コミュニケーションは、人同士が分かり合い、同じような目標に向かって協力していく上で欠かせないものです。
会社においても、コミュニケーションは非常に重要です。
社内でコミュニケーションを活発化させることでミスを減らし、社内に協力的なムードを作り上げることができます。
では、そのコミュニケーションを作り出す最適な方法とは何でしょうか？
本稿では、オフィスデザインと社内コミュニケーションの相関についてまとめていきます。
INDEX
1．社内コミュニケーションで得られる効果
2．コミュニケーションを活性化させるためには
3．コミュニケーション活性化のためのオフィス作り
4．まとめ
1．社内コミュニケーションで得られる効果
コミュニケーションは組織内での円滑な業務遂行、さらに社員のモチベーション向上にとって不可欠な要素です。
良好な社内コミュニケーションは情報共有や意思疎通を促進するだけでなく、部署内、あるいは部署や部門を超えた協力や協働を生み出します。
コミュニケーションによって社内の連携は強化され、組織全体のパフォーマンスが向上します。
社内コミュニケーションの活性化によって、具体的には次のような5つの効果が期待されます。
・チームワークの向上
メンバー間のコミュニケーションが活発化することで、チームワークが強化されます。
社員同士での情報共有・アイデアの交換が円滑に行われるようになり、社内で展開するさまざまなプロジェクトの効率性と品質が向上します。
・問題解決能力の向上
コミュニケーションの活性化は問題解決能力を高めます。
社員同士の情報や知識の共有により、問題が起こった際にも迅速に把握され、全員でフォローすることで適切な解決策が見つかりやすくなります。
これが繰り返されると結果として、組織は変化への適応力を高めることができます。
・リーダーシップの発展
コミュニケーションが活発な組織では、問題解決などを通してリーダーシップの発展が期待できます。
普段からコミュニケーションが活発な職場では、上司やプロジェクトリーダーも他の従業員と信頼関係を築き、意見やフィードバックを積極的に受け入れる姿勢を示すことができます。
さらに、情報の適切な伝達、明確なコミュニケーションチャネルの確立など、社内に必要なことやビジョンを、全体へ向けて明確に伝えることができるはずです。
こうした行動によってさらに部下は上司へ共感しやすくなり、組織全体の方向性を乱すことなく、協力的に行動することができるのです。
・イノベーションの促進
コミュニケーションが円滑に行われる環境では、異なる視点や知識を持つ人々が交流し、新たなアイデアや発想が生まれやすくなります。
創造性とイノベーションの促進につながることで、組織の競争力が向上します。
・従業員満足度の向上
コミュニケーションの促進はスタッフの企業への関与度、そして働く満足度を高めます。
意見やフィードバックを自由に発信できる環境が整えられることで、スタッフは自身の貢献度を実感でき、組織に対する熱意や忠誠心が増していきます。
2．コミュニケーションを活性化させるためには
「今はそれほどコミュニケーションをとれていない」というオフィスでコミュニケーションを活性化させるためには、オフィスのレイアウトを変えることも効果的です。
コミュニケーションを活性化させるデザインについて、具体的には以下のようなアプローチがおすすめできます。
・オープンスペースの導入
オープンスペースのオフィスとは、壁や区切りをなくした間取りをもつオフィスのことです。
部署間や立場間の垣根が物理的に取り去られるため、社員同士のコミュニケーションがスムーズに行われやすくなります。
・共用スペースの設置
休憩室やカフェテリアなど、従業員が誰でも自由に使える共用スペースを設置します。
これにより、異なる部署や立場のスタッフが交流する機会が増え、コミュニケーションの活性化が図られます。
・コラボレーションエリアの充実
コラボレーションエリアとは、社外の人でも立ち入ることができるエリアのことです。
顔合わせや簡単な打ち合わせをするために使用される他、インテリアにこだわることで企業ブランディングのツールとしても使うことができます。
ホワイトボードやプレゼンテーション設備を備えたスペースにすれば、スタッフ同士のアイデア共有、ディスカッションの促進を期待できるでしょう。
3．コミュニケーション活性化のためのオフィス作り
これらの効果とアイデアを元にして、オフィスでのコミュニケーションを活性化させるデザインの具体的なヒントをご紹介します。
あくまで一般的な例であり、企業の業種やオフィスの構造、従業員数に合わせて適切にカスタマイズする必要はありますが、理想のオフィスレイアウトを思い描く一つのきっかけになるはずです。
・オフィスレイアウトをフラットに
スタートアップ企業やクリエイティブな業種では、フラットなオフィスレイアウトが効果的です。
あらゆる点で階層感を排除したり、壁や仕切りを減らすことで視覚的なコミュニケーションの妨げを最小限に抑えます。
・プライベートスペースの確保
すべて筒抜けになることが、必ずしもコミュニケーションを活発化させるというわけではありません。
専門性や集中力を要する業務を行う部署および個人には、プライベートスペースの確保も重要となります。
必要に応じてパーテーションで仕切られた半個室やブースを設けることで、プライバシーと集中力を保ちながらも、適度なコミュニケーションを図ることができます。
・コミュニケーションハブスポットの設置
コミュニケーションハブスポットとは、オープンスペースの一種です。
居心地がよく、会話のきっかけになるようなインテリアやアイテムを準備すると良いでしょう。
オフィス内にコミュニケーションハブスポットを設置することで、自然な形で社員同士の交流を促すことができます。
具体的には、カフェスタイルのスペース、あるいは会話の糸口になるような工芸品やアート作品を置いたスペースを設けることで、自由なコミュニケーションの場を提供します。
・オープンな会議スペース
良いアイデアや意見は、密室から生まれるものではありません。
効果的な会議やディスカッションの場を提供するために、オープンな会議スペースを設置することで、自由で柔軟な意見ひいては企業を成長させるアイデアが出てくるはずです。
このようなスペースは、情報共有や意思決定プロセスを円滑にし、社内の透明化にも役立ちます。
・テクノロジーの活用
コミュニケーションをより円滑にするために、テクノロジーを積極的に活用します。
ビデオ会議システムやチャットツールなどを導入し、遠隔や複数拠点間のコミュニケーションを強化します。
テレワークや時短勤務といった多様化するワークスタイルに合わせて、従業員を孤立させない取り組みが求められています。
これらの具体例は、企業の業種や文化、従業員のニーズに合わせて柔軟に適用することが重要です。
オフィスデザインは一度作られたら完了するものではなく、絶えず変化し続けるべきです。
4．まとめ
社内コミュニケーションの重要性を理解し、それを活性化させるためのオフィス作りは、企業の成長においても不可欠な要素です。
企業組織全体の成果と社員の満足度を向上させるために、オフィスデザインの見直しと改善を積極的に行いましょう。
サン・プランナーは東京・名古屋・福岡を中心にオフィスのレイアウト・プランニング、インテリア・内装工事、電気系統・通信工事、電話・OA機器販売、オフィス家具販売、引越し、原状回復工事、オフィスツール、採用効率向上オフィスの事業内容を展開しています。
「電源コンセントや分電盤設置工事」・「照明器具設置工事」・「エントランスや外壁などの照明器具設置」・「LED電球を使用した省エネルギー・低コストのご提案・工事」・「空調設備工事」・「セキュリティ工事」・「サーバー移設・新設」・「VPN・無線LANの架設」等、オフィスづくりをサン・プランナー1社だけで全てを終わらせることができます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
最後までご覧いただきありがとうございます。
