オフィス移転はやることが膨大です。何度も行うことではありませんから慣れている方も少なく、またそれを業務と並行しながら行うことは並大抵のことではありません。お客様の中にはプロジェクトチームを編成し、臨まれる方もいらっしゃいます。
抜け・漏れや失敗があると業務を止めてしまうこともあるため、ミスなく行うことが大切です。
やることリスト・チェックリストを確認していきながらオフィス移転に必要なことを大きく分けてみていきます。

オフィス移転・オフィスの引っ越しやることリスト

細分化していくともっとありますが、大きく分けて確認していきます。

1.オフィス移転の目的の明確化

オフィス移転の理由や目的はさまざまです。
人員を増やすため、ブランディングのため、オフィスインフラ向上のため、業種戦略のため、または固定費削減のためなど。
オフィス移転の目的は、移転先物件の条件にも関わってきます。しっかり明確化させ、チームで共有しましょう。

2.解約予告期間・原状回復条件の確認

オフィスの契約を解除することをビルのオーナー、もしくは管理会社へ告知します。告知するタイミングはそれぞれ違いますが、70％～80%は、移転する3カ月～半年前を目安としています。
また、出る際には当然、原状回復（※）を行う必要があります。住居用賃貸と違い、多くは契約時の条件や方法に従うことになるため、しっかり原状回復の条件について確認しておきましょう。
※原状回復とは……明け渡しの際、借りた当初の状態に近づける義務を指します。原状復帰とも呼ばれます。

3.移転先の選定

オフィス移転の目的・条件・インフラなどをよく考慮しながら移転先の選定を行います。

4.移転日確定・スケジュール作成

業務スケジュールを確認しながら、移転先のオーナー・管理会社と調整して移転日・スケジュールを確定させましょう。

5.電話・インターネット手配

回線の移転・新設・増設などあらゆる手続き・連絡が必要です。

6.オフィス設計・オフィスデザインの決定

イメージやコンセプト、ゾーニング（※）をしっかり決めましょう。オフィスのデザインやレイアウトは企業にとって大切なブランディングの一環です。
※ゾーニングとは……ゾーン（スペース）を、目的を持って区切ることを指します。

7.内装・インフラ工事

オフィスデザインやレイアウト、設置する家具などが決まれば、内装工事・インフラ確保のための工事に進みます。

8.オフィス移転・引っ越し

実際の引っ越しですが、個人の引っ越しよりも大変な場合が多いです。社内のものを1度すべて外に出しますので、データのバックアップや情報漏洩防止対策などを考えておきましょう。

9.各所届出

法務局や税務局、社会保険事務所などへの届出も忘れずに行います。それぞれ期間なども変わりますので、移転前にしっかり確認してください。社会保険事務所などは移転前でも届出が可能です。取引先へのご連絡も漏れずに行いましょう。

10.旧オフィス原状回復

移転前オフィスの契約・確認した条件に従い、原状回復工事を行います。

大きく分けるだけでもこれだけのことが必要になるオフィス移転。通常業務を行いながらすべて自社で漏れなく行うことはかなり大変です。サン・プランナーではオフィス移転をトータルサポートしています。レイアウト作成から、面倒な工程・引っ越しも一括管理できますので、是非ご相談ください。

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