動けるようになることが重要です。
もし躾が実現できなければ、オフィスをきれいに保てないだけでなく、上からの指示と受け取ってしまい、自主性やチームの連携が強化されません。
あくまで自然に動けるところまで持っていくのが、オフィスにおける5S活動の真のゴールです。
4．5S活動を定着させるコツ・注意点
5S活動は一時的な取り組みではなく、継続することで本来の効果を発揮します。
そこで最後に、5S活動をオフィスに根付かせるためのコツと注意点を確認しておきましょう。
・定期的な見直しを実施する
5S活動の効果を持続させるには、定期的な見直しと振り返りが大切です。
一度きりの片付けや掃除では、効果が維持できず、時間が経つにつれて元に戻りやすくなってしまいます。
仕組みとしての5Sを定着させるためには、5S活動に関するセミナーやワークショップを開催したり、月に1度の進捗状態をチェック・評価する機会を設けたりしてみましょう。
定期的な見直しをするとともに、従業員のモチベーションを維持することが重要です。
・小さな成功を積み重ねる
5S活動は一気に完璧を目指すよりも、小さな成功体験を積み重ねる方が成果につながりやすくなります。
大きな変化は抵抗感を伴いがちですが、小さな達成はモチベーションにつながりやすく、習慣化の第一歩になりやすいためです。
まずは「不要な資料の廃棄」「ファイルのラベルの色分け」といった簡単に取り組めるところから始めてみましょう。
小さな改善が重なることで定着しやすくなります。
・担当者任せにしない
5S活動は特定の担当者だけに任せず、全従業員で取り組む姿勢が成功へとつながります。
5S活動は、オフィス全体の意識作りが求められる活動です。
一部の人だけが頑張っても、全員の協力がなければ、ルールや環境は維持できません。
全員で一斉に整理整頓を実施する時間を設けるなど、意識して足並みを揃えるようにするとよいでしょう。
5．まとめ：5S活動で持続可能なオフィス環境を作ろう
オフィスでの5S活動は、単なる掃除や片付けではなく、生産性を高め、働きやすい環境を作る土台となるものです。
探し物の時間が減り、ミスやトラブルが防止できる他、従業員のモチベーションにも良い効果をもたらしてくれます。
5S活動は一度実践すれば終わりではありません。
長期的にきれいな状態を維持したい方は、ぜひプロへの依頼も検討してみましょう。
サン・プランナーは東京・名古屋を中心にオフィスのレイアウト・プランニング、インテリア・内装工事、電気系統・通信工事、電話・OA機器販売、オフィス家具販売、引越し、原状回復工事、オフィスツール、採用効率向上オフィスの事業内容を展開しています。
「電源コンセントや分電盤設置工事」・「照明器具設置工事」・「エントランスや外壁などの照明器具設置」・「LED電球を使用した省エネルギー・低コストのご提案・工事」・「空調設備工事」・「セキュリティ工事」・「サーバー移設・新設」・「VPN・無線LANの架設」等、オフィスづくりをサン・プランナー1社だけで全てを終わらせることができます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
最後までご覧いただきありがとうございます。
