プライバシーマークとは、個人情報を適切に取り扱う事業者を示す信頼のマークで、ある一定の基準を満たした企業に使用を許諾される登録商標です。近年、企業間の取引や官公庁への入札条件としてプライバシーマークの取得が挙げられることも多く、取得を急ぐ企業が増えています。今回はプライバシーマーク取得のためのオフィスづくりについてご案内します。

プライバシーマーク取得のメリット

①企業間取引の際や一般消費者への信頼度を高めることができる。
②官公庁の入札へ参加できるため、仕事の受注増加が見込める。
※近年、プライバシーマークの取得が官公庁の入札への参加条件に挙げられていることが多いようです。
③HPや名刺にプライバシーマークを入れて、同業他社との差別化・優位性をアピールできる。

プライバシーマーク取得のために必要なこと

■入退室管理・整備
個人情報を取り扱うスペースの入退室管理は、プライバシーマーク取得のためには必須です。誰が・いつ・どういった目的で入室し、いつ退室したのかをしっかり管理できる状態にしておく必要があります。受付に来客受付簿を置いたり、機械式の入退室管理システムを導入しても良いかもしれません。

■個人情報の収納・保管
個人情報を記した書類・記録した媒体の収納場所の確保、施錠、適切な破棄が必要になります。鍵付き書庫や、シュレッダーなどの設備を整え、管理者の制限をしっかりルール化しましょう。

■個人情報を取り扱うワークスペースのレイアウト
個人情報の保管場所を、セキュリティレベルの最も高い場所へゾーニング（※空間をテーマや目的に沿って区切ること）しましょう。オフィスのレイアウトを変更できない場合は来客者から社内PCが見えないよう、パーティションを設置して目隠しをするといった対処法もあります。

プライバシーマーク取得を考えているならオフィス選びにも注意！

オフィスビルの設計上、プライバシーマーク取得が難しい場合もあります。
プライバシーマークを取得する予定がある場合は、移転先候補のビルの設計もよく確認しておきましょう。

サン・プランナーでは、プライバシーマーク取得をご検討のお客様へ入退室セキュリティ確保、個人情報の収納・保管、事務所スペースのレイアウトを考慮してご提案しております。また、プライバシーマーク取得済みのオフィス移転もお気軽にご相談ください。

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