昨今、コロナ禍におけるワークスタイルの変化に伴い、働き方改革が一層求められるようになりました。
働き方改革は、経営層の意識や制度だけでなく、労働環境も大きくかかわってきます。
今回は、働き方改革を推進するためのオフィスづくりについてご紹介していきます。
INDEX
・働き方改革とは
・理想的なオフィス環境
・オフィス改革の具体例
・まとめ
働き方改革とは
働き方改革とは、「働く方々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を自分で選択できるようにするための改革」です。
これは2019年に厚生労働省によってつくられた「一億総活躍社会」の実現に向けて定められた施策のうちの1つです。
この改革に伴い、年次有給休暇の時季指定・時間外労働の上限制限・同一労働同一賃金が法律として定められることになりました。
日本が直面している生産年齢人口の減少や働く人のニーズの多様化といった課題に取り組むためには、生産性の向上や就業機会の拡大、そしてそのための環境作りが必要不可欠です。
オフィスを魅力的な環境にすることで働きやすさが向上し、ひいては業績の向上にも繋がります。
理想的なオフィス環境
近年、働き方改革の実現に向けてオフィス改革を実施する企業が増えています。
オフィスを改善することによって、「生産性の向上」「コミュニケーションの促進」「企業理念の浸透」の３つの効果があります。
生産性の向上
オフィス環境が快適であれば仕事をスムーズに進めることができます。
清潔感があり整然としたオフィスは社員の集中力や意欲を高め、結果として生産性の向上に繋がります。
コミュニケーションの促進
コミュニケーションの促進は会社の中で最も重要なことであるともいえます。
人間関係の円滑化や風通しの良さは、創造性や知見の成長にも繋がります。
様々な人と交流を図ることで新しいアイデアが生まれることもあるので、部署を問わない幅広い人間関係が形成されることが理想的です。
企業理念や目標の浸透
日々の業務に追われていると、理念や目的を見失ってしまうこともあります。
オフィス環境を改善してコミュニケーションの機会を創出することで、理念や目的の浸透を促進させ、組織力の向上を図ることもできます。
オフィス改革の具体例
オフィス改革は企業の生産性の向上をはじめとして、様々なことに好影響を及ぼします。
ここからは、働き方改革のためのオフィス改革の具体例をご紹介します。
空間と導線の意識
働きやすいオフィスにするために、空間と動線を意識して家具・什器の設置をしましょう。
これは作業効率だけでなく、社員同士のコミュニケーションにも大きくかかわってきます。
また、設備や収納の過不足にも注意し、可能であれば什器の仕様を統一させましょう。
更に照明や音環境にも十分な注意が必要です。
「集中が必要な空間」と「交流を促す空間」とでは求められる環境が異なります。
それぞれに適した雰囲気づくりをしましょう。
オフィスデザイン
オフィスのデザインは、コンセプトと機能性に重点を置いて考えましょう。
インテリアはオフィスの雰囲気に大きく影響を与え、それが直接会社のイメージにも繋がります。
企業のロゴやコーポレートカラーを取り入れたオフィスデザインにすることで企業理念が浸透し、帰属意識の向上にも繋がります。
また、目標などをボードにして掲げておくことで自社の存在意義や働く目的などが明確になって効果的です。
ただし、家具を選択する際はデザインのみでなく機能性にも注意しましょう。
従業員の疲労に大きく関わるデスクや椅子は特に重要です。
また、オフィスグリーンとして観葉植物などを設置することでストレスの緩和も図れます。
デスク配置
オフィスフロアのデスク配置は働き方に大きな影響を与えるため、企業のコンセプトに合った形にすることが望ましいです。
従来は、部署ごとの配席や役職の順に島型に並べられたデスク配置が一般的でした。
しかし、デスクの配置によって解放感を得られたり、社員間の交流が取りやすくなることもあります。
対面型・ブース型など、様々な配置方法から、仕事の目的や働き方によって適切なレイアウトを選択することが大切です。
また、固定の席を設けずに作業スペースを自由に選べるフリーアドレスも検討してみましょう。
作業する場所を自由に選択できることから開放感があり、更に部署の垣根を超えた交流も可能です。
またオフィス全体を開放的なレイアウトにする場合は、一人で作業に集中できるスペースも設けることが効果的です。
マグネットスペースの設置
マグネットスペースとは、部署や業務に関係なく社内の人が自然と集まってくる空間のことです。
コピー機周辺や休憩スペースなど、場の共有によって社員同士の接点が増えるため社内のコミュニケーションを活性化できます。
人間関係の円滑化や社員の創造性の向上を図りたい場合は、マグネットスペースを積極的に取り入れましょう。
リラックススペースの設置
社員が集中して業務に取り組むためには、仕事の合間の休息も大切です。
休憩スペースやカフェスペースなど、社員がくつろげる場所を設置しましょう。
また、リラックススペースの照明や音楽は執務スペースとは使い分けると効果的です。
社員が十分な休息を取ることができると、生産性の向上に繋がります。
会議室
会議室のデザイン・レイアウトは生産性に大きくかかわってきます。
会議室のデザインを考える場合は会議室の用途に沿って考えるのが最適です。
会議の参加人数や規模、目的などを想定してデザインやデスクのレイアウトを考案しましょう。
アイデアを生み出す場では、窓を設けたりガラス張りにして開放的な雰囲気をつくるなど、事業や目的に応じてデザインを考える必要があります。
また、机のレイアウトを決める際は部屋の広さと使用人数も考慮しましょう。
ミーティングスペースの設置
会議室が空いていない時や、ちょっとした打ち合わせがしたい時に便利なのがミーティングスペースです。
会議室に比べて開放的で気軽に利用できるため、コミュニケーションの活性化にも繋がります。
ミーティングスペースはカジュアルでオープンな雰囲気が適しており、必要に応じてモニターやホワイトボードなども取り入れましょう。
家具やレイアウトは、会議机よりも距離が近いファミレス席や円卓を取り入れることで社員が積極的に発言しやすい環境となり、創造性の向上にも繋がります。
社員間での交流が取りやすくなることで情報交換や意見の共有などもしやすくなり意思決定の迅速化・業務の効率化に寄与します。
ペーパーレス化
コストの削減やセキュリティ問題の改善には、ペーパーレス化が役立ちます。
データ化することで紙や印刷のコストが削減でき、省スペース化にも貢献します。
さらに場所を問わない柔軟な働き方が可能になります。
テレワーク・web会議への移行
コロナ禍における働き方の変化に伴い、テレワークやweb会議を導入する企業が増えました。
こうした働き方の変化は、移動時間の短縮やストレスの軽減をもたらし、その結果生産性の向上に繋がっています。
この流れを受けて、web会議用のスペースを設ける企業も増えてきています。
まとめ
以上、働き方改革とそれに合わせたオフィスづくりについてご紹介しました。
働き方を改善するためにはオフィス改革が必要であり、それによって生産性の向上やコミュニケーションの促進、企業理念や目的の共有が可能になります。
社員がより良い環境で働くことで企業としての業績も向上できるよう、働き方改革に合わせてオフィスづくりをしてみてはどうでしょうか。
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