近年テレワークやフレックスタイム制の導入により、オフィス改装を検討する企業も増えています。
使い勝手の悪いオフィスであれば、その分業務効率が下がり、会社全体の生産性も下がってしまいます。
オフィス改装をすることにより、ランニングコストの削減や生産性の向上に加え、様々なメリットがあります。
こちらの記事では、オフィス改装をすることで得られるメリットや、オフィス改装をする際の注意点、などをご紹介していきます。
ぜひ、最後までご覧ください。
INDEX
- オフィスを改装するメリットとは？
- オフィス改装の流れ
- オフィス改装をする際に抑えるべきポイント
- まとめ
オフィスを改装するメリットとは？
オフィスを改装するメリットは以下のようなものがあります。
- 社員一人一人のコミュニケーションを取れる環境が整い、モチベーションが上がる
- 企業のイメージアップに繋がる
- 業務効率が図れる
それでは、一つずつご紹介していきます。
社員一人一人のコミュニケーションを取れる環境が整い、モチベーションが上がる
オフィス改装をする際、社員がコミュニケーションを取りやすいような環境の設計やデザインにすることで、今以上に社員一人一人がコミュニケーションを取ることができ、それだけでも仕事に対するモチベーションを上げることができます。
例えば、社員が休憩するスペースを作ったり、交流する場を設けるなど、働いている社員が居心地の良い空間を提供することも大切です。
ストレスが溜まりやすい環境の職場では、どうしても社員のやる気やモチベーションを保つことは難しいため、オフィスを改装する際には事前に社員全員に良い環境を作るためのアンケートを取ってみても良いかも知れません。
アンケートを取るだけでも社員の現状を確認することができ、オフィス改装に役に立ちます。
企業のイメージアップに繋がる
例えば、外観も内装も汚い企業の場合、どれだけ業績を伸ばしても、外部からのイメージがアップすることはほとんどないと言えるでしょう。
オフィスの改装をして会社全体を綺麗にグレードアップすることで、企業ブランディングにも大きく貢献することができます。
また、クライアントやお客様が自社に訪れる機会が多い場合は、尚更オフィス改装をすることで会社のイメージアップが図れます。
業務効率が図れる
オフィス改装と会社全体の業務効率に何が関係あるの？と疑問に思う方も多いと思いますが、オフィスを改装するだけで業務効率を上げることが可能です。
その理由として、近年急増しているWeb会議やミーティングスペースの確保など、オフィス改装でそのようなスペースを作ることにより、毎回専用のブースを設置する際にかかる時間や手間の削減が可能になります。
また、オフィス改装をする前にあらかじめ業務全体を洗い出し、スムーズに業務ができるような導線を確保するだけでも業務効率を図ることができます。
例えば、コピー機の位置は社員全員が使いやすい位置に設置する、同じプロジェクトのメンバーを近づけるなどの工夫をすることで、日々の業務効率化に期待ができ、自然と会社の売上アップにも繋がっていくと考えられます。
オフィス改装の流れ
オフィス改装の流れは大きく分けて以下のような流れで行います。
- オフィス改装の目的を明確にする
- 改装業者に見積りを依頼する
- 工事
- 引渡し＆アフターフォロー
オフィス改装の目的を明確にする
オフィスを改装する際は、必ず事前に目的を明確にしましょう！
ただオフィスを綺麗にすれば良いというわけではありませんので、オフィス改装をすることによって得られるメリットもあらかじめ明確にしておく必要があります。
例えば、ただ単に業務効率化を図りたい場合はオフィスのデザイン性よりも導線を優先的に考える必要があります。
このように、改装の目的を明確にすることで、一番お金をかけるべき点はどこかを確認できるため、無駄な費用を抑えることも可能です。
業務効率化の優先順位が高い場合は、その現場で実際に日々業務をしている社員の方が詳しいことがありますので、アンケートを取って不満に思う点を洗い出しましょう！
改装業者に見積りを依頼する
ある程度オフィス改装の目的が明確になったら、次に実際に工事を依頼する業者に見積りを依頼しましょう！
業者に見積りを依頼するとい言っても、提案内容・改装業者によって金額は異なりますので、オフィス改装にかかる費用を少しでも抑えたい場合は２～３改装業者に依頼することをおすすめします。
また、オフィス改装の目的が明確ならば、全体の予算も決まっていると思いますので、予算を先に業者に伝えることもおすすめです。
万が一予算内に収まらない場合でも、業者が予算内に収まるようにアイデアを提案してくれる場合もあります。
工事
見積が予算内に収まり改装業者も決まったら、実際に改装工事を発注します。
改装範囲が狭い場合や、いくつかの段階に分けて工事をする場合は業務に支障が出ることも少ないと思いますが、会社全体で改装工事を行う場合は、その間の業務体制を事前に検討する必要があります。例えば改装期間中のみ、テレワークで仕事ができる環境作りをするなど対策を立てましょう。
また、派遣社員などを契約している企業であれば、休業手当の手続きなどをしなければいけませんので、注意が必要です。
引渡し＆アフターフォロー
オフィス改装工事が完了すれば出来上がった空間を確認して引渡しです。
また、引渡し後に導線など何らかの問題があった場合、アフターフォローがない改装業者の場合は対応してくれませんので、必ずアフターフォローがある改装業者に依頼しましょう！
オフィス改装をする際に抑えるべきポイント
次に、オフィス改装をする際に抑えるべきポイントをご紹介していきます。
オフィス改装をする際に抑えるべきポイントは以下になります。
- 原状回復が必要か
- 法律に違反しないように注意する
- オフィスの共用部分は改装できない
それでは、一つずつ解説していきます。
原状回復が必要か
ビルの一室を借りて営業している賃貸オフィスの場合は、そのオフィスから退去する際に原状回復費用（入居前と同じ状態に戻す費用）が発生します。
そのため、オフィス改装で元からあったパーテーションを無くしたり、新しく壁を作ったりする場合は退去時に元に戻す必要があり、万が一元に戻らない場合は弁償しなければいけないこともあります。
そのため、オフィスを改装する際は原状回復できる範囲、またはオフィス改装工事会社に現状回復工事はできるかどうか事前に確認しておきましょう。
原状回復をする場合は数十万円～数百万円かかることもありますので、あらかじめ把握しておく必要があります。
また、マンションやビルの管理会社に改装しても問題ないか確認することも忘れないでくださいね！
法律に違反しないように注意する
オフィスの改装工事を行う際、自由に施工出来るかというと、実際そうではありません。
オフィス改装を行う際は建築や消防などの法律を守らなければいけません。
オフィス改装を行う際に注意すべき法律の一部は以下になります。
- 消防法
- 建築基準法
- 事務所衛生基準規則
消防法
まず一番大切と言っても過言ではない消防法についてご説明します。
消防法とは、火災などの災害が起きた時に人命を守るとともに、被害を軽減するためにある法律です。社会公共の福祉の増進に資することとなります。
簡単に説明すると、オフィス改装をする際は誘導灯の設置やスプリンクラーの設置義務は必ず守らなければいけないということです。
建築基準法
社員や周りの人たちの安全や健康を守るために通路の幅の確保など、建築基準法の基準を守った上でオフィス改装をしなければいけません。
例えば、廊下の両側に部屋がある場合は、両方のドアが開いた状態でも人が通ることのできる幅「1.6m以上」が必要です。
このような建築基準法を守らなければ、違反となってしまいますので、見落とさないように注意しましょう！
とは言っても、建築基準法の基準を全て覚えることはできませんので、業者に改装工事の見積りを依頼する際に、自分が考えているプランで問題ないかどうかを確認してもらうようにしましょう！
事務所衛生基準規則
事務所衛生基準規則は、簡単に説明すると、社員が職場で快適に仕事をするために定められたものです。
オフィスのデザイン性や生産性ばかり気にするのではなく、社員が快適に過ごせるように「換気ができる換気口を作る」・「適切な室温で仕事ができるようにする」・「騒音がない作りにする」・「救命用具の設置」などを守れことが求められます。
また、社員数に応じて必要となるトイレの個室数ども決まっていますので、こちらも確認が必要です。
オフィスの共用部分は改装できない
オフィス改装では、工事ができる範囲があらかじめ決まっています。
例えば、トイレや廊下などの共用部分などは基本的に改装できませんので、改装できない箇所はあらかじめしっかり確認しておくことが大切です。
こちらは改装工事会社ではなく、マンションやビルの管理会社などに確認しましょう！
万が一共用部分も改装してしまうと、最悪の場合強制退去となることもありますので、注意してください！
まとめ
オフィスを改装することで、業務効率化や会社の生産性向上、社員のやる気やモチベーション向上などの様々なメリットがあります。
まずはオフィスの改装目的を明確にして、改装工事会社を決めましょう。
改装にあたっては、管理会社のルールに抵触しないか、法令に違反しないかを確認しましょう。
サン・プランナーでは、改装のデザイン・工事だけでなく、そもそもの目的の整理からお手伝いしています。ぜひお気軽にお声がけください。
最後までご覧いただき、ありがとうございました。
