オフィスは、働きやすいだけでなく、従業員にとって過ごしやすい空間であるべきです。
人は多くの時間をオフィスで過ごします。
そして、オフィスにいる時、人は重要な決定を下したり、長時間集中しなくてはならない環境下に置かれています。
ゆえに、オフィスは快適に思考・行動できる場所でなくてはなりません。
従業員にとって働きやすい空間とは何か、ワークスペースの最適化についてまとめました。
INDEX
1．オフィスの空間効率化とは
2．フレキシブルなオフィスレイアウト
3．フレキシブルなオフィスレイアウトのメリット
4．フレキシブルなオフィスレイアウトの具体例
5．ワークスペースの最適化について
6．ワークスペースの最適化の具体例
7．まとめ
1．オフィスの空間効率化とは
オフィスの空間効率化とは、文字通り、オフィス内のスペースを最大限に有効活用することを指します。
これにより、生産性の向上やコミュニケーションの促進、またコスト削減などのメリットが得られます。
レイアウト変更や新しい家具の購入には費用がかかりますが、中長期的には快適なオフィスで働くことによる生産性の向上が企業としての成長につながるでしょう。
オフィスの空間を効率化する、つまり無駄なく活用するというアイデアの一つに「フレキシブルなオフィスレイアウトを構築する」というものがあります。
いつでも簡単に変更できるフレキシブルなレイアウトは、働く環境の自由度を高くして、時代の変化に合わせて柔軟に進化していける点が魅力です。
2．フレキシブルなオフィスレイアウト
フレキシブルなオフィスレイアウトは、自由に移動や変更が可能な家具やパーテーションを用いて、オフィスの空間を柔軟に使い分けることを意味します。
このアイデアが求められる背景には、従来の固定的なレイアウトでは、職場環境の変化や業務内容の多様化に対応できないという課題があります。
例えば、コロナ禍で一挙に普及したチャットツールやオンライン会議ですが、スタッフ同士のデスクが近いと会議で周囲の声を拾ってしまう、チャットと口頭でのやり取りが混ざって重要な連絡が紛れてしまうというケースがあります。
こういったシーンでは、オープンスペースであっても素早く個室のようにブース化できるフレキシブルなデザインが便利です。
3．フレキシブルなオフィスレイアウトのメリット
フレキシブルなオフィスレイアウトのメリットには、「スペースの有効活用が可能である」という点以外に、「コミュニケーション促進に役立つ」という点が挙げられます。
すなわち、パーテーションのような可動性のあるツールを用いることによって、必要に応じてチームメンバー同士の距離感を近づけ、コミュニケーションを促進することができます。
また、フレキシブルなオフィスレイアウトなら、業務内容が変わったり従業員数が増減したりしても、そのニーズに応じてオフィスレイアウトを自由に変更することが可能です。
4．フレキシブルなオフィスレイアウトの具体例
では、具体的にフレキシブルなオフィスレイアウトとはどのようなものか、挙げてみましょう。
自由度が高いのがフレキシブルなレイアウトの最大の特徴です。
オフィスの間取りに合わせて従業員が働きやすい、可動性を持ったデザインにするのがおすすめです。
・高機能家具
高機能家具は多機能家具とも言います。
具体的には、書棚や収納スペースがついた机、備品を収納できるデスクチェアなど、複数の機能を持つ家具を指します。
いくつもの機能を兼ね備えた家具を設置することで、デスク・チェア・収納棚を別々に設置するよりもスペースの有効活用ができます。
・フリーアドレス制導入
誰でも自由に好きな席に座って仕事ができるフリーアドレス制は、デスクレイアウトの自由度も高くなるため、フレキシブルなオフィスデザインと言えます。
固定の座席がなくなると、私物を放置したり書類を散らかしたりする従業員も減少することが予測されるため、オフィスを美しく保ちやすくなります。
・移動可能なPC周辺環境
デスクトップPCではなくノートPC、あるいはタブレット端末、有線でなく無線でつなぐネットワークやプリンタなどの周辺機器、これらは決まった場所で仕事をするという制約から解き放つために必要な環境です。
フリーアドレス制を実施するためには、こうしたモバイル機器のフレキシブルな移動も検討しておく必要があります。
5．ワークスペースの最適化について
ワークスペースの最適化とは、従業員の作業効率や快適性を向上させるために、作業環境を最適化する取り組みです。
ワークスペースの最適化には、デスクや椅子の配置、照明やエアコンの調整、業務に必要な設備やツールの提供といった事柄が含まれます。
企業として目指すのは、従業員が集中力を高め、生産性を向上させられるような環境に整えることです。
6．ワークスペースの最適化の具体例
ワークスペースをスタッフそれぞれの快適な環境にするためのキーワードは、「エルゴノミクス設計」と「環境調整」です。
エルゴノミクス設計とは、人間工学に基づいた設計のことです。
人が使いやすい形状を追求して実現することで、無理な姿勢や不快な思いをしなくても長時間利用できる家具・機器などが具体例として挙げられます。
こうしたエルゴノミクスに基づいた環境調整、すなわち暑くも寒くもなく、明るすぎも暗すぎもしない空間を作り上げることが、ワークスペースの最適化です。
・高さ調節可能なデスク
自分の身長や作業スタイルに合わせてデスクの高さを調整できることは、正しい姿勢を保ちながら作業できるだけでなく、体に負担をかけずに長時間働けるということも意味します。
・モニターの配置を調整できるように
モニターアームなどを導入して、正しい目の高さにモニターを配置できるようにします。
これにより、首や目の疲れを軽減し、作業効率を向上させることができます。
PCを使う上では、モニター調節の他、マウスとキーボードが使いやすい位置、高さに置くことも重要になります。
・照明と空調の調整
快適な温度や照明、騒音の管理など、働く環境を快適に整えます。
快適な照明環境を提供するためには、自然光の取り入れや照明の調光機能の導入などを検討すると良いでしょう。
騒音は、場合に応じてパーテーションでの防音、遮音パネルの設置などで対応していきます。
こうした取り組みによって、従業員の快適性や健康面は向上し、結果として生産性やモチベーションも向上します。
ワークスペースの最適化によって生産性が向上すると、結果として企業としての成長が見えてくるはずです。
7．まとめ
オフィスの空間効率化やワークスペースの最適化は、現代の働き方において重要な意味を持っています。
フレキシブルなオフィスレイアウトによってスペースを有効活用する、ワークスペースの最適化によって従業員の快適性と生産性を向上させる、この二つがコスト削減・企業成長のカギとなるからです。
オフィスデザインを考える際には、これらのアイデアを取り入れながら、より働きやすい環境を創造することを目指しましょう。
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