従業員の生産性やモチベーションを高める方法として、社内図書館の設置を検討しているものの、導入効果や具体的な運用方法について、悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
社内図書館は、従業員のスキルアップや社内コミュニケーションの活性化が期待できる一方、運用ルールの策定や蔵書の管理など、注意すべき点もいくつかあります。
本記事では、社内図書館とは何か、設置する目的やメリット・デメリット、導入の流れ、そして運用を成功させるためのポイントまで、詳しく解説します。
INDEX
1．社内図書館とは従業員向けの図書館
2．社内図書館を設置する目的
3．社内図書館が企業にもたらすメリット
4．社内図書館を設置するデメリット
5．社内図書館を設置する流れ
6．社内図書館を設置する際のポイント
7．まとめ
1．社内図書館とは従業員向けの図書館
社内図書館とは、企業が従業員のために設置する図書館のことです。
一般的な図書館と同様に、書籍の閲覧や貸出サービスを提供している場合が多く、業務に必要な専門知識を深めるための書籍や、自己啓発を促す書籍など、幅広いジャンルの本が所蔵されています。
2．社内図書館を設置する目的
企業が社内図書館を設置する主な目的は、以下の3点です。
・従業員の能力向上を支援する
・従業員の視野を広げる
・社内資料の保管場所を確保する
・従業員の能力向上を支援する
社内図書館には、業務に必要な知識を学べる専門書や、スキルアップに役立つ参考書などがそろえられています。
これらの書籍を活用することで、従業員は自身の能力を高め、業務の質の向上が期待できます。
また、キャリアアップを目指す従業員にとっては、自己学習を支援する場としても活用できます。
・従業員の視野を広げる
社内図書館は、従業員が普段手に取らない書籍に触れる機会を提供します。
新しい分野の本を読むことで、新たな知識や視点を得られ、それが新商品やサービスの開発につながることもあります。
そのため、幅広いジャンルの書籍をそろえることが、従業員の視野を広げる上で重要です。
・社内資料の保管場所を確保する
社内図書館は、社内で作成された資料や過去の社内報など、貴重な情報を保管する場所としても活用できます。
資料を一カ所に集約することで、必要なときにすぐに見つけられ、業務効率が向上します。
また、従業員への情報共有もスムーズになります。
3．社内図書館が企業にもたらすメリット
社内図書館が企業にもたらすメリットは主に次の通りです。
・従業員の生産性向上
・社内コミュニケーションの活性化
・従業員の出社促進
・従業員のリフレッシュ効果
・採用活動におけるアピールポイント
・従業員の生産性向上
社内図書館の書籍から得た知識を従業員同士で共有することで、組織全体の知識レベルが向上します。
その結果、業務効率が改善され、企業全体の生産性向上が期待できます。
・社内コミュニケーションの活性化
社内図書館は、従業員同士のコミュニケーションを促進する場としても機能します。
普段関わりの少ない部署の従業員同士が、図書館で偶然出会い、会話が生まれることもあります。
また、役員が推薦する本を紹介するコーナーなどを設けることで、上司と部下のコミュニケーションを深めるきっかけにもなるでしょう。
・従業員の出社促進
テレワークの普及により、社内コミュニケーションの希薄化が課題となる中、社内図書館は従業員の出社を促すきっかけになるかもしれません。
ある調査では、テレワークのデメリットに上司や同僚とのコミュニケーションが取りにくいことを挙げている人が調査参加者全体のうち37.6％もいることが報告されています。[注1]
知的好奇心を満たせる社内図書館は、オフィスに足を運ぶ動機付けとなり、結果として従業員同士の対面でのコミュニケーションの機会を増やすことにもつながります。
[注1]日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」
・従業員のリフレッシュ効果
休憩スペースとしても利用できる社内図書館は、従業員にリフレッシュ効果をもたらし、業務へのモチベーションを高めます。
十分な効果を得るためには、執務エリアとは異なるデザインや雰囲気の空間にするのがポイントです。
また、落ち着いた音楽を流したり観葉植物を置いたりするのも良いでしょう。
・採用活動におけるアピールポイント
社内図書館は、採用活動における大きなアピールポイントです。
福利厚生の充実度は、求職者が企業を選ぶ際の重要な判断基準の一つであるため、社内図書館の存在は、優秀な人材の獲得に貢献する可能性があります。
例えば、企業のホームページや採用パンフレットで社内図書館を紹介すれば、従業員の福利厚生を大切にしていることを具体的に示せるでしょう。
4．社内図書館を設置するデメリット
社内図書館の設置には、書籍の購入費、本棚などの什器や設備の導入費用が発生します。
また、管理が行き届かない場合、書籍の紛失や盗難のリスクがあることも考慮しなければなりません。
加えて、社内図書館を設置するためのスペースを確保する必要があるため、オフィスの広さによってはレイアウトを大きく変更しなければならない場合もあります。
5．社内図書館を設置する流れ
社内図書館の設置は、一般的に以下の流れで進めます。
・目的を明確にする
・運用ルールを決める
・設置場所を決める
・目的を明確にする
社内図書館を設置するにあたって、まずは目的を明確にすることが重要です。
「従業員の知識向上を図りたい」「コミュニケーションを活性化させたい」など、目的を定めることで、蔵書の種類や図書館のデザイン、レイアウトなどが具体的に決まっていきます。
同時に予算についても確認しておき、無理のない範囲で計画を進めましょう。
・運用ルールを決める
社内図書館を円滑に運営するためには、明確な運用ルールが必要です。
書籍の貸出・返却方法や利用時間、飲食の可否など、詳細なルールを定めることで、本の紛失や汚損、図書館内の騒音といったトラブルを未然に防ぐことができます。
またスムーズに運営するためには、運用ルールと併せて社内図書館を管理する担当者を決め、責任の所在を明らかにしておくことも大切です。
・設置場所を決める
社内図書館の目的と運用ルールが決まったら、次は設置場所を決定します。
多くの従業員に利用してもらうためには、執務エリアの近くなどアクセスしやすい場所が適しています。
従業員のリフレッシュを主な目的とする場合は、休憩室の隣に設置することも効果的です。
6．社内図書館を設置する際のポイント
社内図書館は従業員の生産性向上やリフレッシュ効果などが期待できるものの、設置に当たっては次のようなポイントを押さえておきましょう。
・本棚は圧迫感がないように設置する
・従業員が読みたくなる本を置く
・電子書籍も導入してみる
・定期的に整理をする
・専用のアプリを活用する
・本棚は圧迫感がないように設置する
従業員がリラックスできる空間を作るためには、本棚の配置に注意し、圧迫感を与えないように工夫することが大切です。
例えば、視線が抜けるデザインの本棚を選んだり背の高い本棚は部屋の奥に配置したりすることで、圧迫感を軽減できます。
また本棚の色を明るい色にすることで、空間全体を広く見せる効果も期待できます。
・従業員が読みたくなる本を置く
社内図書館の利用を促進するためには、従業員が興味を持つ本をそろえることが重要です。
従業員へアンケートを実施し、リクエストの多い本を導入したり、業務に関連する書籍だけでなく、漫画や雑誌など、気軽に読める本も用意したりすることで、利用者の増加が期待できます。
さらに、新刊や話題の本を定期的に入荷することも、従業員に使い続けてもらうためには効果的です。
・電子書籍も導入してみる
社内図書館の蔵書は、紙の本だけでなく、電子書籍の導入も検討しましょう。
特に、スペースが限られている場合に有効です。
また、電子書籍は、紙の本に比べて費用を抑えられる可能性があります。
さらに従業員にとっては、タブレット端末などを利用して場所を選ばずに読書を楽しむことができるという利点もあります。
・定期的に整理をする
社内図書館は、定期的に蔵書を整理し、良好な状態を保つことが大切です。
特に紙の書籍は湿気などにより劣化しやすいため、換気を小まめに行い、清潔な環境を維持しましょう。
また定期的に本の並び順を整頓することで、利用者に新鮮な印象を与えられるため、利用の促進にもつながります。
なお、不要になった本や古くなった本は、適切に処分することも検討しましょう。
・専用のアプリを活用する
社内図書館の運用には、専用のアプリを活用すると、担当者の負担を軽減できます。
貸出状況や予約状況などを一元管理できるアプリを利用すれば、よりスムーズに図書館を運営できるでしょう。
例えば、バーコードリーダーと連携させて貸出・返却処理を自動化したり、利用者がスマートフォンで蔵書検索や予約を行えるようにしたりするのがおすすめです。
7．まとめ：社内図書館を設置して従業員の生産性やモチベーションを高めよう
社内図書館は、企業の成長につながる大きな可能性を秘めています。
運用ルールの策定や蔵書の選定など、いくつかのステップを踏むことで、従業員の生産性やモチベーションの向上が期待できます。
従業員に愛用される社内図書館にするためには、従業員のニーズを把握し、継続的に改善していくことが重要です。
ぜひ本記事で紹介したポイントを参考に、効果的な社内図書館の設置・運用を実現し、従業員がいきいきとはたらける環境づくりを目指しましょう。
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