新型コロナウイルスの感染拡大により、WEB会議を導入する企業が増えています。
しかしWEB会議をするうえで、音声や通信環境などさまざまな課題を抱える企業も多いのではないでしょうか。
今回は、WEB会議を円滑に進めるためのWEB会議ブースについて、導入のメリットと設置方法についてご紹介します。
INDEX
1．WEB会議の課題
2．WEB会議ブースとは
3．導入のメリット
4．Web会議ブースを効果的に活用するポイント
5．まとめ
1．WEB会議の課題
新型コロナウイルスの影響により、需要が急増したWEB会議。
対面でのコミュニケーションがはばかられる中で、インターネット環境さえあれば、離れた場所にいながら打ち合わせをすることができます。
WEB会議は多くのメリットがある一方で、音声や通信の環境など、対面での打ち合わせでは起こらなかった問題が発生することがあります。
ここからは、WEB会議を円滑に実施するための方法をご紹介します。
・音環境の整備
オフィスの自席で複数人がWEB会議を行うと、執務室内の四方で話し声が響くため、別の会議の声が相手に聞こえてしまったり、社員の集中力が削がれてしまったり、会議の参加者にもオフィスで働く社員にも悪影響を及ぼします。
また、会議室でWEB会議を行うと、順番待ちや時間制限が発生するなど、場所や時間にとらわれないWEB会議の魅力を打ち消すことになりかねません。
こうした課題を解消するために、WEB会議ブースの導入がおすすめです。
2．Web会議ブースとは
WEB会議を円滑に行うためのWEB会議ブースには、次のような種類があります。
・完全個室で防音性に優れた「フルクローズ型」
フルクローズ型のWEB会議ブースは、全面が囲われた個室空間です。
防音性に優れているため、周囲の騒音や情報漏洩を気にせず会議に参加できます。
WEB会議以外に集中ブースとしても使用できるため、フリーアドレスを導入している企業や集中して作業することが多い職種に適したブースです。
・簡易的な設置で空間を仕切る「セミクローズ型」
セミクローズ型のWEB会議ブースは天井やドアがついていない、パーテーションで区切られた半個室型のブースです。
防音性はフルクローズ型に劣りますが、セミクローズ型ブースは消防法に抵触する心配がないため、気軽に導入できます。
特別な施工の必要がなく、業者に頼まず自由に組み立てることができるため、オフィスをリノベーションするときでも簡単に移動できます。
・安価で場所を取らない「オープン型」
オープン型のWEB会議ブースは、天井と壁の1面がオープンになっている開放的なブースです。
吸音性の高い材質が使用されているため周囲の雑音を抑えられますが、クローズ型と比較すると防音性が低いので、執務室から離れた静かな場所に設置しましょう。
開放感があるので、新しいアイデアを生むクリエイティブな仕事に適しています。
また、安価で場所を取らず導入のハードルが低いため、WEB会議が頻繁で多くのブース数が必要となる企業にもおすすめです。
オープン型には、主に2つのパターンがあります。
【視界を遮る目隠しタイプ】
利用者の視覚を遮る程度の、低いパネルやパーテーションで前面を覆ったブースです。
前面の仕切りによって、声の反響を抑えられます。
また視界を遮ることで気が散らなくなるので、事務職や技術職などの集中力を要するデスクワークにも適しています。
【パネルを背にするソファタイプ】
パネルを背にして座る、ソファタイプのワークブースです。
背面にパネルがあることから、WEB会議中の背景を気にする必要がありません。
一方で周囲の様子を見渡せるため、コミュニケーションが必要な仕事や創造力を働かせる職種に適しています。
3．導入のメリット
WEB会議ブース導入のメリットをご紹介します。
・会議の質が高まる
防音によって音環境が整い、会議の参加者や周囲の人に不快な思いを与える心配がなくなるため、集中して会議を行えます。
また、オフィスで過ごす社員のストレス軽減・集中力向上につながり、生産性の向上にも寄与するでしょう。
・業務効率を改善できる
会議室でWEB会議を実施する場合、順番待ちや時間制限があり、希望の日時に会議が実施できなかったり、時間を気にする必要があります。
しかし、WEB会議専用のブースを設けることで、会議を開催しやすくなり、オフィス全体の業務効率改善が期待できます。
・WEB会議以外の利用も可能
WEB会議を行っていない場合は、個室ブースとしてさまざまな方法での利用が可能です。
例えば、一人で集中して業務を行いたいときには集中ブースとして使用したり、2～3人での簡単なミーティングを行いたい場合はオープン型のブースを使用することができます。
アイデアによってさまざまな用途で活用できるため、幅広い利用が可能です。
４．Web会議ブースを効果的に活用するポイント
WEB会議ブースを設置する際に、留意すべき点をご紹介します。
・目的を検討する
WEB会議を設置するために、まずは設置後にどのような効果を目的とするのか検討しましょう。
そして、目的の優先順位やオフィスの消防法、WEB会議以外での使用方法などを十分に検討したうえで企業に合わせたブースを選択しましょう。
打ち合わせや簡単なミーティングが多い場合はオープン型やセミクローズ型、機密情報を扱う会議が多い場合や集中して作業することが多い場合はフルクローズ型がおすすめです。
自社で行うWEB会議の内容やブースの活用方法を検討し、必要に応じて社員アンケートを取るのが良いでしょう。
・設置場所を検討する
目的を決めたら、次は設置する場所を検討しましょう。
消防法を確認したうえで、オフィス内にブースを設置する十分なスペースがあるか確認します。
執務室から離れた静かな場所や執務室内に設置する場合は、壁側や窓側に並べて設置するのがおすすめです。
防音性の観点から考えるとクローズ型のブースがおすすめですが、消防法やスペースに制限がある場合はオープン型のブースが良いでしょう。
・少ない数から始める
まずは頻繁にWEB会議を利用する部署に数個導入するなど、ブースの設置は慎重に行いましょう。
状況を見つつ必要に応じて増やすようにして、初めから多数のブースを設置することは避けましょう。
実際の運用状況を見ながら、自社に合ったブースを選定しましょう。
・予約システムを導入する
WEB会議ブースを導入したにもかかわらず、いつも使用されていて使えないという状況を避けるために、
予約システムの導入がおすすめです。
予約システムを活用することにより使いたい時に使えないという状況を軽減できるでしょう。
5．まとめ
以上、WEB会議ブースの作り方とポイントについてご紹介しました。
今後もニーズが高まることが予想されるWEB会議。
円滑なWEB会議を実施するために、「WEB会議ブース」の導入とオフィスレイアウトの変更を検討してみてはいかがでしょうか。
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