昨今、新型コロナウイルスの蔓延に伴い、私たちの生活は大きく変化しました。
未知の症状への恐怖心や感染力の強さによって、新型コロナウイルスが世界に与えた影響は計り知れません。
企業活動においても、その影響を最小限に抑えるためには、オフィスの対策も必要不可欠です。
今回は、感染拡大時期に備えた感染症対策のオフィスづくりについてご紹介していきます。
INDEX
1．感染症対策を施したオフィス
2．柔軟な働き方に対応したオフィスづくり
3．まとめ
1．感染症対策を施したオフィス
・基本的な対策
そもそも感染しないためには、人の集まる場所に行かないことが最も良い方法です。
通勤、外勤・出張時は可能な限り公共交通機関の混雑する時間帯を避け、比較的空いている時間を選びましょう。
万が一社員が感染した場合には感染経路を確認できるように訪問場所、時間、経路を記録に残すことも大切です。
また、社内では常時マスクを着用するよう徹底しましょう。
併せて水道設備・石けん・消毒液を配置し、社内の感染対策を意識的に行うことが重要です。
他人と共用する物品や手が頻回に触れる箇所を最小限にし、可能であれば定期的に消毒しましょう。
消毒液の種類や濃度はその設備によって適したものを使用しなければいけません。
各部屋への入退出時には手指消毒を呼びかけ、同時に一定数以上の人が入室しないように人数制限を設けましょう。
ゴミはこまめに回収し、密閉して捨てましょう。
・非接触のための対策
【オフィス拠点の分散化】
可能であればオフィス拠点を複数に分散させることがリスクマネジメトになります。
そうすることで、ある事業所でコロナウイルス感染者が出たとしても、別のオフィスで業務を継続することが可能です。
また、拠点を分散させることは営業活動の拡大化や、働き方の多様化などのメリットにもなります。
【web会議】
3密（密閉・密集・密接）を避けるため、大勢の社員が集まることは避けましょう。
特に社外の人との面会は大きなリスクが伴います。
会議・打ち合わせ・イベント・説明会などはオンラインでの実施が理想的です。
Webでの実施により感染リスクが低下するほか、移動時間の削減や低コストでの運用が可能になります。
【在宅勤務】
作業環境を十分に整備し、在宅での勤務に切り替えましょう。
事情があってオフィス以外での業務が難しい社員のみ出社を認め、可能な限り人が集まらないようにすることが大切です。
在宅勤務は移動時間の短縮や交通費の削減、社員の働きやすさにも繋がります。
【フリーアドレス化】
在宅勤務が安定してきたら、固定席からフリーアドレスに変更することでオフィスの縮小化も実現できます。
社員の出社日を分散し、出社しない社員の空間を有効的に活用することで必要なスペースが減少し、オフィスを縮小化することで経費の削減にもなります。
また、業務内容に合わせて自分で席を選べることから仕事の自由度が上がり、働きやすさにも繋がります。
・空間の対策
【飛沫感染防止】
飛沫感染を防止するためには、人と人との間隔は最低でも２ｍの距離が必要とされています。
近距離や対面で座ることがないように、座席の減少、印による着席禁止、座席の対角配置、アクリル板や透明ビニールカーテンでの飛沫拡散の防止に努めましょう。
【換気】
窓開閉・機械換気のいずれかを実施し、空気がこもらないようにしましょう。
窓換気の場合は、環境省が発表している「1時間ごとに2回以上の換気実施」「1人あたり30m3/hの換気量確保」を基準にしましょう。
機械換気の場合は窓開放との併用は不要です。
CO2モニター等を活用し、換気の効果を確認するのもおすすめです。
【温度・湿度】
オフィスの空調設備を適切に使用し、気温は21～25度、湿度は40～70%を保ちましょう。
空調を整えて過ごしやすい環境をつくることは感染症対策になるだけでなく、生産性の向上にも繋がります。
人の動線だけでなく“空気の動線”を意識してオフィス内のレイアウトを考えることも大切です。
2．柔軟な働き方に対応したオフィスづくり
コロナウイルスの拡大に合わせて、柔軟な働き方が推奨されるようになりました。
特に在宅勤務やテレワークをはじめとした非接触のための対策が広く呼びかけられており、そのためには様々な準備が必要となります。
そこで、よりスムーズに在宅・テレワークに移行するためのオフィスづくりについてご紹介します。
・ペーパレス化
オフィスにおいて紙媒体で情報がまとめてある場合、働く場所が制限されてしまい在宅での勤務は難しくなります。
社内の紙書類を電子化することで働く場所の制限がなくなり、より自由な働き方が可能になります。
オフィスの整理整頓やデータの整理も兼ねてペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
・無線LAN工事
配線ケーブルを使用せずにネットワーク環境に接続するための無線LANの工事を行うことで、より自由な働き方が可能になります。
業務専用のノートパソコンを導入してフリーアドレスの働き方にするためにも必要な工事となります。
・常時接続モニター
在宅ワークやテレワークの導入には、社員間のコミュニケーションが不足するというデメリットが考えられます。
そのため、在宅・テレワークの実施には「オフィスと同じように働く事ができる環境」が求められています。
円滑なコミュニケーションを行うために、WEB会議システムやビジネス用チャットツールなどの導入や、テレワーク実施者とオフィスを常時接続するためのモニターを設置することにより、同じ場所で働いている感覚で業務に取り組むことができます。
・リモート会議用個室ブース
リモート会議を推進する場合、専用の個室ブースを設けることが望ましいです。
通常の業務を行う場でリモート会議を行うと、周囲の社員が業務に集中できなくなってしまいます。
また、雑音などで音が聞こえ辛くなるなど、リモート会議の参加者にも迷惑をかけることになります。
快適なリモート会議を実施するためには、お互い静かな環境で実施しましょう。
また、専用ブースでは音環境も整備することで個人情報や機密情報などのセキュリティ面も安心できます。
リモート会議用の個室ブースをオフィスに導入する場合、設置位置や個室ブースの設計によっては換気扇や消防設備の設置が必要になることがあるため、リモート会議用の個室ブースの設置を検討する際は、オフィスづくりの専門家に相談することをおすすめします。
3．まとめ
以上、感染症対策を施したオフィスと、柔軟な働き方に対応したオフィスづくりについてご紹介しました。
感染症対策には消毒ももちろんですが、人と接触しないことが一番の対策になります。
従来とは大きく変化した働き方に対応するために、オフィスづくりを十分に検討しましょう。
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