近年コロナ禍におけるワークスタイルの変化に伴い、オフィスの見直しが進んでいます。
その中でも今特に注目されているのが「スマートオフィス」です。
今回は、そんな働く環境をより快適にしてくれるスマートオフィスについてご紹介していきます。
INDEX
1．スマートオフィスとは
2．スマートオフィスのメリット
3．スマートオフィスのデメリット
4．導入する際のポイント
5．まとめ
1．スマートオフィスとは
スマートオフィスとはAIやIoTといった最先端技術を活用することで、快適なオフィス環境を可能とするスマート化を進めたオフィスです。
「モノとインターネットを繋げる」IoTなどを取り入れ、デジタルの力でオフィスの最適化を促進するのがスマートオフィスです。
スマートオフィス化の例としては、空調や照明をセンサーで検知し自動制御を行ったり、会議室やオフィスの利用状況をWeb上で確認できるようにしたり、生体認証システムを使用した顔認証や指紋認証等があります。
2．スマートオフィスのメリット
スマートオフィス化によって、仕事がスムーズに進められれば、生み出せる成果も大きくなります。
ここでは、スマートオフィスを取り入れることによって得られるメリットを紹介します。
・生産性の向上
生産性向上のために最も重要といわれているのが「快適なオフィス環境」です。
そのため、スマートオフィスの最大のメリットとして「生産性の向上」があげられています。
スマートオフィスでは空調や照明などを自動制御して快適に働ける環境をつくってくれるため、社員のモチベーションもアップにつながります。
また、IoTを活用した勤怠管理システムにより、リモートワークやフレックスタイム制など、多様な働き方が実現できるのもメリットです。
・好きな時間・場所で働ける
スマートオフィス化によって、勤怠管理ができれば、時間や仕事をする場所を自由に選べるようになります。
社員１人１人が自分のライフスタイルに合わせた働き方を選べる為、ワークライフバランスの実現や優秀な人材の確保にも繋がります。
・経費の削減
スマートオフィス化によって空調や照明が適切に管理出来る為、固定費の削減に繋がります。
また、ペーパレス化によって印刷費用を削減できたり、テレワークによって交通費を削減できたり、様々な経費を見直すことが出来ます。
・ストレスの緩和
オフィスだけでなくリモートでの勤務も可能になる為働き方を選択できるようになります。
通勤の際の満員電車を避けることが出来たり、通勤にかかっていた時間が短縮されることによって精神的なストレスを軽減することができます。
ストレス軽減により心身の健全化に加えて、業務に対するモチベーションや貢献意欲の向上にも繋がります。
・セキュリティの強化
顔認証システムや自動で人を判別することが出来る生体認証でセキュリティ対策を行うことが出来ます。
そのため社員証やカードキー等を持ち歩く必要がなく、紛失のリスクも無くなります。
システムが状況を判断して警備を呼ぶことも出来る為、迅速かつ効率的に対策を行うことが出来ます。
3．スマートオフィスのデメリット
働く環境をより快適にしてくれるスマートオフィスですが、デメリットも事前に理解することが大切です。
ここでは、スマートオフィスを取り入れることによって考えられるデメリットを紹介します。
・導入にコストがかかる
スマートオフィス化する際、一番の懸念点は初期費用がかかることです。
スマートオフィスを実現する為には、クラウドザービスやIoT、AI等のシステム導入にかかる費用やセキュリティにかかる費用を考える必要があります。
一度に全ての入れ替えを行ってしまうと多額の費用がかかる為、まずは高速通信環境の整備やセキュリティ対策などから少しずつ進めていくのがオススメです。
・セキュリティ対策が必須
スマートオフィスではあらゆるものがネットワーク環境により制御可能な為、その分セキュリティ対策が重要になります。
スマートオフィスは作業空間の快適化や業務効率化といったメリットがある反面、常に情報漏洩や盗難被害等のサイバーリスクに晒されるというデメリットがあります。
その為、デバイスの対策に加え社員のセキュリティ意識を高める必要があります。
特に社員がオフィス以外の家やカフェで作業をする際、セキュリティの低いフリーWi-Fiへの接続を禁止したり、することや外部からの添付ファイルを安易に開かない等社員一人ひとりのセキュリティに対する意識向上にも取り組む必要があります。
・社員のモチベーション低下の可能性
スマートオフィスは働く人にとって快適な環境を提供できる一方で、新しいシステムやデバイスを導入する為全ての人が馴染めるとは限りません。
従来のやり方に慣れていると新しいシステムや機器を使っての作業に慣れるまで時間が掛かってしまい、逆に作業効率が下がってしまうことも考えられます。
そういった事を防ぐ為にも、社員の意見を取り入れることが大切です。
4．導入する際のポイント
スマートオフィスを実際に導入する際、気をつけたいポイントを紹介いたします。
・社内IT環境の現状把握
スマートオフィスを導入する際、重要になってくるのが社内における通信環境です。
スマートオフィスはインターネット環境が安定していることで、効果を発揮します。
インターネットが繋がらない場所や、接続が不安定な場所がないかを前もって把握する必要があります。
・アナログ機器のスマート化
オフィスのスマート化はシステムだけでなく、固定電話やフィックス、タイムカード、紙も社内報などもスマート化していく必要があります。
固定電話やFAX等は回線不要のサービスで代用したり、紙の社内報やタイムカードはPDF化するなどの対応を検討しましょう。
オフィス内でデジタル化ができるものがないか、まずは身近なツールの見直しからはじめてみましょう。
・社員のモチベーション低下の可能性
スマートオフィスは働く人にとって快適な環境を提供できる一方で、新しいシステムやデバイスを導入する為全ての人が馴染めるとは限りません。
従来のやり方に慣れていると新しいシステムや機器を使っての作業に慣れるまで時間が掛かってしまい、逆に作業効率が下がってしまうことも考えられます。
そういった事を防ぐ為にも、社員の意見を取り入れることが大切です。
・不具合時のマニュアルを用意する
インターネットにトラブルはつきものです。
スマートオフィスを導入した後、IoT機器の故障や通信環境の不具合が発生する可能性があります。
故障や不具合が発生した場合に業務に支障がないように、マニュアルを用意しましょう。
5．まとめ
近年新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、従来の働き方が見直されています。
スマートオフィスは最先端技術を活用することで働く環境をより快適にしたオフィスです。
生産性の向上や固定費の削減といったメリットがある一方で、導入にはコストが必要です。
自社のIT環境を把握して社員の意見を聞き、自社に必要なものは何かを洗い出し、優先順位をつけて必要なものから少しずつスマートオフィス化を進めてくのが良いでしょう。
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